Kadry, HR - Praca i Płace - Zasiłki - INFOR.PL

Podróż służbowa

Podróżą służbową jest wykonywanie, na polecenie pracodawcy, zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Pracownikowi, który przebywał w podróży służbowej, przysługują diety oraz należności na pokrycie związanych z nią kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Kwoty te mogą być ustalane ryczałtowo (np. diety) lub w wysokości faktycznie poniesionych wydatków (dokumentowane rachunkiem, np. za hotel).

Z podstawy wymiaru składek są wyłączone diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

W tej samej wysokości zwolnione są ze składek również diety pracowników spoza sfery budżetowej, zatrudnionych w zakładach, które same ustalają zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowych w regulaminie wynagradzania, w układzie zbiorowym pracy lub w umowach o pracę.

Przykład:

Pracownikowi, który przebywał 4 dni w podróży służbowej na terenie kraju, zwrócono koszty przejazdu (na podstawie biletów PKP) i noclegów (na podstawie rachunku z hotelu) oraz wypłacono diety (w wysokości ustalonej przez pracodawcę, tj. 4 dni x 40 zł = 160 zł).
Wartość świadczeń związanych z przejazdem i noclegiem nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne w pełnej wysokości. Natomiast kwota 68 zł, o którą wypłacone diety przewyższają kwotę diet określoną dla pracowników sfery budżetowej (tj. 4 x 23 zł = 92 zł) należy wliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne.

Koszty przejazdu

Środek transportu, jakim pracownik ma odbyć podróż służbową, określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd pojazdem, który nie jest własnością pracodawcy.

Pracownikowi korzystającemu w podróży służbowej z samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru niebędącego własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości ustalanej przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu (określoną przez pracodawcę). Stawki te nie mogą przekraczać stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Przykład:

Pracownik przebywał 5 dni w podróży służbowej na terenie kraju. Z tego tytułu wypłacono mu diety w wysokości 110 zł oraz zwrócono koszty przejazdu własnym samochodem marki Opel Astra w wysokości 291,20 zł, ustalone jako iloczyn przejechanych kilometrów (364 km) i określonej przez pracodawcę stawki za 1 km w wysokości 0,80 zł.
Do podstawy wymiaru składek nie wchodzą diety w pełnej wysokości oraz koszty przejazdu w wysokości 285,59 zł, tj. koszty ustalone według stawki za 1 km dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 m3 (0,7846 zł). Oskładkowaniu będzie zatem podlegała kwota 5,61 zł.