REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak wprowadzić i stosować monitoring po 25 maja 2018 r.

Sebastian Kryczka
Sebastian Kryczka
Jak wprowadzić i stosować monitoring po 25 maja 2018 r./fot.fotolia
Jak wprowadzić i stosować monitoring po 25 maja 2018 r./fot.fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy możliwość stosowania monitoringu terenu zakładu pracy i służbowej poczty elektronicznej w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy. Jak krok po kroku wprowadzić monitoring zakładowy po zmianach przepisów?

Możliwe jest także stosowanie innych form monitoringu, takich jak kontrola wykorzystywania służbowych telefonów czy geolokalizacja służbowych samochodów. Stosowanie monitoringu przez pracodawców może być kontrolowane przez inspektorów pracy.

Autopromocja

Od 25 maja 2018 r. obowiązują przepisy Kodeksu pracy dotyczące monitoringu wizyjnego oraz służbowej poczty elektronicznej pracowników. Jest to rezultat obowiązywania przepisów tzw. RODO, czyli unijnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz nowej ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, która uzupełniła Kodeks pracy o dodatkowe przepisy dotyczące monitoringu zakładowego.

Jak wprowadzić i stosować monitoring

Pracodawca, który ma zamiar objąć zakład pracy monitoringiem powinien zachować właściwą w tym zakresie procedurę, w tym kolejność postępowania, która w żadnym razie nie może być przypadkowa - mimo tego, że pracodawca w praktyce wypełni wszystkie obowiązki związane z wprowadzeniem monitoringu zakładowego.

Procedura wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy wygląda następująco:

Krok 1. Ustalenie rodzaju stosowanego monitoringu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracodawcy mają przewidzianą w sposób bezpośredni możliwość wprowadzenia następujących rodzajów monitoringu zakładowego:

  • przy użyciu kamer,
  • monitoring służbowej poczty elektronicznej,
  • inne formy monitoringu.

Podstawową formą monitoringu zakładowego przewidzianą nowymi przepisami jest monitoring przy użyciu kamer. W praktyce stosuje się go od wielu lat w różnych zakładach pracy.. Podstawowym elementem takiego systemu nadzoru jest kamera, przy pomocy której obraz jest przekazywany na dowolną odległość. Może on być odtwarzany na monitorach ekranowych w czasie rzeczywistym, istnieje również możliwość zapisywania i archiwizowania danych pochodzących z omawianej formy monitoringu.

Drugi rodzaj monitoringu, którego stosowanie zostało bezpośrednio przewidziane w przepisach, to monitoring służbowej poczty elektronicznej. Monitoring z wykorzystaniem kamer oraz służbowej poczty elektronicznej nie są jedynymi rodzajami monitoringu, jakie pracodawca może wprowadzić. Kodeks pracy dopuszcza stosowanie innych form monitoringu. Wobec braku szczególnych wskazań czy obostrzeń wynikających z Kodeksu pracy można do nich przykładowo zaliczyć monitoring wykorzystywania służbowych telefonów czy geolokalizację np. służbowych samochodów.

Krok 2. Ustalenie podstaw wprowadzenia danej formy monitoringu zakładowego.

Aby wprowadzenie danej formy monitoringu było legalne, należy sprawdzić, czy jego wprowadzenie jest zasadne.

Monitoring przy użyciu kamer może być stosowany wyłącznie wówczas, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia:

  • bezpieczeństwa pracowników,
  • ochrony mienia,
  • kontroli produkcji,
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Powyższe przesłanki uzasadniające wprowadzenie monitoringu nie muszą występować łącznie. Wystarczy, aby pracodawca wykazał, że wprowadzenie monitoringu wizyjnego jest niezbędne dla osiągnięcia jednego z powyższych celów.

Przykład

Pracodawca prowadzi zakład produkcyjny, w którym stosowane są procesy pracy stwarzające szczególne zagrożenia dla pracowników. W przeszłości miały miejsce wypadki przy pracy. Pracodawca uznał, że specyfika zakładu pracy, w tym zagrożenia wypadkowe, uzasadniają wprowadzenie monitoringu wizyjnego. W powyższym przypadku należy przyjąć, że zastosowanie monitoringu jest jak najbardziej zasadne i usprawiedliwione. Istnieje bowiem duża szansa, że pracownicy objęci monitoringiem będą wykonywali pracę w sposób bardziej uważny i zgodny z zasadami bezpieczeństwa pracy.

