Ubezpieczenie osób wykonujących pracę w kilku państwach członkowskich UE

PROBLEM

Prowadzę w Polsce firmę wykonującą prace produkcyjno-budowlano-montażowe, w której zatrudniam 42 osoby. Podpisałem umowę z kontrahentem zagranicznym na wykonywanie prac w Belgii i Holandii. Do realizacji tego kontraktu wysłanych zostanie 24 pracowników. W trakcie roku kalendarzowego pracownicy będą wykonywali pracę w następujący sposób: przez 2 miesiące będą wykonywać pracę w Belgii, następnie przez 2 miesiące w Polsce, a przez 2 kolejne miesiące będą pracować w Holandii. W drugim półroczu sposób wykonywania pracy będzie wyglądał tak samo. Czy w takiej sytuacji osoby te mogą nadal podlegać polskim ubezpieczeniom? Czy można dla nich uzyskać formularze A1 w trybie delegowania najpierw do Belgii, a następnie do Holandii?

RADA

Tak. W okresie wykonywania pracy za granicą osoby te nadal będą mogły podlegać polskim przepisom w zakresie zabezpieczenia społecznego. Dla tych pracowników będzie można uzyskać formularze A1, ale nie w trybie delegowania. Szczegóły w uzasadnieniu.

Zobacz również serwis: Zasady podlegania

UZASADNIENIE

Przez „osobę, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub kilku państwach członkowskich”, należy rozumieć osobę, która jednocześnie lub na zmianę wykonuje jedną lub więcej oddzielnych prac w jednym lub kilku państwach członkowskich dla tego samego przedsiębiorstwa lub pracodawcy lub dla różnych przedsiębiorstw lub pracodawców (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady WE Nr 987/2009).

Z przedstawionych przez Państwa okoliczności wynika, że prace będą wykonywane na zmianę. Obejmują one sytuacje, w których prace nie są wykonywane jednocześnie na terenie kilku państw członkowskich, ale podlegają realizacji następujących po sobie zleceń w różnych państwach. W celu określenia, czy praca jest wykonywana w następujących po sobie okresach, brany jest pod uwagę nie tylko przewidywany czas trwania pracy, ale również rodzaj zatrudnienia. Częstotliwość dokonywanych zmian nie ma znaczenia, ale wymagana jest pewna regularność.

Ustalenia przepisów w zakresie zabezpieczenia społecznego, mających zastosowanie do osób wykonujących pracę w dwóch lub kilku państwach członkowskich, dokonuje instytucja kraju miejsca zamieszkania (w Polsce tą instytucją jest ZUS).

Otrzymując wniosek o potwierdzenie formularza dla osoby, która będzie wykonywać pracę w dwóch lub kilku państwach członkowskich, ZUS na podstawie przedstawionych informacji i dokumentów będzie dokonywał oceny, czy do tej osoby faktycznie będzie miało zastosowanie polskie ustawodawstwo. Przy dokonywaniu tej oceny istotny jest opis rodzaju pracy wykazany w umowie o pracę.

Prace określone w umowie powinny być spójne z pracami, które mogą być prawdopodobnie podjęte przez pracownika.

Jeżeli ocena faktycznej sytuacji będzie się różniła od wynikającej z umowy o pracę, ZUS będzie odwoływał się do rzeczywistej sytuacji dotyczącej danej osoby, a nie do umowy o pracę. Jeżeli odkryje, że rzeczywista sytuacja dotycząca warunków pracy różni się od opisanej w umowie o pracę po wystawieniu formularza i powstaną wątpliwości co do zgodności przedstawionych informacji, ZUS będzie ponownie badał sprawę i, gdy okaże się to konieczne, może wycofać wydane potwierdzenie.

Informacje uwzględniane przez ZUS przy potwierdzaniu A1 i ich znaczenie

Przedmiot informacji	Znaczenie
sposób, w jaki umowy o pracę między pracodawcą a pracownikiem były wcześniej realizowane w praktyce	jeśli dla pracownika wcześniej były potwierdzane formularze A1 z tytułu wykonywania pracy w kilku państwach członkowskich UE i czy faktycznie osoba ta wykonywała pracę w kilku państwach, zgodnie z informacjami podanymi we wniosku o potwierdzenie A1 Autopromocja Kodeks pracy 2024. Praktyczny komentarz z przykładami Sprawdź
forma współpracy między pracodawcą a pracownikiem	przykładowo, czy jest to „umowa ramowa”, która nie jest typowa dla państwa członkowskiego, w którym pracownik będzie wykonywał pracę Autopromocja ZFŚS Zasady tworzenia i prowadzenia Sprawdź
charakterystyka oraz warunki prac realizowanych przez pracodawcę	przykładowo, czy firma wcześniej prowadziła swoją działalność w kilku państwach członkowskich UE, a jeśli tak, to czy pracownicy rzeczywiście wykonywali pracę równocześnie w kilku państwach, a nie wyłącznie w jednym

W odniesieniu do osób wykonujących pracę najemną w dwóch lub kilku państwach członkowskich stosuje się zasadę, zgodnie z którą ma do nich zastosowanie system zabezpieczenia społecznego wyłącznie jednego państwa członkowskiego. Pierwszym etapem jest ustalenie, czy osoba wykonuje znaczną część swojej pracy w państwie miejsca zamieszkania.

