Kategorie

Umiejętne korzystanie ze skrzynki elektronicznej - rozwiązania ERP

UNIT4 POLSKA sp. z o.o.
ekspert z zakresu HRM
E-mail pracowniczy. /Fot. Fotolia
Pracę biurową charakteryzuje częste komunikowanie się za pomocą skrzynki elektronicznej. Wiele czasu zajmuje czytanie, porządkowanie, usuwanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail. Warto zastanowić się, jak zoptymalizować pracę. Czego nie robić? Jak korzystać ze skrzynki e-mail w sposób umiejętny?

Wojciech Romanowicz, Dyrektor Działu Opieki Eksploatacyjnej w UNIT4 TETA

Komunikacja za pomocą skrzynki elektronicznej

Reklama

Czy zastanawiałeś się ile czasu poświęcasz na czytanie, porządkowanie i odpowiadanie na maile? Jeżeli jesteś przeciętnym użytkownikiem skrzynki elektronicznej, to w ciągu tygodnia poświęcasz na to około 16 godzin. Według badania Atos Origin, typowy pracownik biurowy spędza 40 proc. czasu pracy zajmując się wymianą wewnętrznych, nie przynoszących żadnej wartości biznesowej, maili.

Email zmienił sposób prowadzenia biznesu, ale niekoniecznie na lepsze. Jeżeli liczba wiadomości w twojej skrzynce odbiorczej jest równa liczbie rzeczy do wykonania, to znaczy, że prawdopodobnie używasz swojego maila w niewłaściwy sposób. To, co kiedyś było tylko kolejnym narzędziem do komunikowania się, dziś wymaga o wiele większych nakładów pracy. Obecnie wszystkie procesy biznesowe krążą wokół mailowych konwersacji – nawet jeśli istnieją lepsze rozwiązania.

Chcesz otrzymywać więcej aktualnych informacji? Zapisz się na newsletter

Poniżej znajdziesz pięć przykładów niewłaściwego wykorzystania skrzynki mailowej:

1. Baza danych klientów (CRM)

Dzięki zaawansowanym opcjom wyszukiwania, możemy odnaleźć wątki rozmów z dostawcami, współpracownikami, partnerami oraz z klientami – zarówno obecnymi, jak również potencjalnymi. Większość biznesowych użytkowników umieszcza w swoich stopkach mailowych prywatne dane kontaktowe jak np. numer telefonu czy adres.

2. Zbiór dokumentów

Za pomocą załączników możemy w prosty sposób znaleźć firmowe dokumenty jak np. oferty, umowy czy raporty. Oczywiście dopóki pamiętasz jak je odszukać. Jest to szczególnie przydatne gdy podróżujesz lub pracujesz z domu i nie masz dostępu do firmowych baz danych.

3. Narzędzie do zarządzania projektami

Zarządzanie projektami wymaga podziału zadań między członkami zespołu oraz ustawienia przypomnień, dzięki którym praca będzie wykonana na czas. Jednak czy faktycznie jest to najbardziej efektywna metoda zarządzania projektami, czy może istnieją lepsze sposoby komunikacji?

Wykorzystanie nowoczesnego internetu w organizacji

4. Wewnętrzny kanał social media

Czy byłeś kiedykolwiek zaangażowany w rozmowę mailową, która wymknęła się kompletnie spod kontroli? Mailowa konwersacja między kolegami z biura łatwo może przerodzić się w bezsensowną pogaduszkę. Do tego typu rozmów służą wewnętrzne narzędzia social media jak np. Yammer. Wyobraź sobie o ile mniej maili otrzymywałbyś, gdybyś pozbył się wiadomości typu: „Dzięki” czy „Dobra robota!”.

5. System raportowania

W tzw. wolnych zawodach, możesz używać historii mailowej do wyliczenia sumy godzin poświęconych na dany projekt. Istnieje jednak na to lepszy sposób: rejestracja czasu.

Cecha wspólna

Powyższe funkcje mają pewną cechę wspólną: wykorzystywanie skrzynki mailowej jako bazy informacji, które lepiej przechowywać i zarządzać przy użyciu specjalnie do tego celu przeznaczonych systemów.

Reklama

Interesujący jest fakt, że systemy, które zostały oryginalnie zaprojektowane do magazynowania i pozyskiwania informacji (tzw. system of records) stają się bardziej interaktywne i społecznościowe. Przykładem systemu, który jest wykorzystywany przez wiele firm i ewoluuje w ten sposób jest ERP1, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa (ang. Enterprise Resource Planning). Dostawcy coraz częściej tworzą funkcje umożliwiające współpracę z interesariuszami poprzez dyskusję na temat procesów czy dokumentacji za pośrednictwem pogrupowanych w wątki rozmów, zamiast marnowania czasu i tworzenia chaosu przez wysyłanie setek maili.

Podczas gdy próbujemy wykorzystywać nasze skrzynki w roli niedoskonałych systemów zbierających informacje, rzeczywiste systemy tego typu (jak ERP) stają się coraz bardziej przyjazne. Prawdopodobnie w najbliższej przyszłości granica pomiędzy systemami zbierającymi wiedzę, a tzw. systems of engagement, ulegnie jeszcze większemu zatarciu. O wiele bardziej naturalne jest rozpoczęcie konwersacji na temat dostępnych danych, niż ich poszukiwanie w archiwalnych rozmowach.

Sposób, w jaki obecnie wykorzystujemy maile, jest w dłuższej perspektywie czasowej nie do utrzymania. Magazynowanie maili oraz załączników przez kilka lat na jednym serwerze jest nieefektywne i kosztowne. Jest to szansa dla dostawców ERP, jak również ich użytkowników – przeniesienie konwersacji z dala od niewydajnych systemów oraz skupienie jej wokół właściwych procesów biznesowych i dokumentów pozwoli zaoszczędzić użytkownikom końcowym czas, a firmie pieniądze.

Forum Kadry

1 ERP to zintegrowane systemy informatyczne służące do zarządzania wewnętrznymi i zewnętrznymi zasobami organizacji w tym środkami trwałymi, zasobami finansowymi, materiałami i zasobami ludzkimi.

Źródło: Własne
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika a przepisy

    Monitoring poczty elektronicznej pracownika - jakie są przepisy prawne? Czy to nie narusza dóbr osobistych pracownika?

    Zasiłek macierzyński i opiekuńczy - będzie okres wyczekiwania?

    Okres wyczekiwania przy zasiłku macierzyńskim i opiekuńczym? To propozycja ZUS mająca zapobiegać nadużyciom.

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy wniosek?

    Zwolnienie z ZUS - do kiedy można złożyć wniosek o zwolnienie ze składek za grudzień 2020, styczeń, luty, marzec i kwiecień 2021 r. z tarczy 9.0?

    Pracownik niepełnosprawny – jakie prawa?

    Pracownik niepełnosprawny - jakie prawa przyznaje Kodeks pracy i ustawa o rehabilitacji zawodowej? Jaki jest wymiar czasu pracy i urlopu?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę - jak przechowywać?

    Elektroniczne wypowiedzenie umowy o pracę polega na złożeniu oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak je przechowywać?

    Czas wolny za nadgodziny a odpoczynek tygodniowy

    Czas wolny za nadgodziny może zostać zaliczony do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. To stanowisko MRPiT z dnia 5 maja 2021 r.

    PIP kontroluje małe budowy

    Kontrole PIP - mała budowa to miejsce, gdzie najczęściej w budownictwie występują wypadki przy pracy. PIP rozpoczęła więc akcję "Kontrole na małych budowach".

    Przeciętne wynagrodzenie 2021

    Przeciętne wynagrodzenie w 2021 r. wzrosło o 10% w stosunku do roku poprzedniego. Ile wynosi?

    Amerykański pracodawca wymarzony dla Polaków

    Amerykański pracodawca jest pracodawcą wymarzonym dla Polaków. Najchętniej pracowaliby dla korporacji z zagranicznym kapitałem, przede wszystkim z USA.

    Praca na magazynie - ile zarabia pracownik i kierownik magazynu

    Praca na magazynie - jakie są zarobki? Ile zarabia pracownik, a ile kierownik magazynu?

    Pandemia lekcją dla HR-owców

    Pandemia jest dla HR-owców lekcją, która wpłynie na przyszłość tego zawodu

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.