| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej prowadzi do negatywnych dla pracodawcy konsekwencji prawnych. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracowników? Jakie sankcje naruszenia przepisów regulujących prowadzenie dokumentacji kadrowej przewiduje prawo?

W części B składa się dokumenty dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy. Obejmuje ona zwłaszcza: umowę o pracę, potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z treścią regulaminu pracy, z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, jak również z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, różnego rodzaju oświadczenia, jak np. o zamiarze korzystania z 2 dni opieki nad dzieckiem, do których uprawnia art. 188 k.p.; dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie; informacje o karach porządkowych i nagrodach oraz inne dokumenty przedłożone przez pracownika w trakcie trwania zatrudnienia.

Część C obejmuje natomiast dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Chodzi tu w szczególności o oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy, kopię świadectwa pracy, kartę obiegową oraz potwierdzenie czynności związanych z postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.).

Dokumenty wewnątrz teczek muszą być ponumerowane oraz ułożone w odpowiednim porządku chronologicznym i nie mowa tu o kolejności ułożenia ich według dat, ale o sukcesywnym wpinaniu do teczek, które ma zapobiec zagubieniu bądź zniszczeniu dokumentów pracownika. W rozporządzeniu ustawodawca posługuje się sformułowaniem: "dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane". Nie wynika z niego bezwzględny nakaz stosowania takiego układu dokumentów, lecz dopuszcza stosowanie innego systemu.

Czy w dokumentacji kadrowej można używać języka obcego?

Przepisy podatkowe

Także inne przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek ewidencjowania i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników, chodzi tu na przykład o przepisy podatkowe nakazujące pracodawcy jako płatnikowi składek ewidencjowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z poborem podatków (podatek od osób fizycznych). Inne obowiązki w zakresie ewidencjonowania nakładają przepisy o statystyce publicznej oraz ustawa o emeryturach pomostowych.

Dokumentacja dotycząca chorób zawodowych i wypadków przy pracy

Pracodawca ma także obowiązek gromadzić i przechowywać dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§7 rozporządzenia). Rozporządzenie nie reguluje jednak wszystkich obowiązków związanych z dokumentacją pracowniczą. Według Sądu Najwyższego podstawą odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną pracownikowi wskutek odmowy poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, wynikającej z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a) stanowi art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p. (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 2004 r., II PK 36/04, OSNP 2005, nr 8, poz. 106 teza IV).

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

UMOWY ZLECENIA 2017

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Radosław Pazik

Doradca podatkowy Dyrektor Oddziału Wielkopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Poznaniu

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »