Kategorie

System kadrowo-płacowy - o co pytać dostawcę

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
System kadrowo-płacowy - o co pytać dostawcę
System kadrowo-płacowy - o co pytać dostawcę
System kadrowo-płacowy - o co należy pytać dostawcę przy wyborze oprogramowania HR?

O co pytać dostawcę systemu kadrowo-płacowego?

Jakie pytania powinieneś zadać dostawcy systemu kadrowo-płacowego? Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania HR? Poniżej przedstawiamy listę pytań. Na jej podstawie zrobisz selekcję wśród dostawców i wybierzesz tego, który w pełni odpowie na potrzeby Twojej firmy.

1. Jak dostawca dba o bezpieczeństwo danych?

Reklama

Pracodawca jest administratorem danych osobowych swoich pracowników. W związku z tym to na nim ciąży obowiązek, by spełnić wszystkie ustawowe wymagania dotyczące ochrony danych osobowych. Należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie danych – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Jeśli zdecydujesz się na model SaaS, system kadrowo-płacowy może być skonfigurowany i zainstalowany na serwerach dostawcy. Wówczas to on będzie w pełni odpowiedzialny za bezpieczne przechowywanie i przekazywanie danych pracowniczych.

Wskazówka: zapytaj potencjalnego dostawcę o politykę bezpieczeństwa, system dostępu do zbiorów danych, testy bezpieczeństwa oraz fizyczne zabezpieczenia serwerów.

2. Czy możliwy jest test systemu kadrowo-płacowego?

Większość firm udostępnia bezpłatnie wersje demo swojego systemu kadrowo-płacowego. W ten sposób można sprawdzić intuicyjność oprogramowania, a także zweryfikować to, jak przebiegają w nim poszczególne procesy z zakresu kadr i płac.

Wieloletnie doświadczenie wdrożeniowców systemu kadrowo-płacowego iPersonel pokazuje jednak, że warto przeprowadzić prezentację oprogramowania przed całkowitym oddaniem wersji testowej w ręce potencjalnego klienta. Dlaczego? Prezentacja pozwala odkryć nowym użytkownikom potencjał danego systemu, poznać poszczególne funkcje i etapy rozwiązywania danych spraw kadrowo-płacowych. To szczególnie istotne w przypadku rozbudowanych funkcjonalnie systemów, które pomagają w zarządzaniu procesami HR. Innymi słowy, zaoszczędzisz swój czas i unikniesz przypadkowych kliknięć po otrzymaniu wersji demonstracyjnej.

Wskazówka: zapytaj o materiały instruktażowe, które pozwolą Ci stawić pierwsze kroki w systemie kadrowo-płacowym.

3. Jak długo wdraża się system kadrowo-płacowy?

To trudne pytanie, na które nie uzyskasz odpowiedzi w czasie pierwszej konsultacji. Czas wdrożenia uzależniony jest od stopnia konfiguracji systemu. Im większa firma, tym więcej pracy nad dopasowaniem oprogramowania do jej potrzeb.

Wskazówka: każdy dostawca rozwiązań IT powinien mieć wypracowane metody wdrożenia systemu kadrowo-płacowego – zapytaj o nie. Po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej dostawca powinien wskazać plan projektu oraz wstępny harmonogram prac wdrożeniowych.

4. Czy dostawca dostosuje system do indywidualnych potrzeb firmy?

Reklama

Zweryfikuj, czy potencjalny dostawca systemu informatycznego dostosuje funkcjonalnie system do specyfiki działania Twojej firmy. W przypadku firm średniej wielkości oraz dużych często pojawia się konieczność zaprojektowania dedykowanych rozwiązań, które wykraczają poza standardowe funkcje danego systemu kadrowo-płacowego.

Wskazówka: rozwiń kwestię indywidualnych rozwiązań. To bardzo istotne zagadnienie nie tylko na etapie wdrożenia systemu. Jeśli Twój biznes będzie się rozwijał, oprogramowanie musi być na tyle elastyczne, by nadążać za zmianami. Dostawca powinien zagwarantować rozwój systemu w oparciu o Twoje pojawiające się potrzeby.

5. Czy można zintegrować oprogramowanie z innymi systemami?

Firmy średniej wielkości oraz duże najczęściej, dla osiągnięcia najlepszych efektów, integrują ze sobą wyspecjalizowane oprogramowania, które wspierają sprzedaż, produkcję, logistykę, marketing czy magazyn. Taka integracja jest niezbędna dla zapewnienia sprawnej komunikacji oraz wymiany danych.

Wskazówka: poinformuj dostawcę o systemach, które posiadasz w firmie. Integracja integracji nie jest równa. Połączenie niektórych systemów nie musi wymagać wiele pracy, ale bywają także przypadki, na które programiści muszą przeznaczyć znacznie więcej czasu. Zapytaj dostawcę o to, jak czasochłonna i skomplikowana będzie integracja z Twoimi systemami.

6. Czy oprogramowanie zaimportuje dane z poprzedniego systemu kadrowo-płacowego?

Umówmy się, że ręczne przenoszenie danych z jednego systemu do drugiego i nagminne używanie opcji ,,kopiuj-wklej” nie jest efektywne. Tracisz przy tym dużo czasu i zwiększasz ryzyko popełnienia błędu.

Wskazówka: poinformuj dostawcę o systemie, z którego chcesz zaimportować dane. Również i w tym przypadku zapytaj o to, jak czasochłonny i skomplikowany będzie import danych.

7. Jaki serwis zapewnia dostawca systemu kadrowo-płacowego?

Zapytaj dostawcę o to, jakie usługi serwisowe i wsparcie techniczne zapewnia po wdrożeniu systemu kadrowo-płacowego. Uzyskaj pewność, że w razie błędów otrzymasz pomoc, dzięki której system będzie działał bez zarzutów. Czy dostawca oferuje konsultacje online czy telefoniczne? W jakich godzinach przyjmowane są zgłoszenia? Czy przeszkoli nowych użytkowników systemu kadrowo-płacowego?

I bardzo ważna rzecz: czy zapewni bieżące aktualizacje systemu kadrowo-płacowego. Oprogramowanie HR musi rozwijać się wraz z rozwojem Twojej firmy. System należy także stale dostosowywać do zmian przepisów prawnych, których w prawie pracy, jak wiemy z doświadczenia, nie brakuje. Istotne są również zmiany technologiczne, które wpływają na wydajność i efektywność systemu, a tym samym działu kadrowo-płacowego.

Wskazówka: zapytaj o warunki umowy serwisowej SLA (Service Level Agreement). To umowy, które określają warunki współpracy serwisowej. Można w nich określić np. czas reakcji na dane zgłoszenie serwisowe.

Dedykowany opiekun

Wdrożeniowcy podkreślają, że dobrą praktyką jest wyznaczenie dedykowanego opiekuna, któremu użytkownicy oprogramowania mogą zgłaszać wszystkie błędy lub zapotrzebowania na nowe funkcje. Doświadczenie pokazuje, że klienci są zadowoleni z takiej możliwości. Wówczas zgłoszenia przyjmuje osoba, która zna specyfikę danej firmy, a nie przypadkowy konsultant. Rozwiązanie znacznie usprawnia komunikację, przyspiesza rozwiązanie problemów, wpływa na jakość usług, co zwiększa zadowolenie klienta.

Poszerzaj swoją wiedzę, czytaj Personel i Zarządzanie
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Personel i Zarządzanie 7-8/2021
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Podatki i składka zdrowotna - zmiany od 1 stycznia 2022 r.

    Podatki i składka zdrowotna - jakie zmiany wprowadza Polski Ład? Co zmieni się od 1 stycznia 2022 r.?

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r.

    Planner kadrowo-płacowy na sierpień 2021 r. wymienia wszystkie obowiązki miesięczne. Jaki jest wymiar czasu pracy w sierpniu? Ile wynosi dodatek nocny?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych?

    Obowiązek szczepień dla niektórych grup zawodowych może wejść w życie?

    Pracownicy punktów szczepień jak funkcjonariusze publiczni

    Pracownicy punktów szczepień będą traktowani jak funkcjonariusze publiczni. Co to oznacza?

    Zaświadczenie z ZUS ściągniesz z Internetu

    Zaświadczenie o wysokości emerytury lub zasiłku z ZUS można ściągnąć z Internetu. Jak stworzyć elektroniczne potwierdzenie?

    PIP - coraz częstsze kontrole i decyzje

    Kontrole PIP odbywają się coraz częściej. Gdzie jest ich najwięcej? Jakie branże są najczęściej kontrolowane?

    Kalkulator wynagrodzeń Polski Ład - zlecenie 2022

    Kalkulator wynagrodzeń od umów zlecenie w 2022 r. - jak Polski Ład wpłynie na wysokość wynagrodzenia netto przy zleceniu?

    IOSKU: ile masz na koncie w ZUS?

    IOSKU czyli informacja o tym, ile masz na koncie w ZUS. Jak sprawdzić? Ile wyniesie przyszła emerytura?

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń, umowa o pracę

    Polski Ład - kalkulator wynagrodzeń pozwala obliczyć dla umowy o pracę wysokość pensji netto, zaliczki na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenie społeczne w 2022 r.

    Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

    Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

    Pracodawca dyskryminuje pracownika - co można zrobić?

    Dyskryminacja w pracy - kiedy można mówić o nierównym traktowaniu pracowników? Co można zrobić, kiedy pracodawca dyskryminuje pracownika?

    Wpłaty do PPK także od wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia

    Wpłaty do PPK nalicza się także od wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po ustaniu zatrudnienia. Czy nalicza się je od nagrody stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe? Jeśli tak, to w jakiej wysokości procentowej?

    Ile wynosi najniższa krajowa?

    Najniższa krajowa w 2021 i 2022 r. - ile wynosi brutto i netto? Jaka jest stawka godzinowa? Oto kalkulator wynagrodzeń.

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.