| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Inne formy zatrudnienia > Praca tymczasowa > Jak prowadzić ewidencję okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych - wzór

Jak prowadzić ewidencję okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych - wzór

Od 1 czerwca 2017 r. pracodawca użytkownik musi prowadzić w swoim zakładzie ewidencję okresów pracy pracownika tymczasowego. Jakie informacje powinna zawierać ewidencja okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych? Poniżej przykładowy wzór ewidencji okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych.

Przechowywanie ewidencji okresów pracy pracowników tymczasowych

Ewidencję pracowników wykonujących pracę tymczasową przechowuje się przez okres jej prowadzenia oraz przypadający bezpośrednio po nim okres 36 miesięcy (art. 14a ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Okres 36 miesięcy przechowywania ewidencji powinien być liczony od dnia następującego po wyczerpaniu limitu 18 miesięcy zatrudnienia lub od dnia przypadającego po definitywnym zakończeniu zatrudnienia pracownika tymczasowego.

Ewidencja pracowników tymczasowych ma być przechowywana u pracodawcy użytkownika. Nie jest to element akt osobowych pracownika tymczasowego.

Ustawa o pracownikach tymczasowych nie wskazuje nic na temat możliwości wglądu pracownika tymczasowego do ewidencji. Taki dostęp powinien być jednak umożliwiony pracownikowi tymczasowemu w razie wystąpienia przez niego z wnioskiem w tym zakresie. Dostęp do ewidencji ma także PIP w związku z przysługującymi uprawnieniami kontrolnymi.

Niezależnie od tego, czy ewidencję zatrudnienia pracowników tymczasowych prowadzi się w formie papierowej czy elektronicznej, należy dbać o jej bezpieczne przechowywanie przez czas jej prowadzenia oraz następujący po nim okres 36 miesięcy. Pracodawca użytkownik powinien mieć tę ewidencję przez okres:

  • 36 miesięcy liczonych od początku pierwszej z umów z pracownikiem tymczasowym oraz
  • kolejnych 36 miesięcy liczonych od zakończenia ostatniej z umów (po wyczerpaniu limitu 18-miesięcznego zatrudnienia) lub po upływie całego 36-miesięcznego "pierwszego" okresu.

Przedłużenie umowy do dnia porodu z pracownicą tymczasową

W przypadku pracownicy tymczasowej, której umowa o pracę zawarta na czas określony uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, należy przedłużyć tę umowę do dnia porodu. Warunkiem jest jednak, aby pracownica tymczasowa posiadała łącznie co najmniej 2-miesięczny okres skierowania do wykonywania pracy tymczasowej przez daną agencję pracy tymczasowej na podstawie umowy o pracę. Datą zakończenia zatrudnienia będzie w tym przypadku data porodu.

Łączny co najmniej 2-miesięczny okres skierowania obejmuje:

  • okres lub okresy skierowania do wykonywania pracy tymczasowej przypadające w czasie obejmującym 36 kolejnych miesięcy, poprzedzającym zawarcie umowy o pracę, która miałaby ulec przedłużeniu do dnia porodu, lub
  • okres przypadający od dnia zawarcia umowy o pracę, o której mowa w pkt 1, do dnia, w którym pracownica tymczasowa osiągnęła łączny co najmniej 2-miesięczny okres skierowania do wykonywania pracy tymczasowej.

Co bardzo istotne, limity długości zatrudnienia pracownika tymczasowego nie obowiązują w razie przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu.

W ewidencji pracowników tymczasowych pracodawca użytkownik powinien wskazać faktyczny okres trwania zatrudnienia przedłużonego do dnia porodu oraz zaznaczyć, że nastąpiło wydłużenie umowy do dnia porodu w związku z ciążą. Jest to o tyle istotne, że dokumentacja pracownicza pracownicy tymczasowej (akta osobowe) nie będzie znajdowała się u pracodawcy użytkownika, ale w agencji pracy tymczasowej.

W związku z tym, że faktycznym dniem kończącym zatrudnienie będzie dzień porodu, okres przechowywania ewidencji (36 miesięcy) należy liczyć od tego dnia.

W ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wskazuje się, że przepisów dotyczących maksymalnych okresów zatrudnienia tymczasowego "nie stosuje się w przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu, zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy". Zapis ten należy odczytywać tylko w odniesieniu do okresu wydłużenia.

Pracownica tymczasowa wykonuje pracę tymczasową na podstawie umowy zawartej na okres 13 miesięcy. W związku z ciążą umowa ulegnie przedłużeniu - najprawdopodobniej o około 6 miesięcy. Niezależnie od dokładnej długości okresu przedłużenia umowy te 6 miesięcy nie ma znaczenia w zakresie limitów maksymalnego zatrudnienia i nie skutkuje odpowiedzialnością za przekroczenie okresu 18-miesięcznego zatrudnienia tej pracownicy w ramach pracy tymczasowej. Okres ten nie jest wliczany do limitu maksymalnego zatrudnienia pracownika tymczasowego teraz i w przyszłości. Jeżeli pracownica podejmie np. za rok pracę tymczasową na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika, to z 18-miesięcznego limitu będzie już miała wykorzystane 13 miesięcy. Okresu 6 miesięcy, o które przedłużono do dnia porodu umowę, nie należy brać pod uwagę. Nie można jednak pominąć okresu trwania zatrudnienia sprzed przedłużenia, czyli czasu, na jaki umowę zawarto. Przedłużenie oznacza bowiem wydłużenie umowy nie od dnia przedstawienia zaświadczenia o ciąży, ale ponad dzień oznaczony jako data końcowa zatrudnienia.

Podstawa prawna:

art. 13 ust. 3 i ust. 3a, art. 14a, art. 20, art. 27b ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 360; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA 2019

reklama

Ostatnio na forum

Artykuł partnerski

Eksperci portalu infor.pl

KANCELARIA PRAWNA radca prawny Adam Sobota

Ekspert z zakresu prawa cywilnego i gospodarczego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »