| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > Jak zarządzać projektami HR

Jak zarządzać projektami HR

Jak dobrze zacząć, zachować kontrolę i poradzić sobie z największymi problemami? Z artykułu dowiesz się: Jakich kompetencji do osiągnięcia sukcesu potrzebuje dział HR? Jakie są najczęściej popełniane błędy przez HR? Na czym polega metoda 12 pytań KISS PM®?

Teraz praktyczne narzędzie na start – „Czarny zeszyt”1. Działa to tak: spisujesz sobie trzy kategorie tematów, które muszą być zaadresowane na starcie:

- pytania – jakie pytania pojawiają się u Ciebie i u zespołu,

- problemy – jakie problemy widzicie, co zatrzymuje projekt,

- decyzje – jakie decyzje trzeba podjąć i kto powinien to zrobić.

Zakładasz w najprostszej wersji arkusz w Excelu, w bardziej złożonej – tablicę Kanban i działasz krok po kroku, rozwiązując te tematy.
To normalne, że na starcie ta lista jest długa. Dobre zarządzanie projektem i przywództwo w projekcie to głównie praca z tą listą.

  • Rozpoznaj, z kim ruszasz na wojnę

Analiza interesariuszy, stakeholderów czy – jak kto woli – zwolenników i przeciwników projektu to niezbędna rzecz. Prosty sposób w kilku krokach?

To na początek. Jeżeli połączysz to z „czarnym zeszytem”, to same pojawią Ci się pomysły i pytania, jak rozegrać projekt. Często to nie merytoryka będzie problemem, tylko polityka. Im więcej projekt zmienia w firmie, tym polityka ważniejsza...

  • Nadaj projektom strukturę

Jeżeli będziesz próbować wszystko ogarnąć jednocześnie, polegniesz. Nie da się. Dlatego wymyślono sposoby organizacji pracy projektowej. Uważam, że za dużo z nich komplikuje sprawę, dlatego promuję moje podejście, które ma to uprościć. Wychodzę z założenia, że „kierownik projektu” to rola, a nie stanowisko. I często tym kierownikiem projektu zostaje ktoś, kto ma stanowisko specjalisty. To czasem onieśmiela, ale nie musi. Wszystko da się zrobić.

Jak nadać strukturę pracy? O czym pamiętać? Może w tym pomóc metoda 12 Pytań KISS PM® – najprostszego sposobu na zrozumienie, o co chodzi w zarządzaniu projektami.

PLAN DZIAŁANIA

  • Wypisz wszystkie osoby, które mogą mieć wpływ na projekt albo na które projekt wpłynie.
  • Wybierz z nich te, które są najważniejsze pod kątem wpływu (podejmują decyzje, kontrolują zasoby).
  • Sprawdź, czy są za, czy przeciw projektowi.
  • Ustal, jak z nimi będziesz pracować:
  • Czy budować relacje, czyli blisko współpracować?
  • Czy utrzymać zadowolenie i nie wchodzić za bardzo w paradę?
  • Informować, czyli dać znać od czasu do czasu?
  • Obserwować, czyli nic nie robić, ale mieć „na oku”?

METODA 12 PYTAŃ KISS PM®

W biznesie istnieje bardzo ciekawy efekt „ślepoty właścicielskiej”, który dotyka praktycznie każdego. Polega na tym, że każdy swój pomysł traktuje się na zasadzie „nie może się nie udać, przecież to ja wymyśliłem”. Dotyczy to szczególnie osób, które wpadły na pomysł własnego biznesu, który „musi się udać, bo przecież ja go robię”, ale menedżerowie też nie są wolni od tej przypadłości. Także w korporacjach trafiają się „nagłe natchnienia prezesa”, które trzeba realizować natychmiast, bo świat nie może czekać za długo na tak genialny pomysł.

Co ciekawe, w oczach wymyślającego pomysł jest spójny i kompletny. Nie ma wad. Dopiero kiedy się mu przyjrzeć, okazuje się, że pomysł może i ma potencjał, ale wymaga dopracowania. Tak jest z każdym projektem. Jedną z cech projektu jest stopniowe doprecyzowanie i warto to robić od początku.

Szukałem pomysłu na to, jak wytłumaczyć zarządzanie projektami na jednej stronie i oto efekt – 12 Pytań KISS PM®. Proste podejście, które pozwala Ci zapanować nad projektem już od początku.

- Dlaczego zaczynamy ten projekt?

- Po co go realizujemy?

- Dla kogo go robimy?

- Po czym poznamy, że zakończył się sukcesem?

- Co trzeba zrobić, żeby osiągnąć cel?

- Kiedy to trzeba wykonać?

- Ile to będzie kosztować?

- Kto dopilnuje zadań w projekcie?

- Co może pójść nie tak?

- Co może szczególnie pomóc w osiągnięciu celu?

- Jak będziemy monitorować postępy?

- Jak będziemy kontrolować zmiany?

Dlaczego pytania? Bo łatwiej jest odpowiadać na pytania, niż wypełniać formularze z komórkami typu „tło biznesowe”, „cel projektu”, „interesariusze”. Sprawdziłem to w praktyce i dzięki prostym pytaniom nie musisz mieć przeszkolonego zespołu, żeby już zacząć zarządzać projektami. Na wymienione wyżej pytania odpowie każdy.

Korzyści, jakie dostarcza struktura:

- Pewność, że spojrzałeś na projekt z każdej perspektywy i nie przeoczyłeś żadnego istotnego elementu, co stanowiłoby dodatkowe ryzyko.
- Szybką ocenę pomysłu, czy w ogóle jest sens nad tym pracować – jeżeli odpowiedzi na pierwsze dwa pytania nie przekonują Cię, to marne szanse, że ten projekt się powiedzie.
- Strukturę do opowiadania o Twoim projekcie. Odczytując po kolei Twoje odpowiedzi na pytania, masz gotową opowieść od przyczyn powołania projektu, przez cele, kluczowe osoby, kryteria sukcesu, harmonogram, zagrożenia i sposoby pracy. Widać, że wiesz, co robisz.

Dzięki temu możesz:

  • Dopracować swoje pomysły, żeby lepiej je „sprzedać” do organizacji.
  • Pomóc doprecyzować projekty, które zostają Ci zlecone.
  • Zabić projekty, które są bez sensu, po prostu zadając pytania.

Tego modelu warto trzymać się przez cały projekt, bo na każdym z etapów uzupełniasz każde z pytań dodatkową wiedzą i ustaleniami. I co najlepsze? Dzięki temu podejściu możesz ocenić każdy pomysł i doprecyzować go w ciągu 12 minut, z zegarkiem w ręku!

KILKA MYŚLI NA KONIEC

Prowadzenie projektów to nie magia. Warto pamiętać o kilku punktach:

  • Nie ma projektów HR – są tylko projekty biznesowe prowadzone przez HR. Poszukaj, jak Twój projekt wpływa na wzrost obrotów albo obniżenie kosztów firmy, a tym samym wpływa na zysk. Jaki problem rozwiązujesz i komu w firmie?
  • Zmiana to projekt – robienie jej „na czuja” kosztuje dużo więcej. Wszystko się da, walcząc cały czas, tylko nie każdy może to wytrzymać. Zmiana niesie za sobą wystarczająco dużo problemów do pokonania. Po co dodawać do niego te, które łatwo wyeliminować dzięki dobrej organizacji?
  • Zacznij od 12 pytań – żeby szybko zorientować się, jakie są słabe punkty projektu. Jeżeli czegoś nie wiesz na starcie, to lepiej zorientować się, niż głupio pytać „a właściwie to jaki jest cel projektu?”
  • Zrób analizę interesariuszy – znajdź sojuszników i ewentualnych przeciwników, zanim zaczniesz działać. Zadbaj o plan komunikacji i angażowania, a potem trzymaj się go.
  • Ubij bestię, póki mała – jeżeli projekt nie ma solidnych podstaw, nie przeskakuj za szybko do realizacji. Jeżeli coś nie ma sensu, to z czasem sensu nie nabierze. Lepiej zabij taki projekt, póki nie może się bronić.

Dla odważnych, którzy zrobili ćwiczenie 12 pytań i pojawiły im się pytania, jestem dostępny pod adresem mariusz.kapusta@leadership-center.pl.
Powodzenia!

Zainteresowanych genezą narzędzia zapraszam do kontaktu.

Mariusz Kapusta - Ekspert, praktyk i pasjonat zarządzania projektami.Posiada ponad 17 lat doświadczenia w prowadzeniu międzynarodowych projektów dla Procter & Gamble,szkoleniach menedżerów globalnych korporacji oraz w projektach łączących IT i wykorzystaniu gier w biznesie i zarządzaniu firmą.

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

REWOLUCJA W DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ 2019

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Kancelaria radcy prawnego Magdaleny Piotrowskiej-Gawron

Kancelaria radcy prawnego Magdaleny Piotrowskiej-Gawron z siedzibą w Krakowie świadczy kompleksowe usługi prawne na terenie całego kraju na rzecz wspólnot mieszkaniowych, zarządców nieruchomości, osób fizycznych i innych podmiotów.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »