Dane przekazane w informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA (zwaną dalej informacją ZUS IWA) stanowią podstawę wyliczenia przez ZUS obowiązującej płatnika składek stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Mechanizmem różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe nie zostali objęci wszyscy płatnicy składek rozliczający i opłacający składki na przedmiotowe ubezpieczenie. Stąd obowiązek przekazywania do ZUS informacji ZUS IWA także nie spoczywa na wszystkich płatnikach składek.

Informację ZUS IWA za dany rok kalendarzowy składają płatnicy składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia roku kalendarzowego, za który jest składana informacja ZUS IWA, oraz przez co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku kalendarzowego,
• zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego przez cały rok kalendarzowy, za który składana jest informacja ZUS IWA, co najmniej 10 ubezpieczonych,
• byli wpisani do rejestru REGON na dzień 31 grudnia roku kalendarzowego, za który składana jest informacja ZUS IWA.

Przez pojęcie nieprzerwanego zgłoszenia płatnika składek w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe rozumie się sytuację, gdy w każdym z miesięcy roku kalendarzowego, za który jest składana informacja ZUS IWA, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Oznacza to, że jeżeli w którymś z miesięcy danego roku kalendarzowego płatnik składek nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego ani jednego ubezpieczonego, nie ma obowiązku składania w ZUS informacji ZUS IWA za ten rok.

Ustalenie liczby ubezpieczonych

Liczbę ubezpieczonych stanowi iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który jest składana informacja ZUS IWA, i liczby miesięcy tego roku (ze względu na ww. wymóg nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12). Ustalając liczbę ubezpieczonych w danym miesiącu, uwzględniamy tylko te osoby, które przez co najmniej jeden dzień podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu w tym miesiącu.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób, które:

• nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu w danym miesiącu,
• przebywały przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, odbywały służbę zastępczą,
• w danym miesiącu nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu, ale płatnik składek w dokumentach rozliczeniowych za ten miesiąc rozliczył za nich składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Ubezpieczonego, który w danym miesiącu u danego płatnika składek podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu z dwóch lub więcej tytułów (np. z tytułu umowy o pracę i umowy-zlecenia), w liczbie ubezpieczonych uwzględnia się tylko raz. Liczbę ubezpieczonych zaokrągla się do jedności, zgodnie z zasadą – poniżej 0,5 ubezpieczonego w dół, a powyżej 0,5 ubezpieczonego w górę.