Ustalanie wymiaru urlopów wypoczynkowych – najczęstsze problemy z praktyki

Na pracowniku spoczywa obowiązek dostarczenia pracodawcy dokumentów (np. świadectw pracy, świadectw ukończenia szkoły, studiów) potwierdzających jego prawo do urlopu w określonym wymiarze. Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, okresy nauki, a także inne okresy na podstawie odrębnych przepisów, np. okresy pracy w gospodarstwie rolnym. 

Okresy zatrudnienia są wliczane bez względu na przerwy w zatrudnieniu czy sposób rozwiązania stosunku pracy. Nie ma znaczenia, czy rozwiązanie stosunku pracy z poprzednim pracodawcą nastąpiło za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia, za porozumieniem stron czy z upływem czasu, na jaki była zawarta umowa. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w kilku stosunkach pracy jednocześnie, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, należy również doliczyć okres niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem kolejnego stosunku pracy (art. 1541 § 2 Kodeksu pracy). 

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika podejmującego pierwszą pracę 

Pracownik, który po raz pierwszy podejmuje pracę, nabywa prawo do urlopu w roku kalendarzowym z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Należy pamiętać, aby nie utożsamiać miesiąca pracy z miesiącem kalendarzowym. W przypadku pierwszej pracy wyjątkiem od zasady jest to, że nie zaokrąglamy niepełnego dnia urlopu w górę do pełnego dnia.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry - Urlopy

UWAGA! 

W przypadku pracownika podejmującego pracę po raz pierwszy w roku, urlopu wypoczynkowego nie zaokrąglamy w górę do pełnego dnia. 

PRZYKŁAD 

Pracownikowi, który został zatrudniony 10 lipca 2013 r., przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni. Pierwszy urlop w wymiarze 1/12 pracownik nabędzie po przepracowaniu jednego miesiąca. Miesiąc pracy upłynie 9 sierpnia 2013 r. Kolejny urlop w wymiarze 1/12 (1,66 dnia) pracownik nabędzie po przepracowaniu następnego miesiąca. 

Jeżeli pracownik zostanie zatrudniony 1 lutego, miesiąc zatrudnienia upłynie ostatniego dnia miesiąca, tj. 28 lutego bądź 29 lutego, w zależności od tego, czy jest rok przestępny czy nie. Jeżeli pracownik zostanie zatrudniony 1 marca, to pierwszy miesiąc zatrudnienia upłynie 31 marca. 

Urlop może być wykorzystany przez pracownika w pierwszym roku pracy po przepracowaniu każdego miesiąca. Może też być wykorzystany łącznie po przepracowaniu przez pracownika kilku miesięcy. 

PRZYKŁAD 

Pracownik jest zatrudniony od 3 kwietnia 2013 r. Przysługuje mu urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni. Z każdym przepracowanym miesiącem nabywa prawo do urlopu w wymiarze 1/12, tj. 1,66 dnia. Pracownik chce wykorzystać urlop dopiero 20 sierpnia br. Urlop dla tego pracownika należy wyliczyć następująco:

• od 3 kwietnia do 2 maja – w wymiarze 1/12 – 1,66 dnia,
• od 3 maja do 2 czerwca – w wymiarze 1/12 – 1,66 dnia,
• od 3 czerwca do 2 lipca – w wymiarze 1/12 – 1,66 dnia,
• od 3 lipca do 2 sierpnia – w wymiarze 1/12 – 1,66 dnia,
• łącznie 4/12, czyli 4 x 1,66 dnia, co daje w sumie 6,64 dnia.

Następnie przeliczamy dni urlopu na godziny, przyjmując, że 1 dzień to 8 godzin:
6,64 x 8 godzin = 53,12, tj. 53 godziny i 0,12 godziny.

Następnie niepełną godzinę urlopu przeliczamy na minuty:
60 minut x 0,12 = 7,2 minuty (dla łatwego rozliczenia czasu pracy można zaokrąglić do 10 minut). 

Pracownik będzie mógł wykorzystać 53 godziny i 7,2 minuty urlopu (10 minut). 

Jeżeli pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w danym roku kalendarzowym nie przepracuje pełnego miesiąca, nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego w danym roku.

PRZYKŁAD 

Przyjmijmy, że pracodawca zatrudni pracownika 15 grudnia 2013 r. Będzie to jego pierwsza zatrudnienie. W okresie od 15 do 31 grudnia 2013 r. pracownik nie przepracuje całego miesiąca, zatem nie nabędzie urlopu za ten okres. Natomiast od nowego roku będzie mu przysługiwać kolejny urlop w pełnym wymiarze z góry. 

Jeżeli pracownik nie wykorzysta w danym roku kalendarzowym przysługującego mu urlopu wypoczynkowego i urlop wypoczynkowy przechodzi na następny rok kalendarzowy, nie podlega on zaokrągleniu do pełnego dnia. 

Na okres 1 miesiąca, po przepracowaniu którego pracownik nabywa prawo do urlopu, mogą składać się okresy zatrudnienia u różnych pracodawców.

Zobacz również: Urlop bezpłatny

PRZYKŁAD 

Pracownik w 2013 r. w ramach pierwszej pracy przepracował u pierwszego pracodawcy 10 dni. Następnie w tym samym roku podejmuje pracę u drugiego pracodawcy. W takim przypadku za miesiąc pracy należy uznać 30 dni, gdyż zastosowanie mają wówczas przepisy Kodeksu cywilnego, zgodnie z którymi za 1 miesiąc uważa się 30 dni (art. 114 Kodeksu cywilnego). Do stażu pracy u drugiego pracodawcy należy doliczyć 10 dni stażu pracy u pierwszego pracodawcy. Już po przepracowaniu 20 dni u drugiego pracodawcy pracownik nabędzie prawo do urlopu w wymiarze 1/12 podstawy wymiaru. 

Ustalanie stażu urlopowego pracownika, który jednocześnie pracuje i uczy się 

W zależności od długości zatrudnienia wymiar urlopu wypoczynkowego może wynosić 20 dni (jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat) lub 26 dni (w przypadku pracownika zatrudnionego co najmniej 10 lat). Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, zalicza się okresy nauki potwierdzone świadectwami lub dyplomami ukończenia. Doliczany staż urlopowy z tytułu nauki jest uzależniony od rodzaju ukończonej szkoły (art. 155 § 1 Kodeksu pracy). Okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Pracodawca uwzględnia okres bardziej korzystny dla pracownika. 

PRZYKŁAD 

Pracownik dostarczył świadectwo ukończenia liceum ogólnokształcącego i szkoły policealnej. Bardziej korzystne dla pracownika jest świadectwo ukończenia szkoły policealnej, gdyż z tego tytułu do okresu pracy wlicza się 6 lat. Zatem ten okres będzie uwzględniony w stażu urlopowym. 

W przypadku ukończenia studiów licencjackich, do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, należy doliczyć 8 lat. Do ustalenia stażu urlopowego ukończenie studiów licencjackich jest traktowane jak ukończenie szkoły wyższej. 

Taką sama zasadę, tj. wliczania okresu bardziej korzystnego dla pracownika, stosujemy wtedy, gdy pracownik w trakcie zatrudnienia pobierał naukę i okazał świadectwo lub dyplom potwierdzające jej ukończenie (art. 155 § 2 Kodeksu pracy). Wówczas do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wliczamy okresy nauki albo okres zatrudnienia. 

PRZYKŁAD 

Pracownik posiada 2-letni staż pracy. W trakcie zatrudnienia ukończył liceum ogólnokształcące i przedstawił pracodawcy świadectwo jego ukończenia. Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, należy doliczyć 4 lata z tytułu ukończenia średniej szkoły ogólnokształcącej, a nie 2 lata okresu pracy z tytułu zatrudnienia. 

Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy 

W sytuacji gdy pracodawca zatrudnia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy, przysługujący pracownikowi wymiar urlopu obliczamy proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy. Wymiar urlopu dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, biorąc za podstawę wymiar 20 lub 26 dni. Niepełny dzień urlopu należy zaokrąglić w górę do pełnego dnia.

PRZYKŁAD
Pracownik jest zatrudniony od 1 stycznia 2013 r. na 1/3 etatu i posiada staż pracy powyżej 10 lat. Obliczając jego wymiar urlopu wypoczynkowego, należy:

• pomnożyć 26 dni urlopu przez 1/3 etatu, co daje 8,66 dnia,
• niepełny dzień urlopu zaokrąglić w górę do pełnego dnia, tj. do 9 dni.

W 2013 r. pracownikowi przysługuje 9 dni urlopu wypoczynkowego.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony w wymiarze 1/3 etatu i podjął pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym. Obliczając jego wymiar urlopu należy:

• ustalić wymiar urlopu, tj. pomnożyć wymiar etatu przez wymiar urlopu wypoczynkowego, a zatem 1/3 etatu z 20 dni = 6,66 dni,
• zaokrąglić urlop do pełnego dnia w górę, tj. do 7 dni,
• naliczyć urlop za 1 miesiąc pracy, mnożąc 1/12 przez wymiar przysługującego pracownikowi urlopu, a zatem 1/12 z 7 dni = 0,58 dnia,
• przeliczyć urlop wypoczynkowy na godziny przyjmując, że 1 dzień urlopu to 8 godzin, zatem 8 godzin x 0,58 dnia = 4,64, tj. 4 godziny i 0,64 godziny. Następnie 60 minut x x 0,64 = 38,4 minuty (dla łatwego rozliczenia czasu pracy można zaokrąglić do 40 minut). Po miesiącu pracy pracownik będzie mógł wykorzystać 4 godziny i 38,4 minuty urlopu (40 minut).

Wymiar urlopu wypoczynkowego dla niepełnoetatowców w zaokrągleniu do pełnego dnia

Podstawa wymiaru urlopu w roku kalendarzowym	1/2 etatu	1/3 etatu	2/3 etatu	1/4 etatu	3/4 etatu	1/5 etatu	2/5 etatu	3/5 etatu	4/5 etatu
20 dni	10 dni	7 dni	14 dni	5 dni	15 dni	4 dni	8 dni	12 dni	16 dni
26 dni	13 dni	9 dni	18 dni	7 dni	20 dni	6 dni	11 dni	16 dni	21 dni

Ustalanie wymiaru urlopu uzupełniającego 

Z urlopem uzupełniającym mamy do czynienia, gdy pracownik w danym roku kalendarzowym już wykorzystał urlop wypoczynkowy i w tym samym roku nabył prawo do urlopu w większym wymiarze (art. 158 Kodeksu pracy). 

Pracownik, który nie wykorzystał urlopu, od razu nabywa prawo do urlopu w wyższym wymiarze, a nie do uzupełniającego. 

Przy naliczania urlopu uzupełniającego trzeba pamiętać, że nie ma znaczenia, w jakim miesiącu pracownik nabył prawo do urlopu w większym wymiarze. W takiej sytuacji nie stosuje się zasady proporcjonalności. Pracownik nabędzie zatem prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego, nawet jeżeli uzyska do niego prawo np. w grudniu danego roku.

Polecamy serwis: Uprawnienia rodzicielskie

Należy również zwrócić uwagę na przypadek, gdy następuje rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem, który w trakcie roku nabył prawo do urlopu w wyższym wymiarze. Wówczas zawsze należy uwzględnić wyższy wymiar urlopu. 

PRZYKŁAD 

Pracownik w kwietniu 2013 r. nabył prawo do urlopu w wymiarze 26 dni. Umowa o pracę z pracownikiem ulega rozwiązaniu w lipcu 2013 r. Obliczając wymiar urlopu, za podstawę wymiaru przyjmujemy 26 dni. Pracownikowi proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w 2013 r. przysługuje 16 dni urlopu wypoczynkowego, tj. 7 miesięcy zatrudnienia z 12 miesięcy kalendarzowych (7/12) z wymiaru 26 dni urlopu w roku kalendarzowym = 15,16 dni urlopu, po zaokrągleniu 16 dni urlopu. 

Zmiana wymiaru czasu pracy w trakcie zatrudnienia a wymiar urlopu

Jeśli w danym roku kalendarzowym zmianie ulega wymiar czasu pracy pracownika, wymiar urlopu należy przeliczyć odrębnie dla każdego wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik był zatrudniony. 

PRZYKŁAD

Pracownik był zatrudniony od stycznia do kwietnia 2013 r. w wymiarze 1/2 etatu, natomiast od maja w wymiarze 3/4 etatu. Pracownik posiada 12-letni staż pracy. W takiej sytuacji osobno liczymy wymiar urlopu za okres od stycznia do kwietnia br. (4 miesiące) w wymiarze 1/2 i osobno od maja do końca roku (8 miesięcy) w wymiarze 3/4 etatu:

• 1/2 etatu z 26 dni urlopu = 13 dni – (wymiar urlopu przysługujący za cały rok),
• 4 miesiące z 12 miesięcy kalendarzowych (4/12) z wymiaru 13 dni urlopu w roku kalendarzowym = 4,33 dni, w zaokrągleniu 5 dni (4/12 z 13 dni).

Następnie liczymy urlop z wymiaru 3/4 etatu:

• 3/4 etatu z 26 dni urlopu = 19,5 dni, w zaokrągleniu 20 dni – (wymiar urlopu przysługujący za cały rok),
• 8 miesięcy z 12 miesięcy kalendarzowych (8/12) z wymiaru 20 dni w roku kalendarzowym = 13,33 dni, w zaokrągleniu 14 dni (8/12 z 20 dni).

Pracownikowi przysługuje 5 + 14 = 19 dni urlopu wypoczynkowego (152 godziny). 

Jeżeli pracownik zmieni wymiar czasu pracy w trakcie miesiąca, to za ten miesiąc przyjmujemy wymiar urlopu, jaki mu przysługiwał, gdy rozpoczynał pracę w tym miesiącu. 

PRZYKŁAD

Pracownik zatrudniony na pełny etat zmienił wymiar etatu od 15 lipca br. na 3/4 etatu. W takim przypadku za lipiec br. pracownikowi należy naliczyć urlop wypoczynkowy z pełnego etatu. Za lipiec br. będzie miał zatem prawo do 1,66 dnia, po zaokrągleniu do 2 dni (w przy wymiarze 20 dni) lub 2,16 dnia, po zaokrągleniu do 3 dni (przy wymiarze 26 dni).

Proporcjonalność urlopu wypoczynkowego

Wymiar urlopu należnego pracownikowi w danym roku kalendarzowym jest proporcjonalny do okresu zatrudnienia.

W sytuacji gdy w danym roku kalendarzowym pracownik rozwiązuje stosunek pracy z jednym pracodawcą i nawiązuje z kolejnym, pracownikowi przysługuje urlop u pierwszego pracodawcy w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia, a u drugiego w wymiarze pozostałym do końca roku kalendarzowego (jeżeli pracownik będzie pozostawał w zatrudnieniu do końca roku) bądź w wymiarze proporcjonalnym (jeżeli pracownik nie będzie pozostawał w zatrudnieniu do końca roku).

Jeżeli pracownik przed rozwiązaniem stosunku pracy wykorzysta urlop w wymiarze wyższym niż przysługiwałby mu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, wówczas u drugiego pracodawcy będzie mu przysługiwał urlop odpowiednio niższy, tj. pozostały do końca roku kalendarzowego, pod warunkiem że z pracownikiem będzie zawarta umowa na czas nie krótszy niż do końca roku kalendarzowego.

UWAGA!

Niepełny miesiąc urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego miesiąca.

PRZYKŁAD

Pracownikowi przysługuje w roku kalendarzowym 26 dni urlopu. Z pierwszym pracodawcą rozwiązał umowę na mocy porozumienia stron 21 lipca 2013 r. – 7/12 x 26 dni = 16 dni (urlop zaokrąglamy do pełnego miesiąca). Pracownik wykorzystał 20 dni urlopu, tj. więcej niż mu proporcjonalnie przysługuje.

Z drugim pracodawcą nawiązał stosunek pracy od 1 sierpnia 2013 r. Ze względu na to, że u pierwszego pracodawcy urlop wykorzystał w wyższym wymiarze, u drugiego pracodawcy będzie mógł wykorzystać tylko 6 dni urlopu, mimo że proporcjonalnie przysługiwałoby mu więcej (5/12 z 26 dni = 11 dni). Informację o wykorzystanym urlopie w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, należy zamieścić w świadectwie pracy. 

Zobacz także: Urlop okolicznościowy

PRZYKŁAD
Pracownik rozwiązuje umowę o pracę zawartą z obecnym pracodawcą 17 sierpnia 2013 r., a z następnym pracodawcą nawiązuje 19 sierpnia 2013 r. i będzie pozostawał w zatrudnieniu do końca roku. Podstawa wymiaru urlopu wynosi 26 dni. Przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego to obecny pracodawca zaokrągla miesiąc do pełnego miesiąca, tj. u obecnego pracodawcy pracownikowi będzie przysługiwał urlop w wymiarze 8/12 z 26 dni = 18 dni. Wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może przekroczyć 26 dni.

