W zależności od tego, czy mamy do czynienia z premią czy z nagrodą, różny jest stopień swobody pracodawcy w podejmowaniu decyzji o ich przyznaniu oraz ustalaniu wysokości tych gratyfikacji finansowych. Niezwykle istotne jest, aby odpowiednio kwalifikować te składniki i nie traktować ich jako tożsame. Prawidłowe rozstrzygnięcie ich charakteru może znacząco wpływać na obliczanie różnego rodzaju należności, np. za czas urlopu wypoczynkowego lub z tytułu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Nagroda

Nagroda jest uznaniowym świadczeniem na rzecz pracownika. Jest ona pozbawiona przymiotu roszczeniowości i nie jest zaliczana do składników wynagrodzenia za pracę. Nagroda ma zazwyczaj postać pieniężną, choć może mieć również charakter niepieniężny (np. karnet na basen, pamiątkowy zegarek, wycieczka zagraniczna itp.).

Pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się w szczególny sposób do wykonywania zadań zakładu pracy, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy). Ten rodzaj gratyfikacji można otrzymać np. za szczególne osiągnięcia w pracy na określonym stanowisku (np. wysoki wskaźnik sprzedaży) lub innowacyjność wpływającą na wzrost efektywności pracy (np. usprawnienie obiegu dokumentów wpływające na możliwość szybszego zafakturowania złożonych zamówień).

WAŻNE!
Przydzielanie pracownikom nagród może następować również wtedy, gdy w aktach wewnątrzzakładowych lub w umowach o pracę nie ma wzmianki o tego typu gratyfikacjach.

Pracodawcy powinni unikać definiowania określonych postanowień warunkujących nabycie prawa do nagrody, ograniczając się ewentualnie do ogólnych wskazań możliwości jej otrzymania. W przeciwnym razie zatrudnieni mogliby dochodzić wypłaty nagrody.

Przyznanie nagrody jako wynik swobodnej decyzji pracodawcy powinno następować na piśmie, którego odpis należy umieszczać w części B akt osobowych pracownika (art. 105 Kodeksu pracy). Takie pismo może mieć następującą formę: „W uznaniu za wkład pracy wniesiony w realizację celu sprzedażowego za maj 2010 r. przyznaję Pani/Panu nagrodę pieniężną w wysokości 1000 zł. Nagroda zostanie wypłacona w terminie płatności najbliższego wynagrodzenia za pracę”.

Jeśli zakład pracy zawiadomi pracownika o przyznaniu nagrody, pracownik ma prawo domagania się wypłaty takiego świadczenia nawet przed sądem. W takich okolicznościach nagroda staje się wymagalna w terminie wskazanym w oświadczeniu pracodawcy jako termin wypłaty (por. wyrok SN z 21 września 1990 r., I PR 236/90, Służba Pracownicza 1991/6/28).

Uznaniowość w zakresie przyznawania nagród nie uprawnia do stosowania całkowitej dowolności ani do nadużywania kompetencji i dyskryminowania pracowników. Do dyskryminacji może dojść, jeśli nagradzani będą jedynie niektórzy pracownicy, w sytuacji gdy cała załoga wykonywała swoje obowiązki jednakowo dobrze.

Aby nie narazić się na zarzut dyskryminacji i łamania przepisów dotyczących równego traktowania zatrudnionych, pracodawcy, przyznając nagrody, powinni mieć właściwe uzasadnienie, dlaczego jedna osoba została nagrodzona, a inna nie (art. 94 pkt 9 Kodeksu pracy).

Czy w podstawie wymiaru zasiłku uwzględnić nagrodę roczną, jeśli nie została wypłacona za poprzednie lata >>

WAŻNE!
Pracodawca ma obowiązek stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy.

Premia regulaminowa

Premia jest zaliczana do najbardziej rozpowszechnionych dodatkowych składników wynagrodzenia – roszczeniowych oraz fakultatywnych (może być przyznana, lecz nie musi). Jako świadczenie periodyczne premia najczęściej jest wypłacana w odstępach miesięcznych, kwartalnych, półrocznych, a nawet rocznych. Zakłady pracy mogą ją ustalać kwotowo albo procentowo.

Zasady przyznawania premii powinny znaleźć się w postanowieniach zakładowego układu zbiorowego pracy, wewnątrzzakładowych aktów normatywnych (np. regulaminu wynagradzania albo premiowania) lub w umowie o pracę (art. 77¹ i art. 77² Kodeksu pracy).