REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna - procedury, regulaminy i zabezpieczenia RODO

Chałas i Wspólnicy
Kancelaria Prawna
Wysłanie pracowników do pracy zdalnej wymaga od pracodawcy przedsięwzięcia nawet większej ilości środków zapobiegawczych i ochronnych niż w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy byliby normalnie w biurze – trzeba zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne./Fot. Shutterstock
Wysłanie pracowników do pracy zdalnej wymaga od pracodawcy przedsięwzięcia nawet większej ilości środków zapobiegawczych i ochronnych niż w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy byliby normalnie w biurze – trzeba zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne./Fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Pracodawcy, którzy wysłali pracowników do pracy zdalnej powinni pamiętać o odpowiednich procedurach, regulaminach i zabezpieczeniach RODO. Przyjmowane rozwiązania pracy zdalnej już w fazie projektowania muszą być zgodne z rozporządzeniem RODO.

Praca zdalna: Czy masz wdrożone procedury, regulaminy i zabezpieczenia RODO?

Epidemia koronawirusa obfituje w sytuacje dotąd nieznane i stanowi duże wyzwanie również z perspektywy ochrony danych osobowych. Na najczęściej zadawane pytania w tym zakresie odpowiada: radca prawny, mec. Andrzej Piotr Wilk oraz aplikant radcowski, mec. Katarzyna Świerkot, eksperci ds. ochrony danych osobowych z kancelarii prawnej Chałas i Wspólnicy.

Autopromocja

Polecamy: Kodeks pracy 2020. Praktyczny komentarz z przykładami

 „(…) nawet w tych wyjątkowych czasach administrator i podmiot przetwarzający muszą zapewnić ochronę danych osobowych osób, których dane dotyczą. W związku z tym należy wziąć pod uwagę szereg czynników gwarantujących zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych i we wszystkich przypadkach należy przypomnieć, że wszelkie środki podejmowane w tym kontekście muszą być zgodne z ogólnymi zasadami prawa i nie mogą być nieodwracalne. Sytuacja nadzwyczajna jest warunkiem prawnym, który może uzasadniać ograniczenie wolności, pod warunkiem że ograniczenia te są proporcjonalne i ograniczone do okresu nadzwyczajnego.”

(dostęp: https://uodo.gov.pl/pl/138/1463)

Wysłanie pracowników do pracy zdalnej wymaga od pracodawcy przedsięwzięcia nawet większej ilości środków zapobiegawczych i ochronnych niż w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy byliby normalnie w biurze – trzeba zadbać o odpowiednie procedury wewnętrzne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przyjmowane rozwiązania pracy zdalnej muszą już w fazie ich projektowania być zgodne z rozporządzeniem RODO – zasada privacy by design (art. 25 rozporządzenia RODO).

Należy pamiętać, że pracownicy mają dostęp do szczególnie istotnych danych, stanowiących nierzadko tajemnicę przedsiębiorstwa. Ich wyciek może narazić firmę na ogromne straty.

W dodatku pracownicy mają dostęp do danych osobowych. Z tego względu należy zapewnić każdemu z pracowników odpowiednie szkolenie z zakresu obowiązującej w firmie procedury bezpieczeństwa oraz zasad korzystania z narzędzi. Jak również zadbać o udokumentowanie tego faktu. Dobrze wdrożyć jest (o ile jeszcze tego nie zrobiono) oświadczenia o zachowaniu poufności oraz upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, jak również sam rejestr takich upoważnień.

Pracodawcy, biorąc pod uwagę zawodowy charakter ich działalności i obowiązek dołożenia należytej staranności, powinni uregulować kwestie pracy zdalnej w dokumentacji wewnętrznej  tj. wdrożyć regulamin pracy zdalnej.  Jeżeli u Pracodawcy nie wdrożono jeszcze Polityki Ochrony Danych Osobowych lub Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym to właśnie jest ten moment gdzie wdrożenie tych dokumentów (wobec pracy zdalnej) wydaje się niezbędne. Należałoby przemyśleć kwestie stworzenia lub aktualizacji dokumentu zawierającego wykaz zabezpieczeń, jak również dokumentacji dot. wykonywania sprawdzeń okresowych zabezpieczeń. Uzasadnione wydaje się również prowadzenie ewidencji urządzeń przenośnych, które mają dostęp do danych firmowych. Wobec rozproszenia struktury organizacji ze względu na pracę zdalną istotne jest również zadbanie o odpowiednie ewidencjonowanie pozyskanych zgód na przetwarzanie danych osobowych np. w formie ewidencji zgód. Pracodawca powinien przypominać pracownikom o konieczności dopełniania obowiązku informacyjnego wobec klientów, kontrahentów. W tym zakresie dobrze byłoby wdrożyć instrukcję lub choć krótki komunikat.  Wdrożenie ww. dokumentów nie jest tylko zbędną biurokracją. Przypomnieć, trzeba, iż art. 24 ust. 2 rozporządzenia RODO przewiduje obowiązek wdrożenia polityk ochrony danych osobowych, gdy jest to proporcjonalne w stosunku do czynności przetwarzania. Wydaje się, iż sytuacja taka ma miejsce właśnie w obecnym czasie walki z epidemią koronawirusa. Konieczność pracy zdalnej i związane z tym ryzyka i wyzwania w zakresie ochrony danych osobowych stanowią o podstawie do samoregulacji przez Administratorów danych osobowych.

