REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak radzić sobie z nadmiarem wiadomości i zadań?

Anna Sobik

REKLAMA

Jestem menedżerem średniego szczebla w dziale IT w dużej korporacji. Aby sprostać wszystkim zadaniom, dużo pracuję. Mimo to mam coraz więcej zaległości. Czuję się sfrustrowany i odnoszę wrażenie, że ile bym nie pracował, nie zdążę ze wszystkim. Nagromadzenie spraw powoduje, że zaczynam mieć kłopoty z koncentracją i zajmuję się kilkoma tematami naraz. Czy jest sposób, aby radzić sobie lepiej z natłokiem informacji i obowiązków?

Na ogół osobista efektywność zależy od nabytych przez nas w toku życia zawodowego nawyków i sposobu organizacji pracy. Nie analizujemy ich, a często nie są one najlepsze. Jeśli świadomie podejdziemy do procesu własnej pracy i wprowadzimy zasady, które poprawią jej jakość - zredukujemy stres spowodowany natłokiem zajęć i będziemy z powodzeniem realizować nasze cele.

Zmień nawyki

Jeśli sprawa, za którą się zabierasz, zajmie Ci 5-10 minut, załatw ją od razu. Jeśli wymaga więcej czasu i nie możesz jej załatwić teraz - nie odkładaj jej na bliżej niesprecyzowane później. Zaplanuj jej wykonanie od razu na konkretny termin.

Autopromocja

Przestrzegaj pięciu podstawowych zasad w obszarze swoich nawyków.

1. Każdą czynność wykonuj tylko raz. Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego, bo wracając, powtórnie stracisz czas na przypomnienie sobie tematu. Doprowadzaj sprawy do końca za pierwszym razem.

2. Popraw koncentrację. Sprawy do załatwienia, ważne i te drobne, tłoczą się w Twojej głowie, zakłócają koncentrację i wywołują uczucie obciążenia pracą. Sporządź listę takich spraw, zaplanuj czas na ich wykonanie. Skup się na rozwiązywaniu zadań. Nie rozpraszaj uwagi, nie staraj się optymalizować pracy poprzez robienie kilku rzeczy naraz. Bierz jedną sprawę i staraj się ją doprowadzić do końca.

3. Najpierw wykonuj rzeczy trudne i niemiłe. Odkładamy zadania, których nie lubimy albo uznajemy za zbyt skomplikowane, a odkładając, nieustannie przechowujemy je w głowie. Wykonuj je w pierwszej kolejności, a lepiej skoncentrujesz się na bieżących zadaniach. Często bardzo trudne zadanie okazuje się znacznie łatwiejsze w realizacji, niż początkowo myślimy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

4. Wykonuj zadanie, gdy jest ono jeszcze proste do wykonania. Drobne problemy, którymi nie zajmiesz się od razu, mogą urosnąć do rangi dużych, do rozwiązania których będzie Ci potrzebna duża ilość czasu i energii. Zapobiegaj sytuacjom kryzysowym.

5. Ogranicz zakłócenia. Nie opóźniaj wykonania zadania, które jest ważne dla kogoś, bo możesz spowodować zadawanie przez niego pytań na temat terminu. Stracisz czas na tłumaczenia. Wysyłaj czytelne w treści zadania do wykonania przez innych. Unikniesz w ten sposób próśb o wyjaśnienia. Upewnij się, że Ty sam również precyzyjnie rozumiesz otrzymane zadanie do wykonania. Używaj takich sposobów komunikowania się, którymi nie zakłócisz pracy sobie i innym (np. telefony tylko w sprawach pilnych, w innych - maile, SMS-y lub poczta głosowa). Grupuj zadania o podobnym charakterze w bloki. Analizuj swoje sytuacje zawodowe i zwalczaj zakłócenia, na które masz wpływ.

Dobra organizacja pracy

Podziel wszystkie zasoby papierowe i elektroniczne na dwa obszary: aktywne i pasywne, czyli oddziel sprawy w toku, którymi się zajmujesz, od spraw zamkniętych. W części aktywnej zorganizuj system szufladek na dokumenty wchodzące, czekające (24-48 godz.) i wychodzące, czyli te, które mogą już opuścić Twoje biurko. Pilnuj, aby pod koniec dnia szufladka „wchodzące” była pusta, a wszystkie sprawy zostały albo załatwione, albo miały nadany bieg. Zadbaj, aby pod koniec dnia również Twoja skrzynka odbiorcza była pusta, a załatwione maile znalazły się w archiwum, w koszu, zostały zdelegowane lub zaplanowane do pracy w kalendarzu. Stwórz strukturę swoich katalogów na dysku, folderów w poczcie elektronicznej i archiwum papierowego, wychodząc od mapy swoich obowiązków. Zadbaj, aby struktury archiwum papierowego i elektronicznego były spójne, a nie będziesz mieć trudności ze znajdowaniem potrzebnych dokumentów. Unikaj podwójnej archiwizacji, a jeśli możesz - archiwizuj dokumenty w formie elektronicznej. Nie trzymaj tego, co zbędne, lub tego, co możesz znaleźć w zasobach firmy.

Zaplanuj swoją pracę

Koncentruj się na zadaniu, które jest ważne, ale nie jest jeszcze pilne. Nie doprowadzaj do sytuacji, kiedy presja czasu wpływa na efekty Twojej pracy. Pracuj tak, aby swoją energię maksymalnie koncentrować na sprawach ważnych. Przeprowadź audyt czasowy. Przeanalizuj swój tydzień pracy, spisując dokładnie wszystkie wykonywane czynności. Gdy zobaczysz w podsumowaniu uśredniony obraz Twojego dnia pracy - wyciągnij wnioski. Zadecyduj, na co chcesz przeznaczyć najwięcej czasu w tygodniu, a co wyeliminujesz.

Ustal priorytety. Koncentruj się na 20 proc. swoich kluczowych działań, które przynoszą Ci 80 proc. efektów. Jasno zdefiniuj cele - począwszy od tych na najbliższy czas po cele długoterminowe.

Kluczem skutecznej realizacji zadań jest planowanie, dlatego każdego dnia planuj swoje zadania na dzień następny. Raz w tygodniu rób plan tygodniowy, raz w miesiącu - miesięczny. Miej plan roczny, który regularnie weryfikuj. Planowanie ma sens, jeśli jest elastyczne i realne. Planuj proaktywnie, czyli nie tylko spotkania, swoje nieobecności, dni wolne, ale czas na pracę własną nad realizacją zadań, etapy projektów, czynności rutynowe, zakładaj przypominacze i monitoruj zadania.

Istnieją także programy, które pozwalają wypracować osobistą efektywność przy wykorzystaniu ogólnie sprawdzonych zasad i dopasowaniu ich do własnych możliwości, talentów z uwzględnieniem swoich słabszych stron. Już w procesie zmian działa się efektywnie: oszczędza się czas, korzysta z doświadczenia innych. Najkrótszą drogą zmierza do celu.

Anna Sobik

Autorka specjalizuje się w zarządzaniu infomacją i zasobami ludzkimi. Jest konsultantem Personal Efficiency Program w IBT Polska.

Kontakt: anna.sobik@ibt-pep.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    REKLAMA

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    REKLAMA