Tematy - Podróż służbowa - INFOR.PL

Zapisz się na newsletter

Wpisz poprawny e-mail

Pogorszenie sytuacji ekonomicznej firmy powoduje, że pracodawcy często decydują się na ograniczanie kosztów wykonywanej działalności. W firmach, w których znaczną część kosztów stanowią wydatki na podróże służbowe, sposobem na ograniczanie tych obciążeń może być m.in. limitowanie wydatków na nocleg czy organizowanie wideokonferencji.

Podróżą służbową jest wykonywanie, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Przy kwalifikacji podróży istotne znaczenie ma więc określenie stałego miejsca pracy pracownika. Brak legalnej definicji tego pojęcia powoduje problemy interpretacyjne, a także otwiera pracodawcom drogę do uznaniowego definiowania stałego miejsca pracy i odmowy zwrotu kosztów podróży służbowych.

Oprócz diet i zwrotu kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje co do zasady wynagrodzenie. Jego wysokość jest zaś uzależniona od czasu pracy w takiej podróży.

Pracodawca, wysyłający pracownika w zagraniczną podróż służbową, musi pamiętać, że oprócz diet i zwrotu kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje również wynagrodzenie. Jego wysokość jest uzależniona od czasu pracy w takiej podróży.

Jeden z naszych pracowników przez kilka dni był w podróży służbowej, w którą udał się firmowym samochodem. Pracownik przedstawił kilka paragonów za parkowanie. Czy mamy obowiązek zwrócić mu koszty parkowania?

Pracownicy mobilni, w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, ponoszą różnego rodzaju wydatki. Zalicza się do nich m.in. koszty związane z przejazdem, noclegiem, wyżywieniem czy inne opłaty (np. parkingowe).

ZUS zwraca koszty przejazdu do tej instytucji nie tylko osobie wezwanej, ale też osobie jej towarzyszącej. Zwrot kosztów przejazdu następuje na podstawie przedstawionych biletów lub rachunków.

Nasi pracownicy często wykonują swoje obowiązki za granicą, poza miejscem stałego wykonywania pracy wskazanym w umowie o pracę. Kiedy wyjazd zagraniczny pracownika może być uznany za podróż służbową? Czy ma to znaczenie do ustalenia, jakie składki powinny być opłacone za pracownika wysłanego do pracy za granicę?

Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwoty wypłacane z tytułu zwrotu wydatków za korzystanie z pojazdu prywatnego do celów służbowych. Jednak aby tego dokonać, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Chcemy zatrudnić opiekuna dzieci niepełnosprawnych. Będzie on pracował z dziećmi w naszym ośrodku, a dodatkowo w każdy piątek będzie odbierał dzieci z ośrodka i jeździł z nimi do lekarzy specjalistów na terenie naszego województwa. Czy możemy opiekunowi zapisać w umowie o pracę, że jego miejsce pracy obejmuje obszar całego województwa?

W Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej trwają prace nad nowym rozporządzeniem w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Czy istnieją jakieś ograniczenia co do czasu pozostawania pracownika w delegacji zagranicznej albo dotyczące częstotliwości wyjazdów służbowych za granicę? Czy pracownik po zatrudnieniu może być od razu wysłany w zagraniczną podróż służbową, czy też musi „odczekać” jakiś określony czas?

Pracownik zatrudniony na stanowisku informatyka otrzymał polecenie wyjazdu służbowego na 4 miesiące do pracy w nowym oddziale firmy znajdującym się w mieście oddalonym o 120 km od miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę (siedziba pracodawcy została wskazana w umowie o pracę jako stałe miejsce pracy pracownika). Nowy oddział naszej firmy znajduje się w odległości 30 km od miejsca zamieszkania tego pracownika. Pracodawca zapewnia mu codzienne przewozy z miejsca zamieszkania do miejsca pracy i z powrotem. Czy w takiej sytuacji pracodawca może polecić świadczenie pracy w tym miejscu przez okres 4 miesięcy?

Jesteśmy stowarzyszeniem, które organizuje wyjazdy naukowo-techniczne dla swoich członków. Nie są oni jednak pracownikami, nie należą również do składu zarządu, ale otrzymują dofinansowanie do tych wyjazdów. Czy takie dofinansowanie podlega opodatkowaniu?