Warto wskazać, że to na nich (Administratorach) spoczywa na podstawie art. 5 RODO obowiązek wykazania Urzędowi Ochrony Danych Osobowych, iż przetwarzają dane osobowe zgodnie z RODO i w tym zakresie podjęli wszystkie niezbędne kroki i narzędzia. Zwrócił na to uwagę Prezes UODO w komunikacie z dnia 17.03.2020 r. podkreślając wagę wewnętrznych zasad i procedur organizacyjnych dot. logowania, udostępniania danych i przetwarzania danych (dostęp: https://uodo.gov.pl/pl/138/1459).

Pracodawcy powinni udostępniać pracownikom odpowiedni sprzęt i oprogramowanie. Wprawdzie w komunikacie z dnia 17.03.2020 r. Prezes UODO dopuścił możliwość wysyłki korespondencji służbowej z maila prywatnego, to sytuacja ta powinna występować w drodze wyjątku i mieć charakter awaryjny. Dodatkowo Prezes UODO zwrócił również uwagę na kwestie szyfrowania i przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych w komunikacji mailowej – odpowiednie tytuł wiadomości itp.

Zgodnie z treścią art. 32 rozporządzenia RODO uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, administrator i podmiot przetwarzający wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w tym między innymi w stosownym przypadku: a) pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;  b)zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania; c) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego; d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Oceniając, czy stopień bezpieczeństwa jest odpowiedni, powinno uwzględniać się w szczególności ryzyko wiążące się z przetwarzaniem, w szczególności wynikające z przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Komunikat UODO ww. kontekście  przypomina również o kwestiach:

  • nie instalowania dodatkowych aplikacji i oprogramowania niezgodnego z wewnętrzną procedurą organizacji, np. dokumentem polityka pracy zdalnej w organizacji;
  • ciągłego zapewnienia aktualności oprogramowania, w tym systemu antywirusowego, sytemu operacyjnego;
  • zapewnienia bezpiecznej przestrzeni do pracy z danymi osobowymi;
  • stosowaniu adekwatnych haseł, wielopoziomowych uwierzytelnień;
  • podejmowaniu szczególnych środków ochrony sprzętów na których przetwarzane są dane osobowe;
  • nie przesyłaniu mailem informacji zaszyfrowanej razem z hasłem pozwalającym na jej odszyfrowanie;
  • odpowiedniej organizacji miejsca pracy w domu tak by zapewnić poufność danych osobowych (nasi domownicy, współlokatorzy nie powinni mieć do nich dostępu);
  • łączenia się z zaufanymi źródłami dostępu do sieci, oraz stosowania VPN, szyfrowania komunikacji.

Pamiętać należy również o urządzeniach przenośnych, które również powinny być aktualizowane i zawierać oprogramowanie antywirusowe, czy o odpowiedniej polityce haseł, w tym ich długości i częstotliwości zmiany, jak również sprawdzeniu czy nowe aplikacje, narzędzia, oprogramowanie, które stosujemy nie spowoduje konieczności wprowadzenia zmian w klauzulach informacyjnych czy rejestrze czynności przetwarzania ze względu np. na transfer danych poza obszar EOG (Unia Europejska, Norwegia, Islandia i Liechtenstein) – w tym zakresie należy zadbać o kwestia podstawy transferu (decyzja Komisji o adekwatnych zabezpieczeniach,  czy standardowe klauzule umowne).  Licencje na oprogramowanie powinny mieć charakter komercyjny, a nie osobisty w grę wchodzi nie tylko kwestia pozostawania w zgodzie z licencjami, ale również zawierania umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Często takie postanowienia zawarte są w regulaminach usługi. Oprogramowanie do użytku osobistego może nie spełniać kryteriów bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Nie można zaniedbywać rejestru czynności przetwarzania czy rejestru kategorii czynności przetwarzania – dokumenty te powinny być stale aktualizowane. Warto zadbać o stworzenie także rejestru obszarów przetwarzania tak by zapanować nad rozproszeniem miejscowym w zakresie przetwarzanych danych osobowych.  Najczęstszym i bardzo poważnym błędem są zaniedbania w zakresie obowiązku zapewnienia aktualności danych osobowych (zasada prawidłowości) jak również o wykonywaniu odpowiednich kopii, aby nie doszło do ich przypadkowej utraty lub zniszczenia lub uszkodzenia (zasada integralności i poufności).

Polecamy serwis: Odpowiedzialność, prawa i obowiązki

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Majówka 2024 – kiedy dni wolne?

    Majówka 2024 – kiedy wypada? Jakie dni wolne wypadają w majówkę? W maju 2024 roku mamy aż 4 święta wolne od pracy. Sprawdź, kiedy wypada długi weekend majowy, a może nawet i dwa długie weekendy!

    Przygotuj się na ograniczenia w handlu w Wielką Sobotę. Sklepy będą pracować krócej!

    Wielkanoc tuż, tuż, więc nic dziwnego, że sklepy są oblężone. W Wielki Piątek wiele z nich przedłużyło godziny handlu. Warto zrobić wcześniej zakupy, bowiem w sobotę handel będzie ograniczony. W jakich godzinach sklepy będą handlować w Wielką Sobotę?

    ZUS: 1431 zł odszkodowania za każdy procent uszczerbku na zdrowiu. Od 1 kwietnia 2024 r. nowe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej

    Od 1 kwietnia 2024 r. obowiązują nowe, wyższe kwoty odszkodowań z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej. Lekarz orzecznik może przyznać 1431 zł za każdy procent stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu.

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 14 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy przed weekendem majowym jest niedziela handlowa? Jak wypadają niedziele handlowe w kwietniu?

    REKLAMA

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 7 kwietnia 2024 to niedziela handlowa? Czy w kwietniu 2024 jest niedziela handlowa? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    ZUS odpowiada: Czy po 1 kwietnia składać wniosek o ponowne przeliczenie emerytury [nowe tablice GUS]?

    Od 1 kwietnia, przy obliczaniu przyszłych emerytur, ZUS skorzysta z nowej tablicy dalszego trwania życia GUS, co sprawi, że emerytura osoby w wieku 60 lat będzie niższa o 3,7 proc., a osoby w wieku 65 lat – o 4,1 proc. niż obliczona na podstawie poprzedniej tablicy – poinformował rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Dodatki funkcyjne w sądach

    Dodatki funkcyjne w sądach - trwają prace nad przepisami. Mają się zmienić zasady wynagradzania sędziów pełniących funkcje rzeczników dyscyplinarnych. Proponowane zmiany mają charakter przekrojowy, dotyczą modyfikacji wysokości dodatków funkcyjnych przysługujących Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Sędziów Sądów Powszechnych, Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego Sędziów Sądów Powszechnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach apelacyjnych, zastępcy rzecznika dyscyplinarnego działającemu przy sądach okręgowych oraz Rzecznikowi Dyscyplinarnemu Ministra Sprawiedliwości, i służą dostosowaniu wysokości dodatków do rzeczywistego obciążenia zadaniami związanymi z pełnieniem tych funkcji. 

    Jak zarządzać zespołem? Liderem nie trzeba się urodzić. Liczy się cel i chęć współpracy z innymi

    Osoby zarządzające zespołem mają kluczowe znaczenie dla firmy. Prawie co czwarty pracownik chciałby, by jego przełożony częściej go doceniał. Blisko połowa jest gotowa odejść z pracy z powodu szefa.

    REKLAMA

    Odmienne poglądy polityczne pracownika a dyskryminacja

    Zbliżają się wybory samorządowe. W wielu miejscach, w tym w pracy, trwają rozmowy, spory i wymiana myśli politycznych co do programów i kandydatów. Trzeba jednak wiedzieć, że pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, m.in. bez względu na przekonania polityczne. Nie można więc ponosić negatywnych konsekwencji w miejscu pracy, szczególnie jeżeli ma się odmienne poglądy od pracodawcy. Nawet jeżeli jest się zatrudnionym w jednotach samorządu terytorialnego, gdzie niestety często ma miejsce rotacja pracowników ze względu na tzw. układy polityczne - powinna obowiązywać zasada wolności słowa i własnych poglądów politycznych.

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia

    Urlop bezpłatny - zastanów się czy chcesz iść, możesz być wytypowany do zwolnienia. Dal pracodawcy liczy się dyspozycyjność pracownika. Wytypowanie do zwolnienia pracownika, przebywającego na długotrwałym urlopie bezpłatnym i korzystającego w tym czasie z innego źródła utrzymania, stanowi obiektywne i racjonalne kryterium doboru do wypowiedzenia umowy o pracę, co nie świadczy o charakterze dyskryminacyjnym zwolnienia. Zgodne z zasadami współżycia społecznego jest przyjęcie przez pracodawcę jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia ich dyspozycyjności, rozumianej jako możliwość liczenia na obecność pracownika w pracy, w czasie na nią przeznaczonym, gdy przeciwieństwem tak rozumianej dyspozycyjności są częste absencje pracownika, spowodowane złym stanem zdrowia, jak również inne przypadki usprawiedliwionej nieobecności.

    REKLAMA