(?) Czy musimy kierowcy ciężarówki wypłacać ryczałty za noclegi na przydrożnych parkingach, jeżeli kabina jego samochodu jest przystosowana do spania?
Nie muszą Państwo wypłacać ryczałtu kierowcy, który zgodził się nocować w kabinie. Zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców, jeżeli samochód znajduje się na postoju i jest wyposażony w miejsce do spania, to jego kierowca może tam wykorzystać swój odpoczynek dobowy. Oznacza to, że ma zapewniony bezpłatny nocleg. Pracownik, na parkingu, na którym nocuje, powinien mieć dostęp do węzła sanitarnego.
Oczywiście takie rozwiązanie jest ograniczone warunkami atmosferycznymi. Jeżeli temperatura nie pozwalałaby na nocowanie w kabinie, kierowca ma prawo do spędzenia noclegu w ogrzewanym pokoju, np. w motelu z parkingiem i rozliczenia tego noclegu na podstawie rachunku (faktury).
Zwrot innych kosztów
Pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości zamieszkania i z powrotem.
Pracownikowi przysługuje także zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Będą to w szczególności opłaty za przejazdy płatnymi odcinkami dróg, za parkowanie, zwrot za przejazd z dworca do domu taksówką (np. w sytuacji bardzo późnego powrotu do domu) i inne.
PRZYKŁAD
Pracownik, zgodnie z sugestią dyrekcji, będąc w delegacji w Toruniu zaprosił kontrahentów firmy na kolację do drogiej restauracji na starówce. Faktura za kolację powinna zostać pracownikowi rozliczona po powrocie do firmy, gdyż wydatek ten był przewidywany przez dyrekcję i w jej opinii potrzebny w związku z finalizacją kontraktu.
Zaliczka i rozliczenie kosztów po podróży
Pracodawca na wniosek pracownika musi przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Oznacza to, że angażowanie przez pracownika w krajowej podróży służbowej własnych środków i pokrywanie z nich bieżących wydatków obciążających pracodawcę (koszty noclegu w hotelu, biletu kolejowego) jest dopuszczalne tylko przy braku wykazania inicjatywy przez zatrudnionego w celu uzyskania zaliczki.