Pojęcie „znaczna część pracy najemnej” wykonywana w państwie członkowskim oznacza znaczną pod względem ilościowym część pracy danego pracownika, która jest wykonywana w tym państwie członkowskim. Nie musi to być koniecznie największa część tej pracy.

W celu określenia, czy znaczna część pracy danego pracownika jest wykonywana w państwie członkowskim, uwzględnia się następujące kryteria:

• czas pracy i/lub
• wynagrodzenie.

Jeżeli w trakcie przeprowadzania oceny okaże się, że dana osoba przez co najmniej 25% czasu swojej pracy wykonuje w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania lub w tym państwie zarabia co najmniej 25% swojego wynagrodzenia, będzie to wskazywało, że znaczna część pracy tej osoby jest wykonywana w tym państwie członkowskim.

Polecamy: Kodeks pracy 2013 z komentarzem - praktycznie o rewolucyjnych zmianach

Przy ustaleniu „znacznej części pracy” wykonywanej przez pracownika konieczne jest uwzględnienie czasu pracy i/lub wynagrodzenia, przy czym nie są to wyczerpujące informacje i możliwe jest wzięcie pod uwagę przez ZUS także innych czynników. Przed podjęciem decyzji o mającym zastosowanie polskim ustawodawstwie wszystkie instytucje, w tym także ZUS, są zobowiązane do uwzględnienia wszystkich odpowiednich kryteriów oraz przeprowadzenia ogólnej oceny sytuacji danej osoby.

W przypadku występowania do ZUS o potwierdzenie formularzy A1 dla pracowników wykonujących pracę w dwóch lub kilku państwach członkowskich należy dostarczyć możliwie pełny zestaw dokumentów (wniosek o wydanie formularza A1, umowę o pracę, kontrakt itp.). Jeśli podane informacje nie są wystarczające do określenia właściwego ustawodawstwa, ZUS może zwrócić się o nadesłanie dodatkowych informacji, dokumentów i dowodów niezbędnych do określenia ustawodawstwa mającego zastosowanie (np. umowy o pracę, kontraktu).

WAŻNE!

Przed podjęciem decyzji o mającym zastosowanie polskim ustawodawstwie, wszystkie instytucje, w tym także ZUS, są zobowiązane do uwzględnienia wszystkich odpowiednich kryteriów oraz przeprowadzenia ogólnej oceny sytuacji danej osoby.

W sytuacji złożenia do ZUS wniosku o wydanie formularza A1 dla pracownika wykonującego pracę w kilku państwach członkowskich wniosek ten jest potwierdzany zwykle na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. Jeżeli jest to pierwszy wniosek, należy podać szacunkowe dane na przyszły okres, maksymalnie na 12 miesięcy. Jeżeli wniosek jest składany na kolejny okres, trzeba udokumentować działalność wykonywaną w poprzednich okresach oraz podać szacunkowe dane na przyszły okres, również nie dłuższy niż 12 miesięcy. Jeżeli wniosek dotyczy formularza A1, który ma zostać wydany na okres wsteczny, należy podać dane na podstawie posiadanej dokumentacji.

Gdyby jednak ze złożonych dokumentów, np. z umowy czy kontraktu, wynikał dłuższy niż 12-miesięczny okres wykonywania pracy w dwóch lub kilku państwach członkowskich, możliwe jest potwierdzenie przez ZUS formularza A1 na cały wnioskowany okres.

W przypadku wykonywania pracy w kilku państwach członkowskich przy ustalaniu ustawodawstwa danego państwa członkowskiego, które ma mieć zastosowanie, obowiązkowo uwzględniana jest sytuacja, jaka prawdopodobnie może mieć miejsce w ciągu kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych. Przeszła działalność firmy również stanowi wiarygodny wskaźnik i pozwala określić sposób wykonywania pracy w kolejnym okresie. Jeśli przedsiębiorstwo zostało założone niedawno, ocena może być przeprowadzona na podstawie odpowiednio krótszego okresu.

Z przedstawionej sytuacji wynika, że pracownicy polskiej firmy 33% swojego czasu pracy przeznaczą na pracę na terenie Polski. Można zatem uznać, że „znaczna część pracy” będzie przez nich wykonywana w Polsce. Trzeba jednak pamiętać, że ZUS może wziąć pod uwagę także inne kryteria.

Jeżeli „znaczna część pracy” nie byłaby wykonywana w państwie miejsca zamieszkania, to – przy założeniu, że pracownicy byliby zatrudnieni tylko przez jednego pracodawcę – osoby te podlegałyby systemowi ubezpieczeń państwa członkowskiego, w którym przedsiębiorstwo wysyłające prowadzi swoją działalność.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

Podstawa prawna:

• art. 11 ust. 1, art. 13 ust. 1 lit. a, art. 13 ust. 1 lit. b (i) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – Dz.Urz. UE L 166/1 z 30 kwietnia 2004 r.

• art. 3 ust. 2, art. 14 ust. 5, art. 14 ust. 8, art. 14 ust. 10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady WE Nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) Nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – Dz.Urz. UE L 284/1 z 30 października 2009 r.

• art. 1 pkt 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 465/2012 z 22 maja 2012 r. zmieniającego rozporządzenie (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 – Dz.Urz. UE L 149 z 8 czerwca 2012 r., str. 4

Więcej przeczytasz w SPOSOBIE NA PŁACE >>>