Pracodawca, który jest uprawniony do ustalania prawa i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tj. zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych), ma obowiązek prowadzić dokumentację zasiłkową wypłacanych świadczeń.
Kto prowadzi dokumentację zasiłkową w firmie
Płatnik świadczeń jest zobowiązany do ustalania prawa, wypłaty i prowadzenia dokumentacji zasiłkowej. To on ponosi odpowiedzialność za popełnione błędy. W praktyce prowadzeniem dokumentacji zajmują się wyznaczone przez pracodawcę osoby w firmie - najczęściej kadrowa lub księgowa. Osoby te płatnik świadczeń powinien upoważnić do dokonywania tych czynności. Może to być upoważnienie ustne, które np. przy kontroli ZUS należy potwierdzić, albo najczęściej upoważnienie pisemne, np. wynikające z zakresu obowiązków pracownika.
Ustalanie uprawnień do świadczeń
Pracodawca uprawniony do ustalania prawa i wypłaty zasiłków ma obowiązek stosować w tym zakresie obowiązujące prawo. Jeżeli ma wątpliwości w interpretacji przepisów, może wystąpić do ZUS o ustalenie uprawnień do zasiłku.
PRZYKŁAD
Firma powstała w listopadzie 2007 r. Kolejni pracownicy byli zatrudniani w trakcie miesiąca. Łącznie w listopadzie 2007 r. do ubezpieczenia chorobowego w różnych dniach miesiąca było zgłoszonych 25 osób. We wrześniu 2008 r. upłyną 33 dni zwolnienia lekarskiego jednego z pracowników. Pracodawca zwrócił się z pytaniem do ZUS o wyjaśnienie, czy jest uprawniony do wypłaty zasiłku chorobowego dla pracownika.
Pracodawca musi wiedzieć również, kiedy pracownik nie ma prawa do zasiłków, ponieważ w takich sytuacjach ma obowiązek wstrzymać wypłatę zasiłku lub odmówić przyznania prawa do zasiłku. Pracodawca nie musi w każdym przypadku braku prawa do zasiłku zwracać się do ZUS. Sprawę powinien wyjaśniać wtedy, gdy ma wątpliwości co do słuszności swojego postępowania oraz w przypadku, gdy to pracownik nie zgadza się ze stanowiskiem pracodawcy (art. 63 ustawy zasiłkowej).
PRZYKŁAD
Pracownik dostarczył do zakładu pracy zwolnienie lekarskie. Pracodawca ustalając prawo do zasiłku chorobowego stwierdził, że zasiłek nie przysługuje ze względu na zbyt krótki okres ubezpieczenia chorobowego pracownika. Pracownik wcześniej wykorzystał już 33 dni zwolnienia lekarskiego, za które u poprzedniego pracodawcy otrzymał wynagrodzenie chorobowe. O braku prawa do zasiłku chorobowego z powodu zbyt krótkiego okresu ubezpieczenia pracodawca poinformował pracownika, podając jednocześnie podstawę prawną uzasadniającą odmowę wypłaty zasiłku. W tym przypadku złożone przez pracownika zaświadczenie lekarskie na druku ZUS ZLA powinno pozostać w dokumentacji pracodawcy z adnotacją o braku prawa do zasiłku z podaniem przyczyny odmowy wypłaty. Można także zamieścić podstawę prawną wskazującą na zasadność tej odmowy. Pracownik nie zgadza się ze stanowiskiem pracodawcy, dlatego wystąpił do oddziału ZUS o wydanie decyzji w tej sprawie. Od decyzji wydanej przez ZUS pracownik może się odwołać do sądu.
W sytuacji gdy zachodzą okoliczności pozbawienia pracownika prawa do zasiłku chorobowego, pracodawca nie zawsze musi zwracać się do ZUS o wydanie decyzji.
PRZYKŁAD
Pracownik został pozbawiony prawa do zasiłku w wyniku kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy (kontrola domowa). Pracownicy zakładu pracy posiadający upoważnienie pracodawcy do kontroli stwierdzili, że pracownik w czasie zwolnienia lekarskiego wykonywał pracę zarobkową. Kontrolujący sporządzili protokół kontroli i na tej podstawie pozbawiono pracownika prawa do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia lekarskiego.
