REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Narzędzia wspierające pracę działów HR

Waldemar Lipiński

REKLAMA

Zarządzanie zasobami ludzkimi to działania ukierunkowane z jednej strony na osiąganie celów przedsiębiorstwa, z drugiej zaś na zaspokajanie potrzeb pracowników. Działania te obejmują procesy planowania zasobów, budżetowania, zatrudniania, wynagradzania, motywowania, szkolenia i rozwoju, oceny itd. Wykorzystanie narzędzi informatycznych zdecydowanie usprawnia te procesy.

Narzędzia ułatwiające prace działów personalnych i kadrowych można podzielić na trzy zasadnicze grupy:

Autopromocja

systemy do zarządzania czasem pracy,

systemy kadrowo-płacowe,

systemy do zarządzania personelem.

Systemy do zarządzania czasem pracy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zarządzanie czasem pracy to dzisiaj nie tylko prosta rejestracja wejść i wyjść pracowników lub kontrola dostępu do pomieszczeń. Są to coraz częściej narzędzia do wyrafinowanej analizy czasu pracy, absencji pracowników, ale przede wszystkim wspierające planowanie obsady personalnej. Czas pracy w tych systemach może być rozliczany zarówno na miejsca powstawania, jak i nośniki kosztów czy prowadzone projekty. Specjalizowane funkcje planowania obsady personalnej realizowane są na podstawie kompetencji wymaganych na stanowiskach pracy i uwzględniają specyfikę danej firmy. Na przykład w sieciach handlowych czy usługowych można planować obsadę załogi na podstawie analizy ruchu klientów, dnia tygodnia, pory dnia, a nawet prognozy pogody. Systemy te pozwalają rejestrować czas pracy nie tylko poprzez standardowe czytniki kart, ale również z urządzeń mobilnych, telefonów komórkowych i komputerów. Racjonalne wykorzystanie tego typu narzędzi przynosi znaczącą redukcję kosztów osobowych.

Systemy kadrowo-płacowe

Na rynku dostępnych jest wiele systemów kadrowo-płacowych o różnych stopniach zaawansowania. Od zupełnie prostych narzędzi do liczenia wynagrodzeń, aż po systemy pozwalające na obsługę skomplikowanych organizacji składających się z wielu podmiotów prawnych o skomplikowanych systemach wynagradzania.

Naturalnie oprogramowanie powinno przede wszystkim rozliczać wynagrodzenia zgodnie z przepisami prawa, ważna jest jednak również ergonomia pracy, zakres kontroli wprowadzanych danych czy możliwość elastycznego raportowania. Newralgicznymi elementami w tego typu aplikacjach są zwykle mechanizmy rozliczania absencji. Użytkownik powinien wprowadzać w tym przypadku tylko dane podstawowe, a system automatycznie powinien je interpretować i odpowiednio rozliczać. Oprogramowanie powinno również przechowywać pełną historię zmian danych pracownika i umożliwiać odtworzenie stanu danych na dowolny moment.

W zaawansowanych rozwiązaniach istnieje mechanizm rozliczeń wstecznych, który uruchamia przeliczanie poprzednich okresów rozliczeniowych w przypadku rejestracji zaległych danych lub obowiązujących wstecznie. Istotne są również funkcje do budowy własnych raportów. Użytkownik powinien mieć proste narzędzie, które pozwoli mu wybrać i wydrukować z systemu dowolne dane według dowolnych kryteriów. W wielu firmach potrzebne są również narzędzia planowania, budżetowania oraz symulacji wynagrodzeń.

Najczęściej aplikacja kadrowo-płacowa jest podstawą stanowiącą bazę informacji dla pozostałych systemów wspomagających ZZL. Dlatego przy wyborze systemu należy zwrócić uwagę na możliwość komunikacji z systemami rozliczenia czasu pracy i zarządzania personelem.

Systemy do zarządzania personelem

Systemy do zarządzania personelem, zwane często systemami HRM, obejmują zwykle szereg zintegrowanych funkcji pozwalających na wsparcie procesów ZZL. Należą do nich m.in.: zarządzanie strukturą organizacyjną wraz z opisami stanowisk, funkcje informacyjne i samoobsługowe dla pracowników (ESS), narzędzia dla kadry zarządzającej (MSS), rekrutacja pracowników, planowanie, budżetowanie i obsługa szkoleń, zarządzanie kompetencjami pracowników, oceny okresowe pracowników, zarządzanie przez cele, awansowanie i zarządzanie talentami, wartościowanie stanowisk.

Najczęściej systemy HRM są zintegrowane z systemami kadrowo-płacowymi, co pozwala na wykorzystanie funkcji informacyjnych i samoobsługowych. Pracownik posiadający dostęp do systemu ma do dyspozycji zestaw informacji, które jego dotyczą, takich jak liczba dni urlopu, zaplanowane szkolenia, wypłacone wynagrodzenia itd. Wykorzystując dostępne funkcje samoobsługowe, pracownik może złożyć wniosek urlopowy, wystąpić o przelewanie wypłat na nowe konto, zaplanować urlop, rozliczyć nadgodziny lub rozliczyć delegację. Firma w ramach tych funkcji może również realizować własną politykę informacyjną w stosunku do swoich pracowników. Może przekazywać informacje o misji i strategii firmy czy o wynikach finansowych w ostatnim okresie. Wdrożenie tego typu rozwiązań w znaczący sposób odciąża służby kadrowe, zwiększając jednocześnie zadowolenie samych pracowników.

Dane pracownicze

Funkcje informacyjne dedykowane kadrze zarządzającej pozwalają przełożonym na uzyskanie dostępu do danych personalnych swoich pracowników, takich jak poziom wykształcenia, kariera zawodowa, historia ocen i kompetencji. Menedżerowie mają też do dyspozycji narzędzia do tworzenia planów urlopów, rozliczania nadgodzin, śledzenia absencji i tworzenia indywidualnych raportów itd., czyli bieżącego zarządzania podległymi pracownikami.

Rekrutacja

Funkcje wspierające proces rekrutacji pracowników są ważne szczególnie dla firm większych lub szybko rozwijających się. W nowoczesnych systemach proces zbierania ofert, prowadzenia kampanii naboru pracowników odbywa się wykorzystaniem strony WWW firmy. Kandydaci rejestrują się zdalnie, załączają CV i list motywacyjny. Dane te są potem przenoszone do bazy danych systemu HR. Skąd osoby odpowiedzialne za rekrutację mogą wybierać sobie kandydatów spełniających zadane kryteria. Aplikacja powinna wspierać organizację spotkań z kandydatami, rozsyłać zaproszenia, udostępniać arkusze ocen kandydata, arkusze do wprowadzania wyników testów psychometrycznych itd.

Szkolenia

Zarządzanie szkoleniami stanowi ważny element ZZL. Ważne jest, aby system informatyczny integrował tę funkcjonalność z innymi modułami, np. plany szkoleń powinny być generowane na podstawie ścieżek kariery, indywidualnych planów rozwoju pracowników, wymagań dla danego stanowiska itd. Powinien również uwzględniać szkolenia przewidziane prawem pracy, dla których upływa termin ważności. System powinien mieć możliwość budżetowania planów szkoleniowych i nadzorować ich realizację. Koszt szkolenia powinien obejmować wszystkie składowe łącznie z kosztem delegacji i czasu wyłączenia pracownika z pracy. Aplikacja powinna zarządzać zobowiązaniami pracownika, przechowywać informacje o ocenie szkolonego, ocenie samego szkolenia i wspierać ocenę efektywności szkolenia.

Kompetencje

Zarządzanie kompetencjami jest jednym z kluczowych elementów zarządzania personelem. Główne cechy systemu wspierającego tę funkcjonalność to:

Możliwość opisania kompetencji wymaganych na danym stanowisku wraz z wymaganymi poziomami spełnienia.

Możliwość rejestrowania kompetencji specyficznych poszczególnych pracowników.

Możliwość oceny kompetencji pracowników i opracowania indywidualnych planów rozwoju dla tych pracowników, których kompetencje nie są wystarczające.

Możliwość wyszukiwania ludzi o określonych kompetencjach i budowania zespołów na podstawie kompetencji wymaganych do wykonania określonej pracy.

