| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

Zatrudniliśmy nowego pracownika. Chcąc ustalić jego staż pracy, od którego zależy wiele uprawnień pracowniczych, jak chociażby wymiar urlopu wypoczynkowego, zwróciliśmy się do niego z prośbą udokumentowanie tego stażu. Pracownik dostarczył nam oryginał dyplomu i oryginały świadectw pracy od poprzednich pracodawców. Czy możemy je zachować w aktach osobowych?

Należy pamiętać, że pracodawca może żądać od nowozatrudnionego pracownika następujących dokumentów:
• wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii;
• świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów potwierdzających staż pracy, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Wskazane wyżej dokumenty powinny zostać dostarczone przez pracownika w oryginałach tak, aby pracodawca mógł potwierdzić ich autentyczność. Jednakże w aktach osobowych w oryginale mogą znajdować się tylko kwestionariusz osobowy i zaświadczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Wszelkie inne dokumenty powinny zostać przez pracodawcę skopiowane i niezwłocznie zwrócone pracownikowi.

Oryginały dokumentów, takich jak świadectwa pracy czy dyplom ukończenia studiów są własnością pracownika i bezprawne jest ich przetrzymywanie przez pracodawcę.

Dokumenty w aktach osobowych powinny się znajdować w porządku chronologicznym, a na początku teczki powinien znaleźć się spis wszystkich dokumentów z akt pracownika.

Polecamy: Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą?

Konsekwencje dla pracodawcy

Jeżeli inspektor pracy w trakcie kontroli stwierdzi, że w aktach osobowych pracownika zamiast kopii znajdują się oryginały, zobowiąże pracodawcę do niezwłocznego zastąpienia tych oryginałów kopiami. Pracodawca będzie musiał zawiadomić pisemnie inspektora pracy o sposobie załatwienia sprawy.

Polecamy: Badania okresowe i kontrolne jako część akt osobowych pracownika

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Exact Software

Exact Software Poland Sp. z o.o. dostarcza dynamiczne oprogramowanie dla biznesu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »