REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Narzędzia wspierające pracę działów HR

Waldemar Lipiński

REKLAMA

Zarządzanie zasobami ludzkimi to działania ukierunkowane z jednej strony na osiąganie celów przedsiębiorstwa, z drugiej zaś na zaspokajanie potrzeb pracowników. Działania te obejmują procesy planowania zasobów, budżetowania, zatrudniania, wynagradzania, motywowania, szkolenia i rozwoju, oceny itd. Wykorzystanie narzędzi informatycznych zdecydowanie usprawnia te procesy.

Narzędzia ułatwiające prace działów personalnych i kadrowych można podzielić na trzy zasadnicze grupy:

Autopromocja

systemy do zarządzania czasem pracy,

systemy kadrowo-płacowe,

systemy do zarządzania personelem.

Systemy do zarządzania czasem pracy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zarządzanie czasem pracy to dzisiaj nie tylko prosta rejestracja wejść i wyjść pracowników lub kontrola dostępu do pomieszczeń. Są to coraz częściej narzędzia do wyrafinowanej analizy czasu pracy, absencji pracowników, ale przede wszystkim wspierające planowanie obsady personalnej. Czas pracy w tych systemach może być rozliczany zarówno na miejsca powstawania, jak i nośniki kosztów czy prowadzone projekty. Specjalizowane funkcje planowania obsady personalnej realizowane są na podstawie kompetencji wymaganych na stanowiskach pracy i uwzględniają specyfikę danej firmy. Na przykład w sieciach handlowych czy usługowych można planować obsadę załogi na podstawie analizy ruchu klientów, dnia tygodnia, pory dnia, a nawet prognozy pogody. Systemy te pozwalają rejestrować czas pracy nie tylko poprzez standardowe czytniki kart, ale również z urządzeń mobilnych, telefonów komórkowych i komputerów. Racjonalne wykorzystanie tego typu narzędzi przynosi znaczącą redukcję kosztów osobowych.

Systemy kadrowo-płacowe

Na rynku dostępnych jest wiele systemów kadrowo-płacowych o różnych stopniach zaawansowania. Od zupełnie prostych narzędzi do liczenia wynagrodzeń, aż po systemy pozwalające na obsługę skomplikowanych organizacji składających się z wielu podmiotów prawnych o skomplikowanych systemach wynagradzania.

Naturalnie oprogramowanie powinno przede wszystkim rozliczać wynagrodzenia zgodnie z przepisami prawa, ważna jest jednak również ergonomia pracy, zakres kontroli wprowadzanych danych czy możliwość elastycznego raportowania. Newralgicznymi elementami w tego typu aplikacjach są zwykle mechanizmy rozliczania absencji. Użytkownik powinien wprowadzać w tym przypadku tylko dane podstawowe, a system automatycznie powinien je interpretować i odpowiednio rozliczać. Oprogramowanie powinno również przechowywać pełną historię zmian danych pracownika i umożliwiać odtworzenie stanu danych na dowolny moment.

W zaawansowanych rozwiązaniach istnieje mechanizm rozliczeń wstecznych, który uruchamia przeliczanie poprzednich okresów rozliczeniowych w przypadku rejestracji zaległych danych lub obowiązujących wstecznie. Istotne są również funkcje do budowy własnych raportów. Użytkownik powinien mieć proste narzędzie, które pozwoli mu wybrać i wydrukować z systemu dowolne dane według dowolnych kryteriów. W wielu firmach potrzebne są również narzędzia planowania, budżetowania oraz symulacji wynagrodzeń.

Najczęściej aplikacja kadrowo-płacowa jest podstawą stanowiącą bazę informacji dla pozostałych systemów wspomagających ZZL. Dlatego przy wyborze systemu należy zwrócić uwagę na możliwość komunikacji z systemami rozliczenia czasu pracy i zarządzania personelem.

Systemy do zarządzania personelem

Systemy do zarządzania personelem, zwane często systemami HRM, obejmują zwykle szereg zintegrowanych funkcji pozwalających na wsparcie procesów ZZL. Należą do nich m.in.: zarządzanie strukturą organizacyjną wraz z opisami stanowisk, funkcje informacyjne i samoobsługowe dla pracowników (ESS), narzędzia dla kadry zarządzającej (MSS), rekrutacja pracowników, planowanie, budżetowanie i obsługa szkoleń, zarządzanie kompetencjami pracowników, oceny okresowe pracowników, zarządzanie przez cele, awansowanie i zarządzanie talentami, wartościowanie stanowisk.

Najczęściej systemy HRM są zintegrowane z systemami kadrowo-płacowymi, co pozwala na wykorzystanie funkcji informacyjnych i samoobsługowych. Pracownik posiadający dostęp do systemu ma do dyspozycji zestaw informacji, które jego dotyczą, takich jak liczba dni urlopu, zaplanowane szkolenia, wypłacone wynagrodzenia itd. Wykorzystując dostępne funkcje samoobsługowe, pracownik może złożyć wniosek urlopowy, wystąpić o przelewanie wypłat na nowe konto, zaplanować urlop, rozliczyć nadgodziny lub rozliczyć delegację. Firma w ramach tych funkcji może również realizować własną politykę informacyjną w stosunku do swoich pracowników. Może przekazywać informacje o misji i strategii firmy czy o wynikach finansowych w ostatnim okresie. Wdrożenie tego typu rozwiązań w znaczący sposób odciąża służby kadrowe, zwiększając jednocześnie zadowolenie samych pracowników.

Dane pracownicze

Funkcje informacyjne dedykowane kadrze zarządzającej pozwalają przełożonym na uzyskanie dostępu do danych personalnych swoich pracowników, takich jak poziom wykształcenia, kariera zawodowa, historia ocen i kompetencji. Menedżerowie mają też do dyspozycji narzędzia do tworzenia planów urlopów, rozliczania nadgodzin, śledzenia absencji i tworzenia indywidualnych raportów itd., czyli bieżącego zarządzania podległymi pracownikami.

Rekrutacja

Funkcje wspierające proces rekrutacji pracowników są ważne szczególnie dla firm większych lub szybko rozwijających się. W nowoczesnych systemach proces zbierania ofert, prowadzenia kampanii naboru pracowników odbywa się wykorzystaniem strony WWW firmy. Kandydaci rejestrują się zdalnie, załączają CV i list motywacyjny. Dane te są potem przenoszone do bazy danych systemu HR. Skąd osoby odpowiedzialne za rekrutację mogą wybierać sobie kandydatów spełniających zadane kryteria. Aplikacja powinna wspierać organizację spotkań z kandydatami, rozsyłać zaproszenia, udostępniać arkusze ocen kandydata, arkusze do wprowadzania wyników testów psychometrycznych itd.

Szkolenia

Zarządzanie szkoleniami stanowi ważny element ZZL. Ważne jest, aby system informatyczny integrował tę funkcjonalność z innymi modułami, np. plany szkoleń powinny być generowane na podstawie ścieżek kariery, indywidualnych planów rozwoju pracowników, wymagań dla danego stanowiska itd. Powinien również uwzględniać szkolenia przewidziane prawem pracy, dla których upływa termin ważności. System powinien mieć możliwość budżetowania planów szkoleniowych i nadzorować ich realizację. Koszt szkolenia powinien obejmować wszystkie składowe łącznie z kosztem delegacji i czasu wyłączenia pracownika z pracy. Aplikacja powinna zarządzać zobowiązaniami pracownika, przechowywać informacje o ocenie szkolonego, ocenie samego szkolenia i wspierać ocenę efektywności szkolenia.

Kompetencje

Zarządzanie kompetencjami jest jednym z kluczowych elementów zarządzania personelem. Główne cechy systemu wspierającego tę funkcjonalność to:

Możliwość opisania kompetencji wymaganych na danym stanowisku wraz z wymaganymi poziomami spełnienia.

Możliwość rejestrowania kompetencji specyficznych poszczególnych pracowników.

Możliwość oceny kompetencji pracowników i opracowania indywidualnych planów rozwoju dla tych pracowników, których kompetencje nie są wystarczające.

Możliwość wyszukiwania ludzi o określonych kompetencjach i budowania zespołów na podstawie kompetencji wymaganych do wykonania określonej pracy.

Ocenianie

Oceny okresowe pracowników mają często znaczący wpływ na wydajność pracowników i jakość ich pracy. Szczególnie oceny efektywności połączone z systemem premiowania, gdzie premia jest automatycznie wyliczana na zakończenie oceny. Systemów i metod oceniania pracowników jest bardzo wiele, trudno jest zatem szczegółowo je opisać. Jednakże istotne jest, aby system informatyczny sprawnie i efektywnie zarządzał procesem oceny, pozwalał na rzetelne opracowanie wyników i wyciągnięcie wniosków.

Zarządzanie przez cele

Zarządzanie przez cele może być realizowane w systemie poprzez definicje kart celów premiowych z określeniem wag poszczególnych zadań i procentu bądź wskaźnika premii. Po wykonaniu zadań oceniany jest stopień ich realizacji i wyliczana premia.