Ocenianie

Oceny okresowe pracowników mają często znaczący wpływ na wydajność pracowników i jakość ich pracy. Szczególnie oceny efektywności połączone z systemem premiowania, gdzie premia jest automatycznie wyliczana na zakończenie oceny. Systemów i metod oceniania pracowników jest bardzo wiele, trudno jest zatem szczegółowo je opisać. Jednakże istotne jest, aby system informatyczny sprawnie i efektywnie zarządzał procesem oceny, pozwalał na rzetelne opracowanie wyników i wyciągnięcie wniosków.

Zarządzanie przez cele

Zarządzanie przez cele może być realizowane w systemie poprzez definicje kart celów premiowych z określeniem wag poszczególnych zadań i procentu bądź wskaźnika premii. Po wykonaniu zadań oceniany jest stopień ich realizacji i wyliczana premia.

Zarządzanie talentami

Awansowanie pracowników i zarządzanie talentami to zbiór funkcji pozwalających na monitorowanie rozwoju pracowników. Zarówno w ramach określonego stanowiska, jak i budowania ścieżek kariery zawodowej w ramach całego przedsiębiorstwa. Każda organizacja, która rozwija się w sposób planowy, tworzy tzw. kadrę rezerwową. Wymaga to wcześniejszego zidentyfikowania kluczowych stanowisk, wybrania pracowników predysponowanych do ich objęcia i opracowania szczegółowych planów rozwoju. Następnie należy okresowo kontrolować realizację tych planów. Wdrożenie rozwiązań informatycznych znakomicie ułatwia i usprawnia realizację tych zadań.

Coraz więcej firm i instytucji dostrzega potrzebę podniesienia efektywności zarządzania personelem. Idzie to w parze z rozwojem rynku systemów wspomagających procesy personalne. Pojawiają się na rynku firmy specjalizujące się tylko w tym obszarze. Znaczna liczba przedsiębiorstw zakupuje systemy HR jako element zintegrowanego systemu ERP. W efekcie okazuje się często, że funkcjonalność w tym zakresie jest znacznie ograniczona. Wybierając zatem rozwiązanie, warto rozejrzeć się na rynku, porównać oferty i wybrać system najlepiej dostosowany do wymagań firmy i oferujący jak największy zakres funkcjonalny. Integracja systemów HR z innymi systemami jest na tyle prosta, że nie warto rezygnować z ich funkcjonalności.

 

 Waldemar Lipiński

Autor jest zastępcą dyrektora DMZ-CHEMAK Sp. z o.o. Jest informatykiem, analitykiem i projektantem systemów informatycznych. Głównym projektantem systemu do zarządzania personelem KARO HRMS. Brał udział w tworzeniu systemu kadrowo-płacowego KARO KP i lokalizacji systemu kadrowo-płacowego P&I LOGA. Obecnie prowadzi zespół rozwijający oprogramowanie KARO HRMS.

Kontakt: w.lipinski@dmz.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

    Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

    Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

    Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

    Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

    Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

    REKLAMA

    Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

    Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku
    Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

    Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

    Nieobecność w pracy. Jak pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność w pracy

    Pracownik, który nie stawi się do pracy, zobowiązany jest do usprawiedliwienia swojej nieobecności. Przepisy określają, jakie przyczyny usprawiedliwiają nieobecność w pracy. Jednak pracodawca może uznać także inne przyczyny wskazane przez pracownika i usprawiedliwić jego nieobecność w pracy.

    REKLAMA

    Czy będą zmiany w Kodeksie pracy? Trwają prace nad wydłużeniem urlopu macierzyńskiego

    Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, szefowa MRPiPS, zadeklarowała, że w maju ma być gotowy projekt ustawy wydłużającej urlop macierzyński. Powinien on być fakultatywny, nieprzymusowy, udzielany na wniosek i płatny w 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

    Limit zwolnienia lekarskiego w roku

    Limit zwolnienia lekarskiego w roku - ile maksymalnie można przebywać na L4? Po zasiłku chorobowym przysługuje świadczenie rehabilitacyjne. Ile wynosi i jakie dokumenty trzeba przedstawić, aby je uzyskać?

    REKLAMA