REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.
Kompetencje – efektywne wykorzystanie czasu pracy
Kompetencje – efektywne wykorzystanie czasu pracy

REKLAMA

REKLAMA

W średniowieczu moment oznaczał 90 sekund. Obecnie często nie doceniamy tak krótkich jednostek czasu. Tymczasem w półtorej minuty można napisać zaległego maila, zaktualizować listę zadań czy oddzwonić do podwykonawcy – to naprawdę sporo. Jak nie przegapić takich chwil i maksymalnie je wykorzystać?

„Pięciominutówki” na stojąco

Pewnie dobrze znasz poczucie marnowania cennych minut na spotkaniu, którego jedynie krótka część dotyczyła jego tematu. Często na zebranie poświęca się określoną ilość czasu jedynie dlatego, że wcześniej tak założono. Jeśli więc w kalendarzu zaplanowałeś na status z zespołem godzinę, a już po 15 minutach udało się wszystko ustalić i każdy wie, co ma robić, nie bój się po prostu go zakończyć. Idealne spotkania powinny mieć wyznaczoną godzinę rozpoczęcia, a kończyć się tak szybko, jak to możliwe. Na wszelki wypadek warto ustawić budzik, żeby rozmowy nie rozwlekły się, a równocześnie starać się je skończyć, zanim zadzwoni.

Autopromocja

Alternatywą dla nieraz zbyt długich obrad są kilkuminutowe zebrania w pozycji stojącej. – W tym czasie członkowie zespołu dzielą się ważnymi informacjami, mówiąc m.in. o tym, co udało im się zrobić poprzedniego dnia, jaki cel mają na dzisiaj i czyjego wsparcia potrzebują do jego osiągnięcia. Warto rozpocząć dzień lub wyznaczyć inną porę właśnie na takie „pięciominutówki” – podpowiada Romana Gładych, project manager w firmie szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. – Taka formuła pozwala na zwięzłą wymianę informacji i wiedzy. Dobrze wpływa też na motywację zespołu, bo każdy jego członek ma możliwość uczestniczenia w projektach współpracowników, chociażby poprzez swój cenny komentarz, podzielenie się doświadczeniem czy późniejsze wsparcie. Dzięki temu pracownicy budują wzajemne relacje i czują się bardziej odpowiedzialni za całościowy efekt końcowy, nie tylko swój obszar – wyjaśnia Romana Gładych.

Polecamy: Assessment| Development Center - Projektowanie procesu i narzędzi oceny

Kto, co i kiedy

Pod koniec roboczego spotkania warto sprawdzić, jakie ustalenia zapamiętał każdy z jego uczestników. Zwykle nie zajmuje to dłużej niż 30 sekund na osobę, początkowo jednak może budzić napięcie w zespole, kojarząc się ze znanym ze szkoły „odpytywaniem”. Z drugiej strony takie podsumowanie mobilizuje do odpowiedzialności za powierzone zadania oraz utrzymania skupienia i uważnego słuchania wcześniejszych wypowiedzi. Pozwala też dostrzec, które kwestie pominięto lub przy których istnieje ryzyko zdublowania pracy.

Warto także stworzyć systematycznie aktualizowaną „tablicę odpowiedzialności” z zadaniami i przypisanymi do nich osobami oraz zamieścić ją w widocznym dla wszystkich miejscu. Można wykorzystać np. tablicę na zmywalne markery. Dla moderatora spotkania jeszcze wygodniejsze mogą być samoprzylepne karteczki lub magnesy i kartki papieru, na których każdy sam zanotuje swoje obowiązki, a następnie zamieści je w odpowiednim miejscu na tablicy. To rozwiązanie ułatwia też ewentualną późniejszą zamianę zadań, ich kolejności czy wykonawcy oraz sprawia, że energia grupy i odpowiedzialność za realizację obowiązków rośnie. Znasz to przyjemne uczucie, kiedy z długiej listy możesz wykreślić kolejną pozycję, prawda? Tak samo działa „tablica odpowiedzialności” – mobilizuje pracowników, a dla przełożonych może być impulsem do rozeznania, w jaki sposób i czy sprawiedliwie obciążają członków zespołu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wyłącz się na chwilę