Zarządzanie talentami

Awansowanie pracowników i zarządzanie talentami to zbiór funkcji pozwalających na monitorowanie rozwoju pracowników. Zarówno w ramach określonego stanowiska, jak i budowania ścieżek kariery zawodowej w ramach całego przedsiębiorstwa. Każda organizacja, która rozwija się w sposób planowy, tworzy tzw. kadrę rezerwową. Wymaga to wcześniejszego zidentyfikowania kluczowych stanowisk, wybrania pracowników predysponowanych do ich objęcia i opracowania szczegółowych planów rozwoju. Następnie należy okresowo kontrolować realizację tych planów. Wdrożenie rozwiązań informatycznych znakomicie ułatwia i usprawnia realizację tych zadań.

Coraz więcej firm i instytucji dostrzega potrzebę podniesienia efektywności zarządzania personelem. Idzie to w parze z rozwojem rynku systemów wspomagających procesy personalne. Pojawiają się na rynku firmy specjalizujące się tylko w tym obszarze. Znaczna liczba przedsiębiorstw zakupuje systemy HR jako element zintegrowanego systemu ERP. W efekcie okazuje się często, że funkcjonalność w tym zakresie jest znacznie ograniczona. Wybierając zatem rozwiązanie, warto rozejrzeć się na rynku, porównać oferty i wybrać system najlepiej dostosowany do wymagań firmy i oferujący jak największy zakres funkcjonalny. Integracja systemów HR z innymi systemami jest na tyle prosta, że nie warto rezygnować z ich funkcjonalności.

 

 Waldemar Lipiński

Autor jest zastępcą dyrektora DMZ-CHEMAK Sp. z o.o. Jest informatykiem, analitykiem i projektantem systemów informatycznych. Głównym projektantem systemu do zarządzania personelem KARO HRMS. Brał udział w tworzeniu systemu kadrowo-płacowego KARO KP i lokalizacji systemu kadrowo-płacowego P&I LOGA. Obecnie prowadzi zespół rozwijający oprogramowanie KARO HRMS.

Kontakt: w.lipinski@dmz.pl

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    REKLAMA

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    Emerytury niższe od kwietnia 2024 r. - kiedy przejść na emeryturę?

    Emerytury będą niższe od 1 kwietnia 2024 r. - od tego dnia obowiązuje nowa tablica średniego dalszego trwania życia z GUS. Kiedy przejść na emeryturę? Którą tablicę ZUS bierze pod uwagę - z momentu złożenia wniosku o emeryturę czy osiągnięcia wieku emerytalnego?

    Social media zmieniają mózgi ich użytkowników. Zmniejszają zdolność koncentracji. Ale można odwrócić ten proces. Jak?

    Z każdym rokiem nasza zdolność koncentracji spada – alarmują eksperci od psychologii i kognitywistyki. W ciągu ostatniej dekady średni czas skupienia przeciętnego człowieka obniżył się o 28 sekund. Winny jest internet, a zwłaszcza social media. Da się to jednak odwrócić – zauważają specjaliści z platformy Preply. 

    Nowoczesne zarządzanie ludźmi. Jak skutecznie improwizować w zwinnym zespole?

    Improwizacja w pracy zazwyczaj kojarzy się dość pejoratywnie - strategie, plany, systemy, zasady działania i współdziałania wydają się nie dawać przestrzeni na spontaniczność. Z drugiej strony „Agile” jawi się jako remedium na sztywność i konieczność dostosowania się do zmian otoczenia czy też reagowania na to, co nieprzewidywalne. Gdzie znaleźć złoty środek? Jak w regułach i zasadach stworzyć przestrzeń na samoorganizację, kreatywność i inicjatywę?

    REKLAMA

    To nie jest prima aprilis: Od 1 kwietnia 2024 r. ZUS obliczy niższe emerytury

    Od 1 kwietnia 2024 r. zaczną obowiązywać nowe tablice średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn. Na ich podstawie będą przyznawane emerytury zgłoszone od 1 kwietnia bieżącego roku do 31 marca 2025 r.

    Czy pracownikowi przysługuje zwolnienie od pracy w święto religijne nie będące ustawowym dniem wolnym?

    Zbliża się Wielkanoc i zdecydowana większość pracowników będzie korzystała w tym czasie z dni wolnych od pracy. Jednak część pracowników może wyznawać inną religię niż katolicka. Czy mają oni prawo do zwolnienia od pracy podczas obchodzonych przez siebie świąt religijnych?

    REKLAMA