| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Przechowywanie akt pracowniczych - zmiany w 2018 r.

Przechowywanie akt pracowniczych - zmiany w 2018 r.

Obecnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej. Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przewiduje skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Zaproponowano, aby zmiany weszły w życie 1 stycznia 2018 r.

Czym jest dokumentacja pracownicza

Na dokumentację pracowniczą składa się:

  1. dokumentacja osobowa oraz
  2. dokumentacja płacowa – dotycząca wypłaconego wynagrodzenia.

Obowiązujące przepisy

Obowiązujące przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania dokumentacji osobowej pracownika przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Natomiast dokumentację płacową (wynagrodzenia za pracę), pracodawca musi przechowywać przez 50 lat licząc od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Przykładowo, w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się przez 6 lat, we Francji 5 lat.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Zmiany od 2018 r.

Resort rozwoju opublikował projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Projekt zakłada skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo - płacowej z 50 do 10 lat przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego w takim zakresie, aby ubezpieczony miał zagwarantowane bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości.

Warto wspomnieć, że od 31 grudnia 1998 roku ZUS dysponuje wszystkimi danymi przekazywanymi przez płatników. Dlatego też, proponowane rozwiązanie umożliwi skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy.

Ponadto projekt zakłada, że pracodawca będzie mógł dobrowolnie gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej.  

Celem projektu jest zmniejszenie kosztów ponoszonych przez pracodawców z powodu długoterminowego przechowywania akt pracowniczych w formie papierowej. Szacuje się, że koszty związane z przechowywaniem akt wynoszą ok. 130 mln. rocznie.

Przewiduje się, że zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2018 roku.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

KG Legal

Kancelaria prawna

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »