| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej - konsekwencje prawne

Nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej prowadzi do negatywnych dla pracodawcy konsekwencji prawnych. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z zatrudnianiem pracowników? Jakie sankcje naruszenia przepisów regulujących prowadzenie dokumentacji kadrowej przewiduje prawo?

W części B składa się dokumenty dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy. Obejmuje ona zwłaszcza: umowę o pracę, potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z treścią regulaminu pracy, z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, jak również z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, różnego rodzaju oświadczenia, jak np. o zamiarze korzystania z 2 dni opieki nad dzieckiem, do których uprawnia art. 188 k.p.; dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie; informacje o karach porządkowych i nagrodach oraz inne dokumenty przedłożone przez pracownika w trakcie trwania zatrudnienia.

Część C obejmuje natomiast dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Chodzi tu w szczególności o oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy, kopię świadectwa pracy, kartę obiegową oraz potwierdzenie czynności związanych z postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.).

Dokumenty wewnątrz teczek muszą być ponumerowane oraz ułożone w odpowiednim porządku chronologicznym i nie mowa tu o kolejności ułożenia ich według dat, ale o sukcesywnym wpinaniu do teczek, które ma zapobiec zagubieniu bądź zniszczeniu dokumentów pracownika. W rozporządzeniu ustawodawca posługuje się sformułowaniem: "dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane". Nie wynika z niego bezwzględny nakaz stosowania takiego układu dokumentów, lecz dopuszcza stosowanie innego systemu.

Czy w dokumentacji kadrowej można używać języka obcego?

Przepisy podatkowe

Także inne przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek ewidencjowania i przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników, chodzi tu na przykład o przepisy podatkowe nakazujące pracodawcy jako płatnikowi składek ewidencjowanie i przechowywanie dokumentacji związanej z poborem podatków (podatek od osób fizycznych). Inne obowiązki w zakresie ewidencjonowania nakładają przepisy o statystyce publicznej oraz ustawa o emeryturach pomostowych.

Dokumentacja dotycząca chorób zawodowych i wypadków przy pracy

Pracodawca ma także obowiązek gromadzić i przechowywać dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§7 rozporządzenia). Rozporządzenie nie reguluje jednak wszystkich obowiązków związanych z dokumentacją pracowniczą. Według Sądu Najwyższego podstawą odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną pracownikowi wskutek odmowy poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, wynikającej z nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika (art. 94 pkt 9a) stanowi art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p. (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 2004 r., II PK 36/04, OSNP 2005, nr 8, poz. 106 teza IV).

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Controlling i Zarządzanie

Controlling i Zarządzanie to fachowy magazyn kierowany do profesjonalistów rachunkowości zarządczej, controllingu, analizy finansowej i sprawozdawczości zewnętrznej.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »