Zanim przeczytasz artykuł Forum Kadr
Zanim przeczytasz artykuł Kadry - tematy dnia
Zanim przeczytasz artykuł Kadry - wiadomości
statystyki

Jak prawidłowo prowadzić dokumentację zasiłkową

Bożena Goliszewska, specjalista w zakresie kadr i płac
Stan prawny: 2010-12-14 06:30

Płatnicy uprawnieni do wypłaty zasiłków mają obowiązek utworzyć i prowadzić dla swoich ubezpieczonych dokumentację w związku z powstałą niezdolnością do pracy, tzw. dokumentację zasiłkową. W związku z tym mogą pojawić się wątpliwości, jakie dokumenty płatnik powinien kompletować we własnym zakresie, a jakich może żądać od ubezpieczonych.

Zastępcza asygnata zasiłkowa powinna zawierać:

  • dane identyfikacyjne ubezpieczonego, tj. nazwisko, imię, PESEL, NIP, a w przypadku ich braku również serię i nr dowodu osobistego albo innego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • informację o rodzaju wypłacanego zasiłku,
  • dane dotyczące okresu, za jaki przysługuje zasiłek,
  • serię i numer zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy, na podstawie którego płatnik dokonuje wypłaty zasiłku,
  • okres, za jaki wypłacono ubezpieczonemu wynagrodzenie chorobowe,
  • numer listy wypłat i datę wypłaty,
  • rodzaj wypłaconego zasiłku i okres, za jaki przysługuje,
  • wskazanie dokumentu, na podstawie którego dokonywana jest wypłata (np. ZUS ZLA – seria, numer, decyzja o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego),
  • dane dotyczące ostatniej wypłaty z podaniem numeru listy wypłat oraz daty jej sporządzenia,
  • pieczęć pracodawcy, datę i podpis upoważnionego pracownika,
  • zestawienie dotyczące wypłacanego świadczenia, tj. numer, datę i pozycję z listy wypłat, rodzaj i stawkę zasiłku, okres, za jaki przysługuje zasiłek z podaniem liczby dni, kwotę do wypłaty,
  • dane osoby upoważnionej do obliczenia i sprawdzenia danych zawartych w dokumencie,
  • pieczęć „wypłacono”.

Zastępcza asygnata zasiłkowa może być prowadzona zarówno ręcznie, jak i elektronicznie. Wydruk tego dokumentu, co do zasady, powinien być sporządzany miesięcznie i dołączany do listy wynagrodzeń lub listy płatniczej zasiłków za ten okres.

Karta zasiłkowa

Karta zasiłkowa to indywidualna ewidencja wypłaty świadczeń chorobowych. Należy ją założyć i prowadzić odrębnie dla każdego ubezpieczonego, któremu płatnik wypłaca te świadczenia. Można ją prowadzić na druku ZUS Z-17, ale nie jest to obowiązek. Płatnik zasiłku może opracować i korzystać z innego wzoru karty zasiłkowej pod warunkiem, że zawiera on wszystkie informacje o wypłacie świadczeń, jakie wynikają z druku ZUS Z-17.

Czy zasiłek wypłacany w związku z wypadkiem przy pracy należy obniżać za czas pobytu w szpitalu >>

Prawidłowo prowadzona karta zasiłkowa powinna zawierać:

  • dane identyfikacyjne ubezpieczonego (imię, nazwisko, datę urodzenia, PESEL, NIP; w przypadku gdy ubezpieczonemu nie nadano PESEL i NIP albo jednego z tych numerów, należy wpisać serię i numer dowodu osobistego lub paszportu),
  • datę ustania poprzedniego ubezpieczenia chorobowego (aby ustalić, czy ubezpieczonego obowiązuje okres wyczekiwania),
  • datę objęcia zatrudnionego ubezpieczeniem chorobowym przez płatnika i datę ustania tytułu do tego ubezpieczenia (po rozwiązaniu/wygaśnięciu umowy),
  • datę założenia karty zasiłkowej i podpis osoby upoważnionej,
  • ewentualne uwagi płatnika.

Ewidencja wypłat świadczeń chorobowych w karcie zasiłkowej powinna zawierać:

  • numer listy wynagrodzeń, listy płatniczej, datę i numer pozycji na liście wypłat (na liście płatniczej zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub na liście wynagrodzeń),
  • okresy niezdolności do pracy (przy czym przy wypłacie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy finansowanego ze środków pracodawcy należy wypełnić tylko rubryki dotyczące okresów niezdolności do pracy (od... do... dni), kodu literowego wskazanego w zaświadczeniu lekarskim, wynagrodzenia lub przychodu przyjętego do obliczenia zasiłku (za miesiące i przeciętny) oraz liczbę dni, za które dokonano wypłaty wynagrodzenia za czas choroby,
  • dzienną stawkę zasiłku brutto,
  • zasiłek brutto (liczba dni x dzienna stawka zasiłku),
  • przypis podatku (procent podatku według skali podatkowej, w której znajdują się dochody ubezpieczonego; jest obliczany od zasiłku brutto),
  • kwotę potrąconej zaliczki na podatek,
  • rodzaj i procent zasiłku,
  • kod literowy (wskazany na zaświadczeniu lekarskim),
  • wynagrodzenie lub przychód przyjęty do obliczenia zasiłku (za miesiące i przeciętny),
  • liczbę dni, za które wypłacono świadczenie chorobowe, oraz liczbę dni narastająco.

Źródło: INFOR

Artykuł z dnia: 2010-12-14, ostatnia aktualizacja: 2010-12-14 06:30

KOMENTARZE

NIEZBĘDNIK

W SERWISIE

  • Najnowsze
  • Najważniejsze

Forumdołącz do dyskusji »

zobacz bieżący Newsletter »NEWSLETTER

ZamknijZamów bezpłatny newsletter