Powodem wprowadzenia monitoringu służbowej poczty elektronicznej jest konieczność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ta sama zasada dotyczy pozostałych, niesprecyzowanych w przepisach form monitoringu.

Fakt, że przepisy Kodeksu pracy przewidują poszczególne rodzaje monitoringu, w tym formy bezpośrednio nieuregulowane, nie daje jeszcze podstaw do ich zastosowania. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie wykazać celu zastosowania monitoringu, wówczas jego stosowanie jest nielegalne.

Krok 3. Określenie zakresu monitoringu.

Dopuszczalność stosowania danej formy monitoringu nie oznacza, że może on być stosowany w nieograniczonym zakresie. Pracodawca powinien kierować się więc zasadą, że monitoring ma być stosowany wyłącznie "w zakresie niezbędnym" do osiągnięcia konkretnych, usprawiedliwionych celów.

Właściwe określenie zakresu monitoringu nabiera szczególnego znaczenia w przypadku stosowania kamer. Zasadą jest, że mogą być one zainstalowane na terenie zakładu pracy (włączając teren wokół zakładu pracy). Oznacza to, że monitoring może obejmować przykładowo pomieszczenia pracy jak również teren nieruchomości zajmowanej przez pracodawcę.

Monitoringiem wizyjnym nie powinno obejmować się pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celów związanych z bezpieczeństwem, ochroną mienia czy kontrolą produkcji.

Przykład

Pracownicy zatrudnieni w zakładzie, których celem jest utrzymanie porządku i czystości na terenie zakładu zgłaszają regularnie pracodawcy o nieuzasadnionym szybkim zużywaniu się wyposażenia pomieszczeń sanitarnych - papierowych ręczników oraz mydła w płynie. Jeden z pracowników został przyłapany, kiedy próbował wynieść z zakładu opakowanie ręczników papierowych, za co został ukarany karą porządkową. Pracodawca uznał, że w takim przypadku zachodzi przesłanka wprowadzenia monitoringu pomieszczeń sanitarnych. W opisywanej sytuacji pracodawca ma prawo zainstalować kamery w pomieszczeniach sanitarnych w celu ochrony mienia pracodawcy.

Należy podkreślić, że stosowanie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach czy pomieszczeniach udostępnionych organizacji związkowej nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracowników, w tym zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Rolą pracodawcy jest w takim przypadku stosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.


Właściwe określenie zakresu monitoringu ma również istotne znaczenie w przypadku kontroli poczty elektronicznej. Przepisy dopuszczają wyłącznie stosowanie monitoringu poczty służbowej. Rozciągnięcie zakresu monitoringu na pocztę prywatną pracownika, która jest przykładowo sprawdzana podczas przerwy w pracy będzie działaniem bezprawnym i ingerującym w prawo pracownika do prywatności.

Krok 4. Uregulowanie stosowania monitoringu w przepisach zakładowych.

Pracodawca, który jest przekonany o zasadności i niezbędności wprowadzenia danej formy monitoringu, powinien zagadnienie monitoringu oficjalnie uregulować na poziomie zakładowym.

Zagadnienia dotyczące monitoringu powinny być uregulowane w:

  • układzie zbiorowym pracy,
  • regulaminie pracy,
  • obwieszczeniu - w przypadku gdy pracodawca nie jest zobligowany do wydania regulaminu pracy lub nie jest objęty układem zbiorowym.

Zapisy dotyczące monitoringu w wyżej wskazanych zakładowych źródłach prawa pracy nie mogą być dowolne. Powinny odnosić się do celów wprowadzenia monitoringu, zakresu w jakim będzie on wprowadzany oraz sposobów jego zastosowania. Należy pamiętać, że wprowadzenie monitoringu bez jego uprzedniego uregulowania w przepisach zakładowych nie tylko jest sprzeczne z przepisami prawa pracy, ale może także naruszać przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Krok 5. Poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu.

Monitoring zakładowy, niezależnie od tego, czy są nim kamery, kontrola służbowej poczty elektronicznej czy też inne rodzaje monitoringu, nie jest sprawą tajną. Pracownicy nie tylko mają prawo wiedzieć o stosowanych formach monitoringu, ale być odpowiednio wcześnie uprzedzeni o jego wprowadzeniu.

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Można się zastanawiać, co należy rozumieć przez pojęcie "w sposób przyjęty u danego pracodawcy", skoro wcześniej żadne informacje dotyczące monitoringu nie były przedstawiane, ponieważ nie był on wprowadzany. Należy przyjąć, że poinformowanie pracowników o wprowadzaniu monitoringu może nastąpić w dowolny, zwyczajowo przyjęty sposób, w jakim przedstawiane są zmiany czy uzupełnienia do przepisów zakładowych. Tym samym informacja w sprawie monitoringu może być umieszczona na tablicy ogłoszeń w zakładzie pracy czy w formie e-maila lub informacji zamieszczonej na wewnętrznej stronie intranetowej pracodawcy.

Przykład

Pracodawca prowadzi duży zakład, w którym zatrudnieni są pracownicy produkcyjni świadczący pracę w halach produkcyjnych przy poszczególnych maszynach ciągu technologicznego oraz pracownicy biurowi wykonujący pracę w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Pracodawca poinformował pracowników o zamiarze wprowadzenia monitoringu zakładowego na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem przesyłając stosowne maile na służbowe skrzynki pocztowe pracowników. Postępowanie pracodawcy można uznać za prawidłowe pod warunkiem, że każdy z pracowników ma dostęp do służbowego komputera i poczty służbowej. W przypadku pracowników produkcyjnych, jeżeli nie mają oni z racji wykonywanych obowiązków dostępu do służbowej poczty elektronicznej, nie można mówić o prawidłowym wypełnieniu obowiązku informacyjnego.

Krok 6. Oznaczenie miejsc monitorowanych.

Umieszczenie stosownych zapisów dotyczących monitoringu w regulacjach zakładowych oraz poinformowanie pracowników o zamiarze jego wprowadzenia nie kończy obowiązków informacyjnych związanych z zasadą jawności monitoringu.

Wprowadzenie monitoringu wiąże się również z obowiązkiem oznaczenia pomieszczeń oraz terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub informacji dźwiękowych, nie później niż 1 dzień przed jego uruchomieniem.

Sposób właściwego oznakowania stref monitorowanych zależy więc od swobodnej decyzji pracodawcy, który powinien kierować w takim przypadku interesem wszystkich pracowników, w tym osób niepełnosprawnych, w przypadku których jeden konkretny sposób oznakowania miejsc monitorowanych może okazać się niewystarczający.

Przetwarzanie zapisów monitoringu

Postępowanie z rejestrowanymi przez monitoring obrazami czy, mówiąc szerzej, zapisami nie może być dowolne. Zasadą jest, że nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Przechowywanie nagrań jest dopuszczalne przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Zapisy z monitoringu mogą być przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane.

Wyjątkiem od powyższej zasady, który daje podstawę do przedłużenia okresu przechowywania nagrań monitoringu, jest:

  • wykorzystywanie zapisów monitoringu jako dowodu w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub
  • powzięcie przez pracodawcę wiadomości o tym, że zapisy monitoringu mogą stanowić dowód w danym postępowaniu.

W takich przypadkach termin przechowywania zapisów monitoringu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Upływ terminu 3-miesięcznego jak również terminu przedłużonego przechowywania zapisów monitoringu w związku z prowadzonym postępowaniem na podstawie prawa powoduje konieczność zniszczenia zapisów monitoringu, które zawierają dane osobowe.

Możliwa kontrola PIP

Wprowadzenie monitoringu zakładowego nie jest prywatną sprawą między pracodawcą a zatrudnionymi pracownikami. Należy bowiem pamiętać, że przepisy dające prawo wprowadzenia monitoringu zawarte są w Kodeksie pracy. Jest to podstawowe źródło prawa pracy, które w zakresie przestrzegania podlega szczególnej kontroli sprawowanej przez Państwową Inspekcję Pracy.

Należy przyjąć, że inspektorzy pracy mają pełne prawo oraz obowiązek - w przypadku gdy w sprawie monitoringu zostanie złożona skarga na pracodawcę - badać wszelkie zagadnienia związane z monitoringiem pracowniczym. W czasie kontroli inspektor ma więc możliwość przeanalizowania:

  • przepisów zakładowych, w których pracodawca uregulował monitoring,
  • spełnienia obowiązku informacyjnego względem pracowników,
  • sposobu oznaczenia miejsc monitorowanych.

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Serwis Prawno-Pracowniczy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    REKLAMA

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    REKLAMA