Odpowiednie określenie w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy przez pracownika może zaoszczędzić pracodawcy wydatków związanych z należnościami tej osoby z tytułu podróży służbowych. Za przemieszczanie się po obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy pracownik nie ma bowiem prawa do żadnych świadczeń wynikających z podróży służbowej.
Diety
Wyżywienie pracownika, co do zasady, jest jego prywatną sprawą zaliczaną do potrzeb socjalnych, na zaspokojenie których powinno służyć wynagrodzenie za pracę. Wyjątkiem od tej zasady jest wysłanie pracownika w delegację, gdyż prawie zawsze powoduje to zwiększenie kosztów wyżywienia. W takiej sytuacji pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszt poniesienia wyższych niż zwykle wydatków na posiłki. Wyjazd na polecenie służbowe obciąża kosztowo zakład pracy, a przerzucanie części wydatków na zatrudnionego jest zabronione.
Dieta w krajowej podróży służbowej wynosi 23 zł za dobę podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Oznacza to, że dieta nie ma na celu pokrycia kosztów całodziennego wyżywienia pracownika, lecz zrekompensowanie mu różnicy w wydatkach ponoszonych na co dzień na posiłki w miejscowości(ach), gdzie mieszka i pracuje, i w wydatkach poniesionych na ten cel w podróży służbowej.
PRZYKŁAD
Antoni S. codziennie rano w domu pije kawę i zjada 2 kanapki lub zupę mleczną. Następnie przygotowuje sobie do pracy kanapki na drugie śniadanie. Po pracy je w domu obiad i kolację. Wydatki pana Antoniego na dzienne wyżywienie wynoszą od ok. 30 do 40 zł. Wydatki te wzrastają, gdy zostaje wysłany w delegację. Przygotowywanie sobie wówczas całodziennego wyżywienia jest niemożliwe lub znacznie utrudnione. Dlatego pan Antoni jest zmuszony kupować gotowe posiłki. W podróży służbowej jada w barach i restauracjach wydając ok. 60-70 zł na całodzienne wyżywienie. Dieta z tytułu podróży służbowej ma mu zrekompensować tę różnicę.
Dieta ma charakter ryczałtu. A więc bez względu na faktyczną różnicę między kosztami wyżywienia w podróży służbowej a kosztami wyżywienia ponoszonymi przez pracownika w stałym miejscu pracy (50 zł, 30 zł, 0 zł) pracownikowi przysługuje 23 zł na dobę. Dieta przysługuje pracownikowi nawet wówczas, gdy w związku z odbywaniem krajowej podróży służbowej poniesie niższe koszty na wyżywienie.
PRZYKŁAD
Dyrektor handlowy zatrudniony na stałe w Warszawie udał się na tydzień w podróż służbową do Tarnowa. Dyrektor mieszkając w Warszawie stołuje się zwykle w restauracjach. W czasie delegacji jadając w restauracjach zapłaci mniej niż w stolicy, gdyż w Tarnowie są niższe ceny. Mimo to za każdą dobę podróży przysługuje mu pełna dieta.
Zgodnie z § 4 ust. 3 rozporządzenia dotyczącego krajowych podróży służbowych dieta nie przysługuje pracownikowi, któremu zapewniono bezpłatne wyżywienie. Rozwiązanie to dotyczy tylko sytuacji, gdy zapewnienie bezpłatnego wyżywienia ma jakiś związek z pracodawcą, np. zostało zapewnione przez niego (w tym zwrot kosztów na podstawie rachunków), przez jego kontrahenta, przez hotel opłacony przez pracodawcę itp. Dieta należy się natomiast pracownikowi, który stołuje się np. u swojej rodziny mieszkającej w mieście docelowym podróży służbowej, nawet jeśli faktycznie nie poniesie żadnych kosztów wyżywienia. Nie ma tu więc zastosowania zasada, że nie przysługuje zwrot wydatku, którego pracownik faktycznie nie poniósł.
Bezpłatne wyżywienie, które musi być zapewnione pracownikowi, aby nie przysługiwała mu dieta, musi być całodzienne. Przy czym za całodzienne wyżywienie należy uznać minimum 3 posiłki rozłożone na cały dzień i następujące w możliwie równomiernych odstępach czasu.
