REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?

Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?
Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Praca zdalna wymusiła przyspieszoną digitalizację dokumentacji. Dla pracodawców wiąże się to z oszczędnościami kosztów, miejsca i czasu. Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji?

Praca zdalna wymusiła digitalizację dokumentacji

Wprowadzenie na szeroką skalę pracy zdalnej przyspiesza digitalizację dokumentów. – To oznacza łatwy i szybki dostęp do dokumentacji, większą ergonomię pracy i bezpieczeństwo oraz uwolnienie przestrzeni biurowej. Przyspiesza też transformację cyfrową – przekonują eksperci Impel Business Solutions. Cały proces – choć wydaje się trudnym przedsięwzięciem – można przyspieszyć.

Autopromocja

– W dobie zdalnej pracy digitalizacja jest kluczowa dla większości aspektów. Praca na komputerze wymaga od nas dostarczenia wsadu elektronicznego. Jednak dziś wiele dokumentów wciąż ma formę papierową. Jeżeli chcemy realizować usługi w zakresie home office, wymagane jest od nas zdigitalizowanie ich tak, aby osoby pracujące w domu mogły spokojnie je przetwarzać – podkreśla w rozmowie z agencją Newseria Biznes Kamil Senger, menadżer ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions. – W przeciwnym wypadku musielibyśmy te dokumenty do pracownika dostarczyć i w dodatku odpowiednio zabezpieczyć.

Polecamy: Dokumentacja kadrowa

Dotychczas elektroniczny obieg dokumentów wprowadzały przede wszystkim przedsiębiorstwa o rozproszonej strukturze geograficznej czy największe korporacje, zwłaszcza z branży finansowej. W dobie koronawirusa i szerokiej popularyzacji pracy zdalnej na takie rozwiązanie decyduje się coraz więcej firm, m.in. te prowadzące dokumentację kadrowo-płacową.

– W tej chwili wprowadzane jest to w coraz szerszym zakresie, począwszy od cyfrowego obiegu faktur, poprzez coraz bardziej zaawansowane procesy, aż do digitalizacji akt osobowych. Realizujemy to dla coraz większej liczby klientów, nie tylko dużych, ale i małych – wskazuje Kamil Senger.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Szybsze przetwarzanie dokumentów

Grupa Impel podaje, że firmy, które z powodzeniem przeprowadziły transformację cyfrową, są w stanie przetwarzać nawet około miliona plików rocznie. Digitalizacja daje też wymierne korzyści. Pozwala obniżyć koszty przechowywania dokumentacji, oszczędza czas i zwiększa bezpieczeństwo, bo minimalizuje ryzyko zgubienia czy zniszczenia papierowych akt. Umożliwia też dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, co ma istotne znaczenie podczas pracy zdalnej.

Cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa

– Digitalizacja to pierwszy krok w stronę cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa, taka furtka dla innych nowych technologii, w tym robotyzacji czy automatyzacji procesów, które dziś budują realną przewagę przedsiębiorstwa. Jeszcze dwa lata temu w Impel Business Solutions pracowaliśmy głównie z dokumentami papierowymi, a odsetek digitalizacji był niewielki, natomiast dziś wynosi on ponad 90 proc., a dążymy do 100 proc. – podkreśla Paweł Ocibiński, kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

Proces digitalizacji

Sam proces digitalizacji jest stosunkowo prosty, warto się do niego jednak odpowiednio przygotować – zaplanować zakres prac, skonfigurować dane i sprzęt, wszystko po to, by nie wstrzymywało to bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

– Dobre zaplanowanie procesu pozwala zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów w zasadzie do zera – ocenia Paweł Ocibiński.

Należy też ustalić, które dokumenty trzeba zeskanować, a następnie nadać im kod kreskowy. To nośnik informacji dla oprogramowania używanego do skanowania. Wskazuje, gdzie zaczyna się i kończy dokument, ułatwia też wyszukiwanie pliku w cyfrowym archiwum. Najczęściej skanuje się raporty kasowe, faktury, wyciągi bankowe, ale digitalizować można niemal każdy typ plików, np. paragony zakupu.

– Kolejnym krokiem jest weryfikacja poprawności skanowania, na tym etapie wychwytywane i korygowane są ewentualne błędy. Przeważnie proces kończy się indeksacją dokumentów i przywróceniem oryginałów do ich pierwotnego stanu – wskazuje kierownik ds. zarządzania dokumentacją w Impel Business Solutions.

Zwykle po zeskanowaniu dokumentów znaczną ich część można zniszczyć, co uwalnia przestrzeń biurową. To jedna z podstawowych korzyści digitalizacji.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Newseria.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Praca w Święta Wielkanocne

    Kiedy wypadają Święta Wielkanocne 2024? Praca w Poniedziałek Wielkanocny i Niedzielę Wielkanocną - czy przysługuje za to dodatek? Czy za pracę w Wielkanoc (w niedzielę oraz święto) przysługuje rekompensata?

    Światowy Dzień Świadomości Autyzmu

    Dzień 2 kwietnia to Światowy Dzień Świadomości Autyzmu. Został on ustanowiony w 2008 r. Jego celem jest propagowanie wiedzy na temat autyzmu i budowanie wrażliwości społecznej w tym zakresie. Wiele osób neuroróżnorodnych wciąż spotyka się z trudnościami w znalezieniu odpowiedniego dla siebie miejsca pracy. Kiedy dojdzie już do zatrudnienia ważne jest to jak pracodawcy i współpracownicy traktują osoby z autyzmem. 

    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    REKLAMA

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    REKLAMA

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA