| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wiadomości > Prowadzenie akt osobowych pracowników

Prowadzenie akt osobowych pracowników

Dokumenty osobowe pracowników to najczęściej kontrolowane przez inspektorów pracy dokumenty. Dlatego warto wiedzieć, jakie reguły rządzą ich tworzeniem.

Podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy związanym z zatrudnieniem pracownika, oprócz obowiązku zatrudniania za wynagrodzeniem, jest prowadzenie akt osobowych pracowników. Zakres prowadzenia przez pracodawców tej dokumentacji określa rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Akta osobowe należy prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dodatkowo muszą być starannie podzielone na trzy części – A, B i C, a każda z nich musi posiadać własny spis treści wymieniający, jakie dokumenty się w niej znajdują. Dokumenty nie mogą być poukładane przypadkowo lub dowolnie. Ważne jest zachowanie porządku chronologicznego, co więcej – wszystkie dokumenty muszą być ponumerowane. W części A powinny znajdować się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B powinna zawierać dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem. Natomiast w części C należy umieścić dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. 

59,00 złKodeks pracy 2014 z komentarzem

Zmiany w zasadach prowadzenia akt osobowych pracownika >>

Po dokonaniu podziału teczki na poszczególne części A, B i C należy przygotować chronologiczny spis (wykaz) wszystkich dokumentów, które mają znaleźć się w poszczególnych częściach teczki. Wykazy te mogą być sporządzane ręcznie lub w formie tabeli wydrukowanej komputerowo, przy czym wybór odpowiedniego sposobu sporządzania wykazów należy do osoby prowadzącej akta. Do sporządzenia teczki akt osobowych można wykorzystać segregator lub zwykłą tekturową teczkę. Istnieją również specjalne teczki przeznaczone wyłącznie do prowadzenia akt osobowych. 

Kolejnym krokiem jest staranne opisanie teczki imieniem i nazwiskiem pracownika. Oprócz tych danych warto umieścić na teczce informacje dotyczące zajmowanego przez pracownika stanowiska, działu, w którym jest zatrudniony, a także początkową datę jego zatrudnienia. Przygotowane w ten sposób teczki można ułożyć alfabetycznie (według nazwisk pracowników) lub według działów danego zakładu pracy, wówczas w razie konieczności łatwo jest odnaleźć właściwe akta osobowe.

Akta osobowe pracownika - projekt nowelizacji >>

POLECANE ARTYKUŁY

TERMINARZ

WRZ23
TydzieńPWŚCPSN
361234567
37891011121314
3815161718192021
3922232425262728
4029300102030405

Ostatnio na forum

Narzędzia kadrowego

Eksperci infor.pl

Aleksandra Bielicka

Prawnik, specjalista w zakresie prawa konsumenckiego, cywilnego i handlowego.

Zostań ekspertem Infor.pl »