REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczenie podróży służbowej pracownika kierującego samochodem służbowym

Magdalena Kasprzak
Radca prawny, doktor nauk prawnych. Pracowała w Departamencie Prawnym Głównego Inspektoratu Pracy, autorka licznych publikacji w wiodących polskich wydawnictwach prawniczych. Doradca prawny w kancelariach prawnych, wykładowca akademicki, prezes zarządu ANTERIS Fundacji Pomocy Prawnej
Podróż służbowa. /Fot. Fotolia
Podróż służbowa. /Fot. Fotolia
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 marca 2013 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące podróży służbowej. Weszło w życie rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania pracownikom diet z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych. Istnieją trzy warianty rozliczenia podróży służbowej pracownika kierującego samochodem służbowym.

Zasady rozliczania podróży służbowych pracowników wykorzystujących w swojej pracy samochód służbowy (będący własnością pracodawcy) zależą przede wszystkim od charakteru pracy pracownika. Inaczej będziemy rozliczać z delegacji pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy, inaczej pracownika, któremu incydentalnie została powierzona funkcja kierowania pojazdem, a jeszcze inaczej pracownika, który tylko wykorzystuje samochód jako środek transportu.

Autopromocja

Pojęcie podróży służbowej

Podróż służbowa to podróż podjęta w celu wykonywania przez pracownika określonego zadania we wskazanym przez pracodawcę miejscu (art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Zlecone przez pracodawcę zadania służbowe muszą być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika (to ostatnie określenie odnosi się do pracowników mających stałe miejsce pracy w innej miejscowości niż miejscowość położenia siedziby pracodawcy). Oznacza to, że jako podróży służbowych nie należy kwalifikować służbowych przejazdów pracowników w granicach miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Miejsce wykonywania pracy

W umowie o pracę pracodawca ma obowiązek określić miejsce wykonywania pracy pracownika (art. 29 § 1 pkt 2 k.p.). Przepisy nie podają sposobu określenia miejsca pracy. Zgodnie jednak z orzeczeniem Sądu Najwyższego z 1 kwietnia 1985 r. (sygn. akt I PR 19/85, OSP 1986/3/46), przez miejsce pracy należy rozumieć albo stały punkt w znaczeniu geograficznym, albo pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zobacz: Podróże służbowe - diety 2013

Czas pracy i czas podróży służbowej

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 k.p.). Czas dojazdu do miejsca wykonywania pracy nie może zostać doliczony do czasu pracy. Podobnie – czas powrotu z podróży służbowej nie jest wliczany do czasu pracy pracownika, a tym samym za czas takiej podróży nie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie.

Wyjątkiem od powyższej zasady jest sytuacja, gdy pracownik odbywa podróż w normalnym czasie pracy. Oznacza to zatem, że jeżeli np. podróż do miejsca wykonywania pracy odbywana jest w godzinach pracy pracownika, wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy, jest ona wówczas czasem pracy tego pracownika, za który otrzymuje on wynagrodzenie.

Podróż służbowa samochodem pracodawcy

Rozliczenie czasu pracy pracownika, który nie jest zatrudniony jako kierowca, ale podczas delegacji pełni taką funkcję, zależy od zleconych mu zadań. Pracownik, który odbywa podróż służbową samochodem pracodawcy (kieruje nim), nie będzie miał z tego tytułu dodatkowych świadczeń. Podobnie jest, gdy delegację odbywa kilku pracowników, z których jeden zasiada za kierownicą służbowego samochodu. W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca oddelegowania i z powrotem nie jest czasem pracy i dlatego z tego tytułu pracownikowi nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. Wyjątek stanowią jedynie dojazdy, które odbywają się w czasie normalnych godzin pracy pracownika. Czas dojazdów w godzinach pracy jest bowiem czasem pracy pracownika, za który ma on prawo do wynagrodzenia. Czas pracy pracownika, który podczas delegacji wprawdzie prowadzi samochód służbowy, ale zlecone mu zadania nie obejmują takiej czynności, będzie rozliczany na ogólnych zasadach. W takim przypadku wykorzystanie samochodu służbowego do odbycia podróży służbowej należy rozpatrywać jedynie w kategorii środka transportu.

Zobacz: Diety w podróży służbowej od marca 2013 r.

Przykład

Pracownik fundacji, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, odbył dwudniową podróż służbową samochodem pracodawcy. Wyjechał z Warszawy do Łodzi o 8.00 rano, o 11.00 był na miejscu i pracował do 16.00. Drugiego dnia pracował od 8.00 do 15.00 i o godzinie 18.00 powrócił do Warszawy. Pracownik ten miał zapewniony nocleg. W jaki sposób rozliczyć podróż służbową tego pracownika?

