reklama
| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Ochrona danych osobowych > Praca zdalna - procedury, regulaminy i zabezpieczenia RODO

Praca zdalna - procedury, regulaminy i zabezpieczenia RODO

Pracodawcy, którzy wysłali pracowników do pracy zdalnej powinni pamiętać o odpowiednich procedurach, regulaminach i zabezpieczeniach RODO. Przyjmowane rozwiązania pracy zdalnej już w fazie projektowania muszą być zgodne z rozporządzeniem RODO.

Praca zdalna: Czy masz wdrożone procedury, regulaminy i zabezpieczenia RODO?

Epidemia koronawirusa obfituje w sytuacje dotąd nieznane i stanowi duże wyzwanie również z perspektywy ochrony danych osobowych. Na najczęściej zadawane pytania w tym zakresie odpowiada: radca prawny, mec. Andrzej Piotr Wilk oraz aplikant radcowski, mec. Katarzyna Świerkot, eksperci ds. ochrony danych osobowych z kancelarii prawnej Chałas i Wspólnicy.

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

 „(…) nawet w tych wyjątkowych czasach administrator i podmiot przetwarzający muszą zapewnić ochronę danych osobowych osób, których dane dotyczą. W związku z tym należy wziąć pod uwagę szereg czynników gwarantujących zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych i we wszystkich przypadkach należy przypomnieć, że wszelkie środki podejmowane w tym kontekście muszą być zgodne z ogólnymi zasadami prawa i nie mogą być nieodwracalne. Sytuacja nadzwyczajna jest warunkiem prawnym, który może uzasadniać ograniczenie wolności, pod warunkiem że ograniczenia te są proporcjonalne i ograniczone do okresu nadzwyczajnego.”

(dostęp: https://uodo.gov.pl/pl/138/1463)

Wysłanie pracowników do pracy zdalnej wymaga od pracodawcy przedsięwzięcia nawet większej ilości środków zapobiegawczych i ochronnych niż w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy byliby normalnie w biurze – trzeba zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne.

Przyjmowane rozwiązania pracy zdalnej muszą już w fazie ich projektowania być zgodne z rozporządzeniem RODO – zasada privacy by design (art. 25 rozporządzenia RODO).

Należy pamiętać, że pracownicy mają dostęp do szczególnie istotnych danych, stanowiących nierzadko tajemnicę przedsiębiorstwa. Ich wyciek może narazić firmę na ogromne straty.

W dodatku pracownicy mają dostęp do danych osobowych. Z tego względu należy zapewnić każdemu z pracowników odpowiednie szkolenie z zakresu obowiązującej w firmie procedury bezpieczeństwa oraz zasad korzystania z narzędzi. Jak również zadbać o udokumentowanie tego faktu. Dobrze wdrożyć jest (o ile jeszcze tego nie zrobiono) oświadczenia o zachowaniu poufności oraz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, jak również sam rejestr takich upoważnień.

Pracodawcy, biorąc pod uwagę zawodowy charakter ich działalności i obowiązek dołożenia należytej staranności, powinni uregulować kwestie pracy zdalnej w dokumentacji wewnętrznej  tj. wdrożyć regulamin pracy zdalnej.  Jeżeli u Pracodawcy nie wdrożono jeszcze Polityki Ochrony Danych Osobowych lub Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym to właśnie jest ten moment gdzie wdrożenie tych dokumentów (wobec pracy zdalnej) wydaje się niezbędne. Należałoby przemyśleć kwestie stworzenia lub aktualizacji dokumentu zawierającego wykaz zabezpieczeń, jak również dokumentacji dot. wykonywania sprawdzeń okresowych zabezpieczeń. Uzasadnione wydaje się również prowadzenie ewidencji urządzeń przenośnych, które mają dostęp do danych firmowych. Wobec rozproszenia struktury organizacji ze względu na pracę zdalną istotne jest również zadbanie o odpowiednie ewidencjonowanie pozyskanych zgód na przetwarzanie danych osobowych np. w formie ewidencji zgód. Pracodawca powinien przypominać pracownikom o konieczności dopełniania obowiązku informacyjnego wobec klientów, kontrahentów. W tym zakresie dobrze byłoby wdrożyć instrukcję lub choć krótki komunikat.  Wdrożenie ww. dokumentów nie jest tylko zbędną biurokracją. Przypomnieć, trzeba, iż art. 24 ust. 2 rozporządzenia RODO przewiduje obowiązek wdrożenia polityk ochrony danych osobowych, gdy jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania. Wydaje się, iż sytuacja taka ma miejsce właśnie w obecnym czasie walki z epidemią koronawirusa. Konieczność pracy zdalnej i związane z tym ryzyka i wyzwania w zakresie ochrony danych osobowych stanowią o podstawie do samoregulacji przez Administratorów danych osobowych.

reklama

Czytaj także

Data publikacji:

Ekspert:

Chałas i Wspólnicy

Kancelaria Prawna

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Wysłanie pracowników do pracy zdalnej wymaga od pracodawcy przedsięwzięcia nawet większej ilości środków zapobiegawczych i ochronnych niż w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy byliby normalnie w biurze – trzeba zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne./Fot. Shutterstock
Wysłanie pracowników do pracy zdalnej wymaga od pracodawcy przedsięwzięcia nawet większej ilości środków zapobiegawczych i ochronnych niż w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy byliby normalnie w biurze – trzeba zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne./Fot. Shutterstock

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń - wydanie cyfrowe (eMP)348.00 zł
reklama

Narzędzia kadrowego

reklama
reklama

POLECANE

reklama

KORONAWIRUS A PRAWO PRACY

reklama

Ostatnio na forum

reklama

Wszystko co musisz wiedzieć o PPK

reklama

Eksperci portalu infor.pl

Instytut Strategii

Ekspert w zakresie warsztatów dla firm

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
reklama
reklama
reklama