| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?

Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, np. wnioski urlopowe, akty urodzenia, itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty?

Problem

W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, takie jak wnioski urlopowe, akty urodzenia lub zgonu członków rodziny, kserokopie dowodu osobistego itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty? Czy trzeba zmienić numerację poszczególnych dokumentów pozostających w aktach, przekreślając stary numer i nadając nowy, zgodny z nowym spisem treści?

Rada

Usuwając niepotrzebne dokumenty z poszczególnych części akt osobowych powinni Państwo sporządzić nowy wykaz dokumentów i zmodyfikować numery znajdujące się na dokumentach zamieszczonych w aktach osobowych.

Uzasadnienie

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z trzech części.

Polecamy produkt: Serwis Prawno-Pracowniczy

Rodzaje dokumentów przechowywanych w aktach osobowych

Części akt osobowych

Rodzaje dokumentów

A

dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

B

dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika

C

dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Generalnie pracodawca nie powinien usuwać dokumentów z akt osobowych pracowników, poza dokumentami związanymi z zatarciem kary porządkowej. Jednak w przedstawionej sytuacji w aktach osobowych pracowników są przechowywane dokumenty, których nie można tam zamieszczać albo których nie trzeba składać w aktach osobowych. Dlatego z akt osobowych należy usunąć przynajmniej te dokumenty, których nie można tam przechowywać.

Z przepisów nie wynika wprost sposób postępowania w przypadku, gdy z akt osobowych trzeba usunąć jakieś dokumenty. W praktyce przyjęte jest, że jeżeli zachodzi taka konieczność, należy dokonać zmian w numeracji dokumentów, które muszą pozostać w aktach, oraz modyfikacji w wykazie dokumentów. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (§ 6 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji...).

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

KRAUSE LEGAL Kancelaria prawna

Nasza kancelaria świadczy wszechstronną pomoc prawną skierowaną do właścicieli firm rodzinnych oraz małych i średnich przedsiębiorstw.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »