Koszty noclegów są jednymi z najbardziej znaczących przy podróżach służbowych, dlatego warto, by pracodawca określił limit ceny, do której pracownicy mogą szukać noclegu w podróży służbowej.
Brak możliwości wynajęcia pokoju w danej cenie, czy to np. z powodu zbyt niskiego określenia limitu w stosunku do cen w danym mieście, czy z powodu braku wolnych miejsc nie chroni pracodawcy przed obowiązkiem zrefundowania pracownikowi rzeczywiście poniesionego wydatku.
W praktyce najskuteczniejszym środkiem limitowania wydatków na noclegi w podróżach służbowych jest zlecenie jednemu z zatrudnionych (np. sekretarce, pracownikowi administracji) wcześniejszego rezerwowania pokoju w określonym hotelu pracownikowi udającemu się w delegację. Najlepsze efekty oszczędnościowe procedura ta może dać w połączeniu ze stałą współpracą z daną siecią hoteli, co wiąże się z wynegocjowaniem atrakcyjnych rabatów.
Pracownikowi, który nie przedłożył pracodawcy rachunków (faktur) za nocleg i któremu pracodawca, kontrahent (organizator szkolenia, konferencji) nie zapewnił bezpłatnego noclegu, przysługuje ryczałt w równowartości 150% diety, czyli 34,50 zł. Najczęściej ryczałt jest wypłacany pracownikowi, który nocuje u rodziny lub znajomych.
Aby ryczałt za nocleg należał się pracownikowi, nocleg musi trwać minimum 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00. Dodatkowo ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu.
PRZYKŁAD
Serwisant został wysłany w podróż służbową z Kielc do Radomia. Za pozwoleniem szefa udał się w delegację swoim autem. Wyjechał w środę w południe. Na miejsce dojechał o godz. 14.00 i niezwłocznie przystąpił do naprawy uszkodzonego urządzenia. Naprawę ukończył o godz. 3.00 w nocy i wyruszył w drogę powrotną do Kielc. W tej sytuacji pracownikowi nie przysługuje ryczałt za nocleg. Mimo że pobyt pracownika trwał 6 godzin między 21.00 a 7.00, to do faktycznego nocowania w Radomiu nie doszło.
Inaczej byłoby, gdyby pracownik wyruszył w drogę powrotną do Kielc o godz. 22.00 i przespał się w samochodzie na przydrożnym parkingu w godzinach 23.00 - 5.00. Wówczas ryczałt by mu się należał. Nocleg trwałby bowiem minimum 6 godzin, a postoju na parkingu nie zalicza się do czasu przejazdu.
Ryczałt za nocleg nie przysługuje również, gdy pracodawca uzna, że pracownik obiektywnie ma możliwość codziennego nocowania w swoim miejscu zamieszkania (np. pracownik wykonuje zadanie służbowe w miejscowości oddalonej o 1 kilometr od wsi, w której mieszka).
Pytania i odpowiedzi