Kiedy już każdy wie dokładnie, za jaki obszar jest odpowiedzialny, warto zadbać o indywidualną efektywność. Na początku zapomnijmy o multitaskingu – nie jesteśmy w stanie obdarzyć równą uwagą, skupieniem i kreatywnością kilkunastu tematów na raz. – Doświadczenie wielu organizacji pokazuje, że jesteśmy najefektywniejsi, kiedy na każdy dzień stworzymy swoją własną „strefę koncentracji”. Może to być tabela, kartka, rysunek itd., służące nam do przedstawienia spraw, nad którymi chcemy pracować w twórczym skupieniu. Nie powinny one dotyczyć więcej niż pięciu obszarów czy projektów. Zgodnie z tym systemem bez względu na to, co się wydarzy i ile nagłych tematów pojawi się danego dnia, „strefa” musi być pusta, kiedy kończymy pracę – wyjaśnia Romana Gładych z Integra Consulting Poland. Jak jednak tego dokonać i twórczo rozwijać swoje pomysły i projekty, kiedy co chwilę dzwoni telefon, pojawia się powiadomienie o nowej wiadomości lub zaczynającym się za 10 minut kolejnym spotkaniu, a w tle słychać rozmawiających współpracowników?

Kreatywne zespoły często są „przestymulowane”. Rozwiązaniem w takiej sytuacji może być wyznaczenie w ciągu dnia czasu na nieprzerwaną pracę nad ważnymi zadaniami wymagającymi skupienia, kiedy będziesz niedostępny dla podwładnych czy współpracowników.

W czasie takiego „okienka bez stymulacji” wyciszmy telefon, zamknijmy niepotrzebne okna w komputerze, pocztę, komunikatory i naprawdę się skupmy. Ta praktyka wymaga olbrzymiej dyscypliny, nauki wyrwania z automatycznego trybu pracy i odruchu natychmiastowego odpowiadania, ale jej utrzymanie daje bardzo zadowalające rezultaty i wyróżnia osoby naprawdę efektywne – mówi Romana Gładych z Integra Consulting Poland. Jak takie „wyłączenie się” wpływa na relacje z pozostałymi członkami zespołu? Jeśli dasz im wcześniej znać, kiedy odpowiesz na kwestie, które pojawią się w tym czasie i rzeczywiście będziesz to robił regularnie, ryzyko uzyskania etykiety niekoleżeńskiego i niedostępnego jest raczej małe. W dodatku często okazuje się, że współpracownicy w międzyczasie sami znajdują informacje, których jeszcze przed chwilą tak pilnie od ciebie potrzebowali.

Kwestią kluczową dla efektywności własnej i zespołu jest podejście do czasu. Jeśli nie będziemy go marnować, chociażby na mało konkretne spotkania, ale za to zaczniemy go planować w sposób przejrzysty, a także zadbamy o nieprzerwane i niczym niezakłócone bloki na realizację najważniejszych działań, szybko powinniśmy zaobserwować pozytywne zmiany. Wszystko to kwestia czasu – podsumowuje Romana Gładych z Integra Consulting Poland.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

    Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

    Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

    Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

    Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

    Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

    REKLAMA

    Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

    Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku
    Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

    Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

    Nieobecność w pracy. Jak pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność w pracy

    Pracownik, który nie stawi się do pracy, zobowiązany jest do usprawiedliwienia swojej nieobecności. Przepisy określają, jakie przyczyny usprawiedliwiają nieobecność w pracy. Jednak pracodawca może uznać także inne przyczyny wskazane przez pracownika i usprawiedliwić jego nieobecność w pracy.

    REKLAMA

    Czy będą zmiany w Kodeksie pracy? Trwają prace nad wydłużeniem urlopu macierzyńskiego

    Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, szefowa MRPiPS, zadeklarowała, że w maju ma być gotowy projekt ustawy wydłużającej urlop macierzyński. Powinien on być fakultatywny, nieprzymusowy, udzielany na wniosek i płatny w 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

    Limit zwolnienia lekarskiego w roku

    Limit zwolnienia lekarskiego w roku - ile maksymalnie można przebywać na L4? Po zasiłku chorobowym przysługuje świadczenie rehabilitacyjne. Ile wynosi i jakie dokumenty trzeba przedstawić, aby je uzyskać?

    REKLAMA