Zleceniodawcy powinni zwracać zleceniobiorcy koszty podróży, jeżeli była ona niezbędna do prawidłowego wykonania zlecenia. W celu rozliczenia wydatków mogą być stosowane przepisy dotyczące pracowników, pod warunkiem że odpowiednie zapisy znajdą się w umowie-zleceniu.

Pracodawca ustalił z pracownikiem działu handlowego, który miał jechać w podróż służbową (jej celem są negocjacje handlowe), że odbędzie tę podróż samochodem służbowym. Jednocześnie zobowiązał pracownika, aby w miejscowości, do której jedzie, dostarczył innemu kontrahentowi kupioną przez niego maszynę. Jak w takim przypadku rozliczyć czas przejazdu w podróży pracownika? Pracownik ma stałe godziny pracy (8.00–16.00), wyjedzie przed ich rozpoczęciem (o godz. 6.00), a wróci z podróży zapewne w trakcie swoich godzin pracy (około godz. 14.00) i pozostałe 2 godziny pracy spędzi w biurze.

Pracodawca, powołując się na brak dyspozycyjności, może rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem, który jest często nieobecny w pracy i trzeba organizować za niego zastępstwa.

Czy pracownikowi, któremu powierzono wykonywanie pracy w innym miejscu niż wskazane w umowie o pracę w trybie art. 42 § 4 k.p., przysługuje dieta z tytułu podróży służbowej?

W wyroku z 6 kwietnia 2011 roku (II UK 331/10) Sąd Najwyższy orzekł, że każda decyzja ZUS – także dotycząca interpretacji przepisów – może podlegać zaskarżeniu do sądu powszechnego, jeżeli jej rozpoznanie przez sąd w trybie określonym w Kodeksie postępowania cywilnego nie jest ustawowo wyłączone.

Świadczenie pracy w podróży służbowej występuje zawsze w okolicznościach, w których pracownik poza uzgodnionym stałym miejscem pracy nie może swobodnie dysponować czasem wolnym od pracy w miejscu zamieszkania lub ośrodku, w którym realizuje swoje życiowe interesy.

Podczas wyjazdów służbowych bardzo często powstają godziny nadliczbowe, za które pracodawca wypłaca wynagrodzenie wraz z dodatkiem. Ustalając podstawę obliczania dodatku, należy pamiętać, że uwzględnia się w niej jedynie wynagrodzenie zasadnicze.

Pracodawca wysyłający pracownika w zagraniczną podróż służbową powinien mu wypłacić nie tylko diety, ale również zwrócić inne poniesione wydatki, np. koszty związane z wynajęciem pokoju hotelowego.

Pracownik jedzie w podróż służbową za granicę. Podczas tego wyjazdu traci dzień wolny (święto) w Polsce. Czy w zamian za pracę za granicą w święto obchodzone w Polsce powinien dostać dodatkowy dzień wolny po powrocie z delegacji?

Od 1 stycznia 2011 r. obowiązują nowe, jednolite dla wszystkich podatników i płatników rozliczających się w PIT zasady przeliczania z walut obcych wartości m.in. przychodów i kosztów uzyskania przychodów. Nowe reguły dotyczą nie tylko ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ale i rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Pracodawca może zwrócić pracownikowi poniesione koszty używania własnego samochodu osobowego do celów służbowych. Zwrot tych kosztów w formie ryczałtu lub kilometrówki jest zwolniony ze składek ZUS.

Otwarcie 1 maja 2011 r. rynku pracy przez Niemcy i Austrię dla obywateli ośmiu środkowoeuropejskich państw UE nie wywoła nowej fali emigracji zarobkowej z Polski - ocenił w Berlinie wiceminister gospodarki Rafał Baniak.

Pracownic w ciąży nie można zatrudnić m.in. w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz przy pracach wzbronionych kobietom w ciąży. Ograniczenia te często dezorganizują pracodawcom pracę.

Nasi pracownicy często wyjeżdżają prywatnymi samochodami w krajowe i zagraniczne podróże służbowe. Oprócz zwrotu wydatków na przejazdy otrzymują również zwrot kosztów opłat za korzystanie z autostrad. Czy te opłaty możemy wliczyć w koszty delegacji? Jak należy je rozliczyć?

Pracownik miał wypadek drogowy, gdy jechał służbowym samochodem. Wracał wówczas ze spotkania z klientem już po godzinach pracy, ale do siedziby firmy. W wyniku wypadku przebywał na zwolnieniu lekarskim przez cały sierpień. Analiza okoliczności i oględziny miejsca wypadku zajęły tyle czasu, że zanim został sporządzony protokół powypadkowy uznający zdarzenie za wypadek przy pracy, wypłaciliśmy pracownikowi wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80%, a potem zasiłek z ubezpieczenia chorobowego zamiast z wypadkowego. Jak prawidłowo skorygować dokumenty do ZUS, przeliczyć świadczenia i co z podatkiem dochodowym?

Pracodawca może określić zasady udzielania oraz rozliczania zaliczek pieniężnych w obowiązujących u niego przepisach wewnętrznych, np. regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy.

Pracownik działu księgowości został skierowany przez pracodawcę na trwające dwa dni szkolenie, które odbywało się w odległości 350 km od miejsca zamieszkania pracownika. Pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego. Pracodawca zgodził się, żeby pracownik pojechał swoim samochodem, pokrył wszystkie koszty związane z udziałem w szkoleniu. Po zakończeniu szkolenia pracownik wracał samochodem do domu. W trakcie jazdy wpadł w poślizg i spowodował wypadek, w wyniku którego doznał urazów żeber i kręgosłupa na odcinku szyjnym. Na miejsce wypadku została wezwana policja. Pracownik, jako sprawca wypadku, został ukarany mandatem, który przyjął. Czy pracodawca ma obowiązek przeprowadzić postępowanie powypadkowe? W jaki sposób powinno zostać zakwalifikowane to zdarzenie?

Jestem osobą odpowiedzialną za prowadzenie kadr. W naszej firmie pracownicy często wyjeżdżają w podróże służbowe. Bardzo proszę o informację, jakie czynności należy wykonać w zakresie kontroli merytorycznej, a jakie w zakresie formalno-rachunkowej przy sprawdzaniu rachunku podróży służbowej?

Na podstawie obowiązujących przepisów nie można zwrócić kosztów podróży służbowych, jeżeli pracownik nie ma biletów czy rachunków. Rzecznik Praw Obywatelskich apeluje do minister pracy o nowelizację regulujących to przepisów.

Nasi pracownicy często wyjeżdżają w delegacje. Przeważnie dojazd odbywa się służbowym samochodem, który prowadzi jeden z pracowników. Staramy się, aby za każdym razem była to inna osoba. Czy do nadgodzin w delegacji ma znaczenie fakt prowadzenia samochodu przez pracownika? Czy czasu jazdy w delegacji nie wliczamy do nadgodzin dla pracownika kierującego samochodem i dla pracownika siedzącego obok kierowcy?

Za podróż służbową kierowcy należy zapłacić jak za podróż każdego innego pracownika. W związku z tym kierowcy należą się m.in. diety i zwrot kosztów za nocleg.

Pracodawca, wysyłając pracownika w podróż służbową, musi pamiętać o podstawowych zasadach dotyczących czasu pracy. W szczególności powinien zwrócić uwagę na fakt, że czasu przemieszczania się nie można traktować jako odpoczynku.

Jeśli należności z tytułu podróży służbowych są wypłacane w kwotach wyższych niż wynikające z rozporządzenia, to nadwyżka podlega opodatkowaniu oraz wchodzi do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i traktowana jest jak wynagrodzenie.

Świadczenie pracy w kilku różnych rejonach kraju będących dla pracownika stałym miejscem wykonywania pracy nie jest zjawiskiem wyjątkowym, lecz normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Co do zasady diety do wysokości wskazanych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. nie wchodzą do wymiaru podstawy składki na ubezpieczenia społeczne. Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie diet wyższych, będzie musiał odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne.

Diety z tytułu podróży służbowej są zwolnione z podatku do wysokości przysługującej pracownikom sfery budżetowej. Diety w tej wysokości są też zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników.

Ministerstwo Pracy przygotowało projekt rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Nowy akt prawny ma zastąpić dwa funkcjonujące obecnie rozporządzenia.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Od 3 kwietnia 2010 r. wprowadzono nową definicję podróży służbowej dla kierowców. Po zmianie przepisów przy ustalaniu, czy kierowca przebywa w podróży służbowej, nie ma znaczenia, jak określono jego miejsce pracy. Zgodnie z nową regulacją, podróżą służbową kierowcy jest bowiem każdy wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jego filia, przedstawicielstwo lub oddział.