| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?

Jak prawidłowo usunąć dokument z akt osobowych?

Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych pracowników znajdują się niepotrzebne dokumenty, np. wnioski urlopowe, akty urodzenia, itp. W jaki sposób prawidłowo usunąć te dokumenty?

W katalogu danych przechowywanych w części B wymieniono dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika m.in. z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, pomijając tym samym wnioski o urlop wypoczynkowy. Obowiązek złożenia przez pracownika wniosku o urlop wypoczynkowy nie wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, lecz z przepisów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu pracy. Pracodawca nie powinien zatem przechowywać w aktach osobowych wniosków urlopowych, chociaż ich przechowywanie nie jest zabronione.

Wykluczona jest natomiast możliwość przechowywania w aktach osobowych kserokopii dowodu osobistego pracownika. Pracodawca nie ma bowiem podstaw, aby przetwarzać dane obejmujące miejsce urodzenia, wzrost czy kolor oczu pracownika, które znajdują się w jego dowodzie osobistym. W tym zakresie pracodawca może jedynie żądać przedstawienia dowodu osobistego do wglądu, w celu weryfikacji danych zawartych w kwestionariuszu osobowym pracownika.

W przypadku udzielania pracownikom tzw. urlopów okolicznościowych przepisy nie dają pracodawcy prawa do umieszczania w części B aktu zgonu bądź aktu urodzenia dziecka albo innych dokumentów potwierdzających dane zdarzenie, które uprawnia do takiego urlopu. Jeśli w aktach osobowych pracownika takie dokumenty są przechowywane, należy je usunąć. Pracodawca może jedynie zażądać od pracownika przedłożenia dokumentu uprawniającego go do urlopu okolicznościowego do wglądu w celu weryfikacji obowiązku udzielenia dni wolnych.

Przykład

Pracodawca przechowuje w części B akt osobowych pracowników m.in.:

● wnioski dotyczące udzielania urlopów wypoczynkowych,

● akty zgonów, które były podstawą do udzielenia pracownikom tzw. urlopów okolicznościowych wynikających z odrębnych przepisów,

● dokumenty dotyczące zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

Ze względu na to, że z przepisów nie wynika prawo przechowywania takich dokumentów jak wnioski urlopowe i akty zgonów, pracodawca jest zobowiązany do ich wyłączenia z akt osobowych pracowników. Spowoduje to ponowne ponumerowanie dokumentów znajdujących się w części B akt osobowych i konieczność ponownego sporządzenia spisu dokumentów znajdujących się w tej części. Choć przepisy nie wskazują obowiązku przechowywania w aktach dokumentów zgłoszeniowych do ZUS, należy uznać, że nie będzie błędem przechowywanie ich w części B akt osobowych.

Podstawa prawna:

- art. 221 § 1–2, art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2016 r., poz. 868

- § 1 ust. 1–2, § 6 ust. 2 pkt 2–3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 2005

- § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1632

Autor: Przemysław Jeżek - trener z zakresu prawa pracy i rozliczania wynagrodzeń, doradca współpracujący z firmami szkoleniowymi, zdobywca tytułu „Kadrowy roku”.

Dołącz do nas na Facebooku!

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Anna Bierła

Ekspert Aferry.pl, specjalista ds. marketingu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »