| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

Czy w aktach osobowych można trzymać oryginały dokumentów?

Zatrudniliśmy nowego pracownika. Chcąc ustalić jego staż pracy, od którego zależy wiele uprawnień pracowniczych, jak chociażby wymiar urlopu wypoczynkowego, zwróciliśmy się do niego z prośbą udokumentowanie tego stażu. Pracownik dostarczył nam oryginał dyplomu i oryginały świadectw pracy od poprzednich pracodawców. Czy możemy je zachować w aktach osobowych?

Należy pamiętać, że pracodawca może żądać od nowozatrudnionego pracownika następujących dokumentów:
• wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii;
• świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub innych dokumentów potwierdzających staż pracy, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie;
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego;
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Wskazane wyżej dokumenty powinny zostać dostarczone przez pracownika w oryginałach tak, aby pracodawca mógł potwierdzić ich autentyczność. Jednakże w aktach osobowych w oryginale mogą znajdować się tylko kwestionariusz osobowy i zaświadczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Wszelkie inne dokumenty powinny zostać przez pracodawcę skopiowane i niezwłocznie zwrócone pracownikowi.

Oryginały dokumentów, takich jak świadectwa pracy czy dyplom ukończenia studiów są własnością pracownika i bezprawne jest ich przetrzymywanie przez pracodawcę.

Dokumenty w aktach osobowych powinny się znajdować w porządku chronologicznym, a na początku teczki powinien znaleźć się spis wszystkich dokumentów z akt pracownika.

Polecamy: Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą?

Konsekwencje dla pracodawcy

Jeżeli inspektor pracy w trakcie kontroli stwierdzi, że w aktach osobowych pracownika zamiast kopii znajdują się oryginały, zobowiąże pracodawcę do niezwłocznego zastąpienia tych oryginałów kopiami. Pracodawca będzie musiał zawiadomić pisemnie inspektora pracy o sposobie załatwienia sprawy.

Polecamy: Badania okresowe i kontrolne jako część akt osobowych pracownika

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Piotr Gontarek, HUKE Finanse

Firma HUKE Finanse jest multiagencją, która oferuje pełen zakres produktów ubezpieczeniowych i kredytowych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »