Pracownikowi odbywającemu podróż służbową własnym środkiem transportu przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w § 2 rozporządzenia z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).
Korzyści
Pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych może ustalić niższe kwoty zwrotu za przejechanie kilometra w podróży służbowej własnym samochodem.
Pracownikom zatrudnionym w zakładach, które nie uregulowały kwot zwrotu za przebyte kilometry, za podróż służbową odbytą własnym samochodem należy się zwrot zgodny z ww. rozporządzeniem. Stawki zwrotu kosztów podróży odbytej samochodem przedstawia tabela:
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Pytania i odpowiedzi
(?) Czy pracownik, który udał się w sobotę w podróż służbową do Sopotu, mimo że w poleceniu wyjazdu służbowego miał zapisane rozpoczęcie podróży w poniedziałek, ma prawo do zwrotu kosztów tego wcześniejszego przejazdu?
Pracownikowi przysługuje w tej sytuacji zwrot kosztów podróży. Fakt, że pracownik w swoim prywatnym czasie przemieścił się na miejsce docelowe podróży służbowej, nie zwalnia pracodawcy z konieczności zrefundowania mu kosztów podróży z miejscowości określonej jako początkowa (może to być miejscowość, w której znajduje się zakład pracy lub miejscowość aktualnego zamieszkania pracownika). Oczywiście, za prywatnie spędzony w Sopocie weekend pracownik nie zachowuje prawa do diet i innych należności wynikających z podróży służbowej.
(?) Czy możemy się zgodzić, by pracownik odbył podróż służbową pożyczonym autem? Jeżeli tak, to czy rozliczenie się z nim na podstawie długości przebytej trasy będzie zwolnione od podatku i składek?
Mogą Państwo zgodzić się na takie rozwiązanie. Dane samochodu (marka, model, nr rejestracyjny, pojemność silnika) powinny w tej sytuacji zostać wpisane w poleceniu wyjazdu służbowego (druk delegacji). Do celów dowodowych należy też odebrać od pracownika na piśmie wniosek o odbycie podróży samochodem nienależącym do pracodawcy. Zwrot kosztów podróży zgodnie ze stawkami „kilometrówki” przyjętymi w zakładzie (nie wyższymi niż przyjęte w rozporządzeniu) lub stawkami z rozporządzenia, podobnie jak wszystkie inne należności w związku z podróżą służbową przewidziane przepisami, są dla pracowników wolne od podatku i składek.
