REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?

Jeżek Przemysław
Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?/Fot. Fotolia
Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?/Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, np. wnioski urlopowe, akty urodzenia, itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty?

Problem

W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, takie jak wnioski urlopowe, akty urodzenia lub zgonu członków rodziny, kserokopie dowodu osobistego itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty? Czy trzeba zmienić numerację poszczególnych dokumentów pozostających w aktach, przekreślając stary numer i nadając nowy, zgodny z nowym spisem treści?

Autopromocja

Rada

Usuwając niepotrzebne dokumenty z poszczególnych części akt osobowych powinni Państwo sporządzić nowy wykaz dokumentów i zmodyfikować numery znajdujące się na dokumentach zamieszczonych w aktach osobowych.

Uzasadnienie

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części.

Polecamy produkt: Serwis Prawno-Pracowniczy

Rodzaje dokumentów przechowywanych w aktach osobowych

Części akt osobowych

Rodzaje dokumentów

A

dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

B

dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

C

dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Generalnie pracodawca nie powinien usuwać dokumentów z akt osobowych pracowników, poza dokumentami związanymi z zatarciem kary porządkowej. Jednak w przedstawionej sytuacji w aktach osobowych pracowników są przechowywane dokumenty, których nie można tam zamieszczać albo których nie trzeba składać w aktach osobowych. Dlatego z akt osobowych należy usunąć przynajmniej te dokumenty, których nie można tam przechowywać.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Z przepisów nie wynika wprost sposób postępowania w przypadku, gdy z akt osobowych trzeba usunąć jakieś dokumenty. W praktyce przyjęte jest, że jeżeli zachodzi taka konieczność, należy dokonać zmian w numeracji dokumentów, które muszą pozostać w aktach, oraz modyfikacji w wykazie dokumentów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (§ 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji...).


W katalogu danych przechowywanych w części B wymieniono dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika m.in. z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, pomijając tym samym wnioski o urlop wypoczynkowy. Obowiązek złożenia przez pracownika wniosku o urlop wypoczynkowy nie wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, lecz z przepisów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu pracy. Pracodawca nie powinien zatem przechowywać w aktach osobowych wniosków urlopowych, chociaż ich przechowywanie nie jest zabronione.

Wykluczona jest natomiast możliwość przechowywania w aktach osobowych kserokopii dowodu osobistego pracownika. Pracodawca nie ma bowiem podstaw, aby przetwarzać dane obejmujące miejsce urodzenia, wzrost czy kolor oczu pracownika, które znajdują się w jego dowodzie osobistym. W tym zakresie pracodawca może jedynie żądać przedstawienia dowodu osobistego do wglądu, w celu weryfikacji danych zawartych w kwestionariuszu osobowym pracownika.

W przypadku udzielania pracownikom tzw. urlopów okolicznościowych przepisy nie dają pracodawcy prawa do umieszczania w części B aktu zgonu bądź aktu urodzenia dziecka albo innych dokumentów potwierdzających dane zdarzenie, które uprawnia do takiego urlopu. Jeśli w aktach osobowych pracownika takie dokumenty są przechowywane, należy je usunąć. Pracodawca może jedynie zażądać od pracownika przedłożenia dokumentu uprawniającego go do urlopu okolicznościowego do wglądu w celu weryfikacji obowiązku udzielenia dni wolnych.

Przykład

Pracodawca przechowuje w części B akt osobowych pracowników m.in.:

● wnioski dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych,

● akty zgonów, które były podstawą do udzielenia pracownikom tzw. urlopów okolicznościowych wynikających z odrębnych przepisów,

● dokumenty dotyczące zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Ze względu na to, że z przepisów nie wynika prawo przechowywania takich dokumentów jak wnioski urlopowe i akty zgonów, pracodawca jest zobowiązany do ich wyłączenia z akt osobowych pracowników. Spowoduje to ponowne ponumerowanie dokumentów znajdujących się w części B akt osobowych i konieczność ponownego sporządzenia spisu dokumentów znajdujących się w tej części. Choć przepisy nie wskazują obowiązku przechowywania w aktach dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, należy uznać, że nie będzie błędem przechowywanie ich w części B akt osobowych.

Podstawa prawna:

- art. 221 § 1–2, art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 868

- § 1 ust. 1–2, § 6 ust. 2 pkt 2–3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2005

- § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1632

Autor: Przemysław Jeżek - trener z zakresu prawa pracy i rozliczania wynagrodzeń, doradca współpracujący z firmami szkoleniowymi, zdobywca tytułu „Kadrowy roku”.

Dołącz do nas na Facebooku!

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    REKLAMA

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    REKLAMA

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    REKLAMA