REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych - opracowanie, wdrożenie

Bartosz Pudo
Ślązak, Zapiór i Partnerzy – Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych sp. p.
Ekspert we wszystkich dziedzinach prawa związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej
Dane osobowe/ Fot. Fotolia
Dane osobowe/ Fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ciąży na ADO. To on bowiem jest zobowiązany do zabezpieczenia przetwarzanych przez siebie danych osobowych, a dokumentacja jest jednym z elementów systemu zabezpieczeń, stanowiąc wręcz jego kręgosłup. W końcu to właśnie Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja opisują wszystkie procedury postępowania z przetwarzanymi przez ADO danymi osobowymi oraz sposoby ich zabezpieczenia i wykorzystywane w tym celu instrumenty.

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych

Jakie warunki musi spełnić każdy Administrator Danych Osobowych (ADO) musi spełnić, by przetwarzanie danych w jego organizacji odbywało się zgodnie z prawem? Jednym z podstawowych wymogów jest stworzenie i przede wszystkim wdrożenie przez ADO odpowiedniej dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych.

Autopromocja

Skąd to wynika?

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych nakłada na ADO przepis art. 36 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych (mowa tam o „dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną”). Szczegółowy zakres i sposób prowadzenia dokumentacji opisuje natomiast Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

Zobacz również: Ochrona danych osobowych pracownika

Dokumentacja… ale jaka?

Zgodnie z § 3. ust. 1 Rozporządzenia na dokumentację, o której mowa powyżej składa się:

a. Polityka Bezpieczeństwa;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

b. Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych Osobowych (Instrukcja).

Co na to ADO?

Obowiązek opracowania i wdrożenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ciąży na ADO. To on bowiem jest zobowiązany do zabezpieczenia przetwarzanych przez siebie danych osobowych, a dokumentacja jest jednym z elementów systemu zabezpieczeń, stanowiąc wręcz jego kręgosłup. W końcu to właśnie Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja opisują wszystkie procedury postępowania z przetwarzanymi przez ADO danymi osobowymi oraz sposoby ich zabezpieczenia i wykorzystywane w tym celu instrumenty.

Tym samym, w przypadku braku opracowania i wdrożenia odpowiedniej dokumentacji, to na ADO spoczywać będzie odpowiedzialność z tego tytułu, w tym odpowiedzialność karna. W przypadku, gdy ADO jest jednostką organizacyjną, odpowiedzialność ta ciążyć będzie na kierowniku tej jednostki, w tym np. na członkach zarządu. Stosownie bowiem do treści przepisu art. 52 ustawy, administrujący danymi, który choćby nieumyślnie narusza obowiązek ich zabezpieczenia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Opracowanie i wdrożenie

Przepisy wymagają, by dokumentacja, o której mowa powyżej, nie tylko została przez ADO opracowana, ale również rzeczywiście wdrożona w jego organizacji. Cóż to znaczy?

Chodzi o uniknięcie sytuacji, w której dokumentacja, nawet najlepsza, przygotowana przez specjalistę, nie jest w praktyce stosowana. Ba, po przygotowaniu wylądowała na dnie szafy i nikt w firmie nie miał nawet okazji się z nią zapoznać.

Dokumentacja z zakresu ochrony danych osobowych powinna być wprowadzona w życie sposobem, który zwyczajowo stosowany jest w danej firmie. Może to się więc odbyć na podstawie uchwały zarządu w przedmiocie wdrożenia postanowień Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji. Konieczne jest jednak, o czym często się zapomina, że samo formalne nadanie dokumentacji „mocy obowiązującej” nie wystarczy do przeprowadzenia skutecznego wdrożenia.

Zobacz również: Czytnik linii papilarnych - kontrola czasu pracy przez pracodawcę

Najważniejszym etapem procesu wdrożeniowego jest podjęcie działań w kierunku rzeczywistego stosowania i egzekwowania postanowień każdego z dokumentów. Pracownicy, czy nawet kierownicy jednostki organizacyjnej, a więc np. członkowie zarządu, muszą podporządkować się wprowadzonym procedurom. Zwykle przydatne staje się również odpowiednie przeszkolenie pracowników, a przynajmniej tych spośród nich, którzy wykonują zadania kluczowe z punktu widzenia zabezpieczenia danych osobowych, np. księgowe/kadrowe.

Gdzie w tym wszystkim ABI?

Swoją rolę w procesie prowadzenia dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych ma również ABI. Zgodnie z przepisem art. 36a ust. 2 pkt 1 b), do zadań ABI należy nadzorowanie opracowania i aktualizowania Polityki Bezpieczeństwa i Instrukcji. Oznacza to więc, że na ABI ciąży obowiązek sprawdzenia, czy dokumentacja została opracowana i wdrożona. Nadto, ABI czuwać winien nad jej aktualnością i podejmowania działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Pamiętać przy tym jednak trzeba, że odpowiedzialność ABI z tytułu niedopełnienia w/w obowiązków ogranicza się tylko do odpowiedzialności służbowej. Obowiązek prowadzenia dokumentacji i zabezpieczenia danych nadal bowiem obciąża ADO.

Bartosz Pudo

Prawnik związany z Kancelarią Adwokatów i Radców Prawnych Ślązak, Zapiór i Wspólnicy. Koordynuje wszystkie procesy wdrażania oraz dostosowywania do obowiązujących przepisów procedur z zakresu ochrony danych osobowych u klientów. Doradzał także w procesie wdrażania systemów informatycznych oraz aplikacji mobilnych, m.in. wykorzystywanej przez jedną z międzynarodowych grup kapitałowych internetowej platformy rekrutacyjnej. Analizował aspekty prawne procesu tworzenia i wprowadzenia na rynek europejski urządzeń elektronicznych produkowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W zakres jego specjalizacji wchodzą również sprawy z zakresu prawa własności intelektualnej oraz prawa konkurencji. Opiniuje umowy oraz doradza w sporach dotyczących praw autorskich, zwłaszcza w przemysłach kreatywnych i branży IT.

Autor bloga personalia.com.pl poświęconego tematyce ochrony danych osobowych. 

Polecamy serwis: Ochrona danych osobowych

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    Światowy Dzień Świadomości Autyzmu

    Dzień 2 kwietnia to Światowy Dzień Świadomości Autyzmu. Został on ustanowiony w 2008 r. Jego celem jest propagowanie wiedzy na temat autyzmu i budowanie wrażliwości społecznej w tym zakresie. Wiele osób neuroróżnorodnych wciąż spotyka się z trudnościami w znalezieniu odpowiedniego dla siebie miejsca pracy. Kiedy dojdzie już do zatrudnienia ważne jest to jak pracodawcy i współpracownicy traktują osoby z autyzmem. 

    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    REKLAMA

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    REKLAMA

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA