Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu na potrzeby organizacji

Jeśli pracownicy organizacji używają do potrzeb jej działalności swoich prywatnych samochodów osobowych, pracownikom tym należy się zwrot kosztów tego używania.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych m.in. samochodów osobowych następuje na podstawie:

• do jazd lokalnych – umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych (poza umową niezbędne jest też oświadczenie pracownika o używaniu przez niego jego prywatnego samochodu),
• do jazd zamiejscowych (w podróżach służbowych) – przepisów w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (podstawowym dokumentem jest tu ewidencja przebiegu pojazdu).

Zobacz wideoszkolenie: Samochody służbowe 2015

Jazdy lokalne

W jazdach lokalnych podstawowym dokumentem, na podstawie którego dokonuje się zwrotu kosztów używania samochodu niebędącego własnością organizacji, jest umowa z pracownikiem (wzór 1).

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu, obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Limit ten ustala co prawda pracodawca, ale trzeba pamiętać, że jest on uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony – i nie może przekroczyć:

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit kilometrów może być podwyższony, ale dotyczy to jedynie pojazdów wykorzystywanych w służbie leśnej, w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

Zobacz również: Telefon służbowy a rozliczanie prywatnych rozmów pracowników

Stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu osobowego zależą od pojemności skokowej silnika i wynoszą obecnie:

• 0,5214 zł (pojemność skokowa silnika do 900 cm3),
• 0,8358 zł (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3).

Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodu osobowego przez pracownika

Pojemność skokowa silnika Autopromocja Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych Sprawdź	Limit 300 km (zł)	Limit 500 km (zł)	Limit 700 km (zł)
do 900 cm3 Autopromocja Kodeks pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami Sprawdź	156,42	260,70 Autopromocja ZFŚS Zasady tworzenia i prowadzenia Sprawdź	364,98
powyżej 900 cm3	250,74 Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	417,90	585,06

Co istotne, kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

---

Umowa o używanie prywatnego samochodu do celów organizacji

Zwrot kosztów następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.

Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (wzór 2).

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

---

Oświadczenie o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych

Kwota ryczałtu a zwolnienie z podatku

Zwolnieniem z podatku dochodowego objęto ryczałt za jazdy lokalne – ale tylko w określonych warunkach. Zwolniony z podatku jest bowiem zwrot kosztów poniesionych przez pracownika w związku z używaniem do celów służbowych pojazdu będącego własnością pracownika w jazdach lokalnych tylko w przypadku, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez pracodawcę albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej: updof). Zwolnienie dotyczy zasadniczo trzech grup pracowników: listonoszy, leśników i pracowników socjalnych.

Zwolnienie przysługuje do wysokości:

• miesięcznego ryczałtu pieniężnego,
• nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu (do wysokości kilometrówki), jeśli przebieg pojazdu (z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego) jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

Jazdy zamiejscowe

W przypadku podróży służbowych, czyli jazd zamiejscowych, pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie takiej podróży samochodem niebędącym jego własnością. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości kilometrówki – tj. iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż stawka wspomniana wyżej.

UWAGA!

Wzór ewidencji przebiegu jest zwykle dostępny w sklepach, które oferują druki do prowadzenia działalności.

Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, a także opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
• podpis pracodawcy i jego dane.

Warto też pamiętać, że pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, opłaty parkingowe i inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem takiej podróży.

Jeśli chodzi o udokumentowanie i rozliczenie z pracodawcą, pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia tych kosztów pracownik załącza dokumenty – w szczególności: rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie trzeba dokumentować diet i wydatków objętych ryczałtami (wzór 3).

Zobacz także: Jazdy lokalne pracowników stowarzyszenia

---

Dokument rozliczenia kosztów podróży

Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość (wzór 4).

Oświadczenie w warunkach braku możliwości udokumentowania wydatku

Koszty używania samochodu osobowego w podróży służbowej a podatek

W przypadku podróży służbowych zwolnieniem objęto należności z tytułu odbywania takich podróży, w tym zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do wysokości kilometrówki (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof).

Umowa o używanie samochodu w jazdach lokalnych może również dotyczyć jazd zamiejscowych, natomiast w razie wypłaty ryczałtu za podróże służbowe, podlega on w całości opodatkowaniu (zwolnieniem objęto tylko limit kilometrówki).

---

Zwrot kosztów współpracownikom – zleceniobiorcom i wolontariuszom

Jeśli chodzi o możliwość zwrotu kosztów używania samochodu stanowiącego własność osoby współpracującej, niebędącej pracownikiem – tj. zleceniobiorcy lub wykonawcy dzieła – należy zawrzeć ją w zawartej z daną osobą umowie.

Natomiast w odniesieniu do wolontariuszy, konieczność zwrotu kosztów odbywanych przez nich podróży wynika wprost z przepisów. Korzystający ma bowiem obowiązek pokrywać, na zasadach dotyczących pracowników, koszty podróży służbowych i diet (art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Koszty używania samochodu przez współpracowników a podatek

W odniesieniu do zleceniobiorców (wykonawców dzieła), zwolnieniem z podatku objęto zwrot kosztów używania ich samochodów do celów organizacji zlecającej im dany wyjazd – do wysokości kilometrówki (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof).

Natomiast w przypadku wolontariuszy, od podatku wolna jest wartość tych świadczeń, które wolontariusz otrzymał na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego (art. 21 ust. 1 pkt 113 updof). Należą więc do nich także koszty podróży odbywanych przez wolontariuszy, które korzystający ma obowiązek pokrywać na zasadach dotyczących pracowników.

Podstawa prawna:

• ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1036)
• ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 232, poz. 1378)
• rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 61, poz. 308)
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167)

Więcej przeczytasz w PORADNIKU ORGANIZACJI NON-PROFIT >>>