Czy pracownik ma prawo do diety, jeśli podczas krajowych wyjazdów służbowych dłuższych niż doba miał zapewnione wyżywienie i noclegi

Jeżeli zapewnili Państwo pracownikom w delegacji bezpłatne całodzienne wyżywienie (co najmniej 3 posiłki dziennie), wówczas diety nie będą im się należały. W przeciwnym przypadku, np. gdy delegowani mieli zagwarantowane tylko śniadanie i obiad, powinni otrzymać diety. Wysokość kwoty za jedną, pełną dobę spędzoną w delegacji musi wynieść co najmniej 23 zł.

Autopromocja

UZASADNIENIE

 Gdy zachodzi potrzeba wykonania przez danego pracownika określonego zadania poza stałym miejscem pracy, pracodawca może go delegować w podróż służbową, z tytułu której przysługują określone należności.

Pracownikowi delegowanemu w obrębie kraju poza miejsce pracy przysługuje od pracodawcy zwrot kosztów:

Autopromocja

Webinarium: Rozliczanie czasu pracy w praktyce: podróż służbowa, bankiet, szkolenie

Termin: 13 maja 2024 r.

Sprawdź

• przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem,
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• noclegów (w wysokości faktycznie poniesionej, wynikającej z rachunku lub ryczałtowo, za każdy nocleg w wysokości 150% diety krajowej, wynoszącej obecnie zgodnie z rozporządzeniem o krajowych podróżach służbowych 23 zł),
• innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Niezależnie od faktu dokonania przez pracodawcę zwrotu wymienionych kosztów, pracownikowi należą się diety, które są ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Przy czym obowiązek wypłacenia diet nie jest uzależniony od spełnienia przez pracownika celu delegacji wyznaczonego przez pracodawcę.

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do momentu powrotu (przyjazdu). Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• do 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

Autopromocja

Uprawnienia rodziców w pracy

Sprawdź

• do 8 godzin – przysługuje połowa diety,
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

PRZYKŁAD

Pracownik wyjechał w podróż służbową 6 lipca 2009 r. o godzinie 8.00, a wrócił następnego dnia o godzinie 15.00. Pracodawca zapewnił pracownikowi obiad i kolację pierwszego dnia oraz śniadanie drugiego. Należności z tytułu podróży służbowych pracodawca wypłaca w wysokościach przewidzianych dla pracowników sfery budżetowej. Pracownik w pierwszej dobie podróży służbowej (w godz. od 8.00 do 8.00) nie otrzymał pełnego wyżywienia, dlatego przysługuje mu pełna dieta w wysokości 23 zł. Za drugą, niepełną dobę (7 godz.) należy mu wypłacić połowę diety, czyli 11,50 zł.

Autopromocja

Zbiegi tytułów do ubezpieczeń społecznych

Sprawdź

Dieta nie jest wypłacana:

• pracownikowi delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
• w przypadku gdy pracownik korzystając z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej co najmniej 10 dni), w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu, będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości,
• gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Przez całodzienne wyżywienie należy rozumieć co najmniej 3 posiłki dziennie, czyli śniadanie, obiad i kolację. Nie jest to co prawda uregulowane wprost przepisami, jednak taki pogląd utrwalił się w literaturze prawa pracy.

Przy delegacji krajowej, w przeciwieństwie do zagranicznej podróży służbowej, nie ma podstaw, aby wypłacaną dietę pomniejszać procentowo w stosunku do zapewnionych pracownikowi posiłków. Oznacza to, że zagwarantowanie pracownikowi jedynie częściowego wyżywienia (np. w postaci dwóch posiłków dziennie) nie zwalnia pracodawcy z konieczności wypłacenia należnej diety.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej określają warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku ustalania regulaminu. W przypadku gdy powyższe kwestie nie zostały przez pracodawcę uregulowane we wspomnianych aktach prawa wewnętrznego bądź w umowie o pracę, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów krajowej delegacji określone w rozporządzeniu z 19 grudnia 2002 r. o krajowych podróżach służbowych.

Autopromocja

Kodeks pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami

Sprawdź

WAŻNE!

W aktach wewnątrzzakładowych dieta z tytułu podróży służbowej odbywanej na terytorium kraju nie może zostać ustalona na niższym poziomie niż dla pracowników tzw. budżetówki, która obecnie wynosi 23 zł.

Autopromocja

ZFŚS
Zasady tworzenia i prowadzenia

Sprawdź

Regulacje wewnętrzne mogą przewidywać wyższą wysokość diety. Jednak nadwyżka ponad 23 zł będzie stanowić dla pracowników przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Podstawa prawna

• art. 77⁵ § 3, § 4 i § 5 Kodeksu pracy,
• § 3, § 4 rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).