| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą?

Jak zabezpieczyć dokumentację pracowniczą?

Dokumentację pracowniczą zobowiązany jest prowadzić każdy pracodawca, bez względu na to, ilu zatrudnia pracowników. To na nim bowiem ciąży obowiązek dostarczenia pracownikowi umowy o pracę czy świadectwa pracy. Nawet jeżeli zlikwidowaliśmy działalność gospodarczą, nie możemy takiej dokumentacji zniszczyć. Należy ją przekazać do podmiotu zajmującego się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, na którym to podmiocie ciążą określone obowiązki.

Kwestie przechowywania dokumentacji pracowniczej przez podmioty do tego uprawnione reguluje rozporządzenie Ministra Kultury z dnia z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

Zatem po pierwsze, budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny być sytuowane na suchym gruncie niegrożącym osunięciem, położonych powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych. Ponadto budynku muszą posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

Przeczytaj także: Kiedy pracodawca może żądać złożenia kwestionariusza osobowego?

Wymagania dotyczące pomieszczeń

Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku, a także powinno być wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową oraz zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób
odpowiedni dla danego pomieszczenia. Ponadto w pomieszczeniach takich nie mogą znajdować się inne przedmioty i urządzenia, które nie są związane z przechowywaniem dokumentacji.

Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.

Dokumentacja papierowa

Dokumentacja pracownicza sporządzona na papierze jest szczególnie narażona na zniszczenie, dlatego też ww. rozporządzenie określa szczegółowe warunki przechowywania dokumentacji tego rodzaju. Przede wszystkim, w takim pomieszczeniu należy utrzymywać odpowiednie warunki wilgotności (ok. 45-60%) i temperatury (od 14 do 20 stopni Celsjusza).

Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.

Polecamy serwis: Urlopy

Ponadto dokumentacja papierowa powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie. W pomieszczeniach takich należy także wyeliminować oświetlenie słoneczne.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Olga Rzycka

Coach, trener, psycholog

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »