| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Ochrona danych osobowych > Ochrona danych osobowych a prowadzenie akt osobowych pracownika

Ochrona danych osobowych a prowadzenie akt osobowych pracownika

Prowadzenie akt osobowych jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Kolejnym bardzo istotnym obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami, ale także przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także w miejscu chroniącym przed dostępem osób niepowołanych.

Ponadto pracodawca jako administrator danych osobowych pracowników może również powierzyć ich przetwarzanie zewnętrznemu podmiotowi. Zakres przetwarzania danych zawarty jest w odpowiedniej umowie między pracodawcą a firmą zajmująca się przetwarzaniem danych.

Dane wrażliwe

Zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych, zabrania się przetwarzania danych tzw. wrażliwych - ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

Przetwarzanie danych wrażliwych jest jednak dopuszczalne w wymienionych w ustawie następujących przypadkach:

1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;

2) przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarza pełne gwarancje ich ochrony;

3) przetwarzanie takich danych jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby, gdy osoba, której dane dotyczą, nie jest fizycznie lub prawnie zdolna do wyrażenia zgody, do czasu ustanowienia opiekuna prawnego lub kuratora;

4) jest to niezbędne do wykonania statutowych zadań kościołów i innych związków wyznaniowych, stowarzyszeń, fundacji lub innych niezarobkowych organizacji lub instytucji o celach politycznych, naukowych, religijnych, filozoficznych lub związkowych, pod warunkiem, że przetwarzanie danych dotyczy wyłącznie członków tych organizacji lub instytucji albo osób utrzymujących z nimi stałe kontakty w związku z ich działalnością i zapewnione są pełne gwarancje ochrony przetwarzanych danych;

5) przetwarzanie dotyczy danych, które są niezbędne do dochodzenia praw przed sądem;

6) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych jest określony w ustawie;

7) przetwarzanie jest prowadzone w celu ochrony stanu zdrowia, świadczenia usług medycznych lub leczenia pacjentów przez osoby trudniące się zawodowo leczeniem lub świadczeniem innych usług medycznych, zarządzania udzielaniem usług medycznych i są stworzone pełne gwarancje ochrony danych osobowych;

8) przetwarzanie dotyczy danych, które zostały podane do wiadomości publicznej przez osobę, której dane dotyczą;

9) jest to niezbędne do prowadzenia badań naukowych, w tym do przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub stopnia naukowego; publikowanie wyników badań naukowych nie może następować w sposób umożliwiający identyfikację osób, których dane zostały przetworzone;

10) przetwarzanie danych jest prowadzone przez stronę w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z orzeczenia wydanego w postępowaniu sądowym lub administracyjnym.

GIODO

Co do zasady administrator danych jest obowiązany zgłosić zbiór danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych, jednak na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 4 Ustawy o ochronie danych osobowych z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się, a więc m.in. pracodawcy.

Podstawa prawna:

- Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz.U.1997.78.483 z dnia 1997.07.16)

- ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2016.1666 t.j. z dnia 2016.10.12),

- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2016.922 t.j. z dnia 2016.06.28).

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

KODEKS PRACY 2019

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

Eksperci portalu infor.pl

Gardocki i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni

Polska Kancelaria świadcząca kompleksową obsługę prawną.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »