Pracodawca zatrudniający od 10 do 49 pracowników będzie musiał utworzyć regulamin w związku z dyskryminacją i mobbingiem. Co z pozostałymi?

• Nowelizacja Kodeksu pracy - obowiązek formalnego uregulowania zasad postępowania
• Wszyscy pracodawcy zobowiązani
• Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników
• Zatrudniający od 10 do 49 pracowników
• Zatrudniający mniej niż 10 pracowników
• Dostosowanie regulaminów do 5 maja 2027 r.
• Próg 10 pracowników - jak liczyć?
• Podsumowanie

Nowelizacja Kodeksu pracy - obowiązek formalnego uregulowania zasad postępowania

Pytanie: Czy wszyscy pracodawcy do 5 maja 2027 r. muszą opracować procedury antydyskryminacyjne, np. w regulaminie pracy, a procedury antymobbingowe tylko pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników?

Marcin Stanecki: Nie. Ustawa z dnia 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego nie oznacza, że wszyscy pracodawcy muszą do 5 maja 2027 r. opracować formalne procedury antydyskryminacyjne, a procedury antymobbingowe będą obowiązkowe dopiero u pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników. Nowelizacja wyraźnie rozróżnia bowiem powszechny obowiązek przeciwdziałania naruszeniom od obowiązku formalnego uregulowania zasad postępowania.

Wszyscy pracodawcy zobowiązani

Zgodnie z art. 18³g k.p. każdy pracodawca będzie obowiązany systematycznie przeciwdziałać naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, w szczególności przez działania prewencyjne, wykrywanie naruszeń, właściwe reagowanie, działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych nierównym traktowaniem. Obowiązek ten nie został uzależniony od liczby zatrudnionych pracowników. Tak samo art. 94³ § 1 k.p. nakłada na każdego pracodawcę obowiązek systematycznego przeciwdziałania mobbingowi. Oznacza to, że również najmniejszy pracodawca nie będzie zwolniony z obowiązku podejmowania realnych działań zapobiegających dyskryminacji, nierównemu traktowaniu i mobbingowi.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników

Dopiero art. 94³a § 1 k.p. wprowadza próg co najmniej 10 pracowników. Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników będzie obowiązany ustalić reguły, procedury oraz częstotliwość działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika, naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, dyskryminacji oraz mobbingowi.

Nie oznacza to obowiązku tworzenia kilku odrębnych dokumentów. Z art. 94³a § 1 k.p. wynika obowiązek ustalenia określonych reguł, procedur i częstotliwości działań, które mogą zostać ujęte w jednym akcie wewnątrzzakładowym. Odrębny regulamin, o którym mowa w tym przepisie, jest wymagany tylko wtedy, gdy odpowiednie regulacje nie zostały określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Potwierdza to art. 104¹ § 1 pkt 10 k.p., który przewiduje umieszczenie takich regulacji w regulaminie pracy, chyba że u pracodawcy wydano regulamin na podstawie art. 94³a.

Zobacz także: Webinar: Nowe przepisy mobbingowe – jak się chronić przed fałszywymi oskarżeniami? + certyfikat gwarantowany

Zatrudniający od 10 do 49 pracowników

Rozwiązanie to ma szczególne znaczenie dla pracodawców zatrudniających od 10 do 49 pracowników. Co do zasady nie mają oni bowiem obowiązku posiadania regulaminu pracy. Zgodnie z art. 104 k.p. obowiązek ustalenia regulaminu pracy dotyczy zasadniczo pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, natomiast przy zatrudnieniu od 20 do 49 pracowników obowiązek taki może powstać również na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

W praktyce oznacza to, że pracodawca zatrudniający np. 15 pracowników, który nie ma układu zbiorowego pracy ani regulaminu pracy, nie będzie mógł powołać się na brak obowiązku tworzenia regulaminu pracy i pozostawić tych kwestii nieuregulowanych. Jeżeli będzie zatrudniał co najmniej 10 pracowników, będzie musiał ustalić wymagane reguły, procedury i częstotliwość działań w regulaminie, o którym mowa w art. 94³a § 1 k.p. Nowelizacja wprowadza więc w tej grupie pracodawców szczególny obowiązek wydania regulaminu dotyczącego wskazanych obszarów, mimo że pracodawca nie jest objęty ogólnym obowiązkiem posiadania regulaminu pracy.

Nie należy jednak określać tego dokumentu wyłącznie jako „regulaminu antymobbingowego”. Jego zakres jest znacznie szerszy i obejmuje ochronę godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, równe traktowanie, przeciwdziałanie dyskryminacji oraz przeciwdziałanie mobbingowi.

Zatrudniający mniej niż 10 pracowników

Odmiennie przedstawia się sytuacja pracodawcy zatrudniającego mniej niż 10 pracowników. Taki pracodawca nie będzie objęty obowiązkiem formalizacji określonym w art. 94³a § 1 k.p., ale nadal będzie zobowiązany do systematycznego przeciwdziałania dyskryminacji, nierównemu traktowaniu i mobbingowi na podstawie art. 18³g, art. 94 pkt 2b oraz art. 94³ § 1 k.p. Może zatem, choć nie musi na podstawie art. 94³a, przyjąć pisemne zasady postępowania, procedurę lub instrukcję. Takie rozwiązanie może mieć znaczenie praktyczne i dowodowe, ponieważ pozwala łatwiej wykazać, że pracodawca podejmował działania mające rzeczywiście realizować obowiązek systematycznego przeciwdziałania tym zjawiskom. Samo posiadanie dokumentu nie będzie jednak przesądzało o prawidłowym wykonaniu obowiązku, jeżeli w praktyce pracodawca nie będzie reagował na naruszenia.

Dostosowanie regulaminów do 5 maja 2027 r.

Zgodnie z art. 4 ustawy pracodawcy mają w terminie 6 miesięcy od dnia jej wejścia w życie dostosować regulamin pracy do nowych wymagań albo wydać regulamin, o którym mowa w art. 94³a § 1 k.p. Skoro ustawa wchodzi w życie 5 listopada 2026 r., sześciomiesięczny okres dostosowawczy upływa 5 maja 2027 r. Data 5 maja 2027 r. nie jest więc terminem, do którego każdy pracodawca musi stworzyć formalną procedurę antydyskryminacyjną. Jest to termin na dostosowanie istniejącego regulaminu pracy albo wydanie regulaminu z art. 94³a § 1 k.p. przez pracodawców, których obejmuje obowiązek formalnego uregulowania tych kwestii.

Próg 10 pracowników - jak liczyć?

Pewnej ostrożności wymaga również ustalenie progu „co najmniej 10 pracowników”. Ustawa nie określa w art. 94³a § 1 k.p. szczegółowej metody obliczania tego progu ani nie wskazuje konkretnego dnia, na który należy badać stan zatrudnienia. Punktem odniesienia są pracownicy w rozumieniu Kodeksu pracy, a nie ogólna liczba wszystkich osób wykonujących pracę na rzecz przedsiębiorcy. Oznacza to również, że osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych nie można automatycznie traktować jako pracowników dla potrzeb tego progu.

Podsumowanie

Ostatecznie odpowiedź jest więc następująca: wszyscy pracodawcy będą mieli obowiązek systematycznie przeciwdziałać dyskryminacji, nierównemu traktowaniu i mobbingowi, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Natomiast pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników będą dodatkowo zobowiązani do formalnego ustalenia reguł, procedur i częstotliwości działań dotyczących ochrony godności i innych dóbr osobistych, równego traktowania, dyskryminacji oraz mobbingu. Jeżeli kwestie te nie są uregulowane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, konieczne będzie wydanie regulaminu na podstawie art. 94³a § 1 k.p. Dotyczy to również pracodawców zatrudniających od 10 do 49 pracowników, którzy nie mają regulaminu pracy.

Nie można zatem prawidłowo powiedzieć, że „wszyscy pracodawcy muszą do 5 maja 2027 r. wprowadzić procedury antydyskryminacyjne, a od 10 pracowników dochodzi procedura antymobbingowa”. Trafniejsze jest stwierdzenie, że obowiązek przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi ma charakter powszechny, natomiast od progu 10 pracowników powstaje dodatkowy obowiązek formalnego uregulowania zasad i procedur dotyczących zarówno dyskryminacji i równego traktowania, jak i mobbingu oraz ochrony godności i innych dóbr osobistych pracownika.