Zakładając, że nie ma szczególnych zasad rozliczania podróży służbowych określonych w przepisach wewnętrznych fundacji, do rozliczenia delegacji tego pracownika stosujemy ogólne zasady wynikające z nowego rozporządzenia o podróżach służbowych. Podczas podróży pracownik nie miał zapewnionego całodziennego wyżywienia, dlatego przysługuje mu dieta w wysokości 45 zł (30+15), ponieważ podróż służbowa trwała jedną dobę (od 8.00 pierwszego dnia do 8.00 drugiego dnia) i 7 godzin (liczonych od 8.00 do 15.00 drugiego dnia podróży).

Środek transportu do odbycia podróży został ustalony z pracodawcą, w związku z czym pracodawca ma obowiązek pokryć udokumentowane koszty przejazdu samochodem służbowym. Dotyczy to m.in. kosztów paliwa, przejazdów autostradami i płatnymi drogami oraz opłat za parkingi. Koszty takie powinny zostać przez pracownika udokumentowane.

Z tytułu prowadzenia samochodu służbowego pracownikowi nie przysługują żadne dodatkowe świadczenia, gdyż samochód był jedynie środkiem transportu, a nie narzędziem wykonywania pracy przez tego pracownika.

Pracownik pełniący zadania kierowcy

Inaczej będzie w przypadku, gdy pracownik (niebędący kierowcą u pracodawcy) dostał od pracodawcy polecenie wykonywania obowiązków kierowcy podczas delegacji. Jeżeli celem podróży służbowej jest przewóz pracowników – i danemu pracownikowi (niebędącemu kierowcą) zlecono, poza godzinami jego normalnej pracy, dodatkowe obowiązki kierowcy – czas przejazdu stanowi w tej sytuacji jednocześnie czas pracy tego pracownika (zob. np. wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 30/79). Za taką pracę – czyli czas kierowania pojazdem – przysługuje pracownikowi zatem wynagrodzenie.

Polecamy również: Forum Kadry - Delegacje od 1 marca

Przykład

Pracownik stowarzyszenia, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy na stanowisku konsultanta, dostał polecenie wyjazdu służbowego. Jego zadaniem było m.in. przewiezienie samochodem służbowym dwóch innych pracowników stowarzyszenia na konferencję z Gdyni do Olsztyna i z powrotem. Pracownik wyjechał o 8.00 w poniedziałek, o 11.00 był w Olsztynie. Od 11.00 do 16.00 pomagał przy konferencji. We wtorek od 8.00 do 15.00 również pomagał przy konferencji, a od 15.00 do 18.00 prowadził samochód do Gdyni. Jak rozliczyć podróż służbową tego pracownika?

W tym przypadku również posługujemy się ogólnymi przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników. Zasadniczym elementem wpływającym na rozliczenie tej podróży jest charakter zleconej pracownikowi pracy. W związku z tym, że pracownik miał za zadanie prowadzić samochód, czas przejazdów tego pracownika – czyli czas prowadzenia samochodu – będzie jego czasem pracy.

Pracownik nie miał zapewnionych posiłków, więc przysługuje mu dieta. Czas podróży służbowej pracownika trwał dobę (od 8.00 w poniedziałek do 8.00 we wtorek) i 10 godzin (od 8.00 do 18.00 we wtorek), co uprawnia go do diety w wysokości 60 zł (30+30). Dodatkowo pracownik powinien rozliczyć koszty używania samochodu służbowego – koszty paliwa, przejazdów i ewentualnych parkingów.

Ze względu na szczególny zakres zleconych pracownikowi zadań, konieczne jest również rozliczenie przysługującego mu wynagrodzenia za czas pracy podczas podróży służbowej. Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje od 8.00 do 16.00, od poniedziałku do piątku. W poniedziałek wyjechał w podróż służbową o godzinie 8.00. Ponieważ czas przejazdu pokrywa się tu z czasem normalnej pracy tego pracownika, w pierwszym dniu podróży nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie za prace w godzinach nadliczbowych. Inaczej będzie w drugim dniu podróży. We wtorek od godziny 8.00 do godziny 15.00 pracownik pracował zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Od 15.00 do 16.00 prowadził samochód na trasie Olsztyn–Gdynia. Ta godzina również przypadła w jego normalnym czasie pracy. Od godziny 16.00 do 18.00 pracownik nadal prowadził samochód na tej trasie. Ze względu na zlecenie pracownikowi zadań kierowcy i obowiązujący go rozkład czasu pracy, praca w tych dwóch godzinach będzie pracą nadliczbową tego pracownika, uprawniającą go do wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.

Fakt zlecenia pracownikowi wykonywania zadań kierowcy podczas podróży służbowej będzie miał wpływ jedynie na rozliczenie czasu pracy tego pracownika podczas delegacji. Zmiana zakresu wykonywanych przez pracownika zadań nie zmieni obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy, może natomiast wydłużyć jego faktyczny czas pracy, za który pracodawca będzie musiał pracownikowi zapłacić. Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje również dodatek, wypłacany w następującej wysokości:

  • 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
    •  w nocy,
    • w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
    • w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
  • 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony powyżej.

Zobacz również: Wskaźniki i stawki - Podróże służbowe w kraju oraz Podróże służbowe poza granicami kraju

Podróż służbowa kierowcy

Praca kierowcy jest związana z nieustanną albo periodyczną – jednakże systematyczną i trwającą w czasie – zmianą miejsca wykonywania pracy. Dotyczy to jednak tylko tych pracowników, którzy są zatrudnieni na stanowiskach kierowców. To, czy dany wyjazd będzie dla pracowników piastujących takie stanowiska podróżą służbową, zależy od tego, czy będą oni kierowcami wykonującymi przewóz drogowy.

Zgodnie z przepisami ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (art. 2 pkt 7), podróż służbowa kierowcy oznacza każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy:

  • przewozu drogowego poza miejscowość–siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę – w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały, lub
  • wyjazdu poza miejscowość–siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę – w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały – w celu wykonania przewozu drogowego.

Przewóz drogowy oznacza każdą podróż odbywaną w całości lub części po drogach publicznych przez pojazd, z ładunkiem lub bez, używany do przewozu osób lub rzeczy (rozporządzenie WE nr 561/2006). Wspomniane rozporządzenie ma zastosowanie do przewozu drogowego:

  • rzeczy – gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą przekracza 3,5 tony, lub
  • osób – pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą.

Na mocy art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców, z tytułu tak zdefiniowanej podróży służbowej kierowcy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 § 3–5 k.p.

Pracownik zatrudniony na stanowisku kierowcy, który nie będzie wykonywał przewozu drogowego, będzie uprawniony do świadczeń z tytułu podróży służbowej tylko wtedy, gdy faktycznie podróż taką będzie odbywał. W wyroku z 24 listopada 1999 r. (sygn. akt SA/Sz 1780/98) NSA uznał, że o podróży służbowej oraz o należnych z tytułu jej odbywania należnościach (dietach, kosztach podróży) decyduje to, że określone zadanie w ramach świadczenia pracy wykonywane jest poza miejscem ustalonym w umowie o pracę jako miejsce jej wykonywania.

Podstawa prawna:

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 2)

Ustawa z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 1155)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(1)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
  • niesforny
    2022-04-07 13:04:59
    Czyli rozumiem, że nie jestem kierowcą i pracuję w delegacji 8h, potem wracam do domu 8h i nie należy mi się za to wynagrodzenie? Przecież to jest czas pracy (prowadzenie samochodu na polecenie pracodawcy). Jeżeli w tym czasie zdarzy się wypadek to nie będzie to wypadek w pracy? Przecież dobrowolnie się nie wybrałem w taką podróż :(
    0
QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

10000 zł brutto – ile to netto?

10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

REKLAMA

Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

Urlop bezpłatny a zapis do PPK

Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

Emerytury niższe od kwietnia 2024 r. - kiedy przejść na emeryturę?

Emerytury będą niższe od 1 kwietnia 2024 r. - od tego dnia obowiązuje nowa tablica średniego dalszego trwania życia z GUS. Kiedy przejść na emeryturę? Którą tablicę ZUS bierze pod uwagę - z momentu złożenia wniosku o emeryturę czy osiągnięcia wieku emerytalnego?

Social media zmieniają mózgi ich użytkowników. Zmniejszają zdolność koncentracji. Ale można odwrócić ten proces. Jak?

Z każdym rokiem nasza zdolność koncentracji spada – alarmują eksperci od psychologii i kognitywistyki. W ciągu ostatniej dekady średni czas skupienia przeciętnego człowieka obniżył się o 28 sekund. Winny jest internet, a zwłaszcza social media. Da się to jednak odwrócić – zauważają specjaliści z platformy Preply. 

REKLAMA

Nowoczesne zarządzanie ludźmi. Jak skutecznie improwizować w zwinnym zespole?

Improwizacja w pracy zazwyczaj kojarzy się dość pejoratywnie - strategie, plany, systemy, zasady działania i współdziałania wydają się nie dawać przestrzeni na spontaniczność. Z drugiej strony „Agile” jawi się jako remedium na sztywność i konieczność dostosowania się do zmian otoczenia czy też reagowania na to, co nieprzewidywalne. Gdzie znaleźć złoty środek? Jak w regułach i zasadach stworzyć przestrzeń na samoorganizację, kreatywność i inicjatywę?

To nie jest prima aprilis: Od 1 kwietnia 2024 r. ZUS obliczy niższe emerytury

Od 1 kwietnia 2024 r. zaczną obowiązywać nowe tablice średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn. Na ich podstawie będą przyznawane emerytury zgłoszone od 1 kwietnia bieżącego roku do 31 marca 2025 r.

REKLAMA