Zatem u drugiego pracodawcy pracownikowi będzie przysługiwać 8 dni urlopu. Pracownik wykorzystał już bowiem 18 dni urlopu u pierwszego pracodawcy.
Wymiary urlopu proporcjonalnego w odniesieniu do najczęściej spotykanych wymiarów czasu pracy

Miesiące pracy	Pełny etat		1/2 etatu		1/4 etatu		3/4 etatu		1/5 etatu		2/5 etatu		3/5 etatu		4/5 etatu
	podstawa wymiaru		podstawa wymiaru		podstawa wymiaru		podstawa wymiaru		podstawa wymiaru		podstawa wymiaru		podstawa wymiaru		podstawa wymiaru
	20 dni	26 dni	20 dni	26 dni	20 dni	26 dni	20 dni	26 dni	20 dni	26 dni	20 dni	26 dni	20 dni	26 dni	20 dni	26 dni
Styczeń	2	3	1	2	1	1	2	2	1	1	1	1	1	2	2	2
Luty	4	5	2	3	1	2	3	4	1	1	2	2	2	3	3	4
Marzec	5	7	3	4	2	2	4	5	1	2	2	3	3	4	4	6
Kwiecień	7	9	4	5	2	3	5	7	2	2	3	4	4	6	6	7
Maj	9	11	5	6	3	3	7	9	2	3	4	5	5	7	7	9
Czerwiec	10	13	5	7	3	4	8	10	2	3	4	6	6	8	8	11
Lipiec	12	16	6	8	3	5	9	12	3	4	5	7	7	10	10	13
Sierpień	14	18	7	9	4	5	10	14	3	4	6	8	8	11	11	14
Wrzesień	15	20	8	10	4	6	12	15	3	5	6	9	9	12	12	16
Październik	17	22	9	11	5	6	13	17	4	5	7	10	10	14	14	18
Listopad	19	24	10	12	5	7	14	19	4	6	8	11	11	15	15	20
Grudzień	20	26	10	13	5	7	15	20	4	6	8	11	12	16	16	21

Jak prawidłowo udzielić urlopu i ustalić jego wymiar

Aby prawidło udzielać urlopu wypoczynkowego i ustalać jego wymiar, trzeba przestrzegać kilku zasad.

Podstawowe zasady udzielania i naliczania urlopu wypoczynkowego
Zasada 1	Urlopu udzielamy na dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy, np. pracownik złożył wniosek urlopowy na kolejne 14 dni kalendarzowe. W pierwszym tygodniu pracę miał zaplanowaną od poniedziałku do piątku, a następnie w poniedziałek i od środy do piątku. Faktycznie urlop ma przez 9 dni, gdyż zgodnie z rozkładem czasu pracy jeden z wtorków, soboty i niedziele są jego dniami wolnymi.
Zasada 2	Urlopu udzielamy w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy, np. pracownik jest zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy. W poniedziałek ma zaplanowane 10 godzin pracy, we wtorek 8 godzin pracy. Pracownik złożył wniosek urlopowy na 2 dni – poniedziałek i wtorek. Z puli urlopowej odejmujemy pracownikowi 18 godzin. Udzielenie urlopu w wymiarze mniejszym niż dobowy jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy pozostała pracownikowi część urlopu jest niższa niż jego dobowy wymiar czasu pracy w dniu, na który ma być udzielony urlop, np. pracownik złożył wniosek o udzielenie urlopu na poniedziałek, gdzie zgodnie rozkładem czasu pracy ma zaplanowane 10 godzin pracy. Ponieważ pracownikowi pozostało tylko 8 godzin urlopu, udzielamy pracownikowi urlopu tylko na 8 godzin.
Zasada 3	W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia.
Zasada 4	Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrąglamy w górę do pełnego miesiąca.
Zasada 5	Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w pierwszym roku zatrudnienia nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.
Zasada 6	Przepisy wewnątrzzakładowe w zakresie urlopów nie mogą być mniej korzystne niż przepisy prawa powszechnie obowiązujące.
Zasada 7	Urlopu niewykorzystanego przez pracownika w danym roku kalendarzowym należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Podstawa prawna:

• art. 153, art. 154, art. 1541, art. 1542, art. 155, art. 1551, art. 1552a, art. 1553, art. 158, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 675
• art. 114 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny – j.t. Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 230, poz. 1370