| INFORFK | INFORRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poprzednie tematy > Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika akt osobowych. Poza aktami pracodawcy prowadzą odrębnie dla każdego zatrudnionego m.in. imienną listę wypłacanego wynagrodzenia.

Złożenie dokumentów we właściwej części akt

Część A akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

W części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie dokumenty powinny znajdować się w odpowiednich częściach akt. Należy je ułożyć chronologicznie oraz ponumerować. Części A, B, C powinny zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

29.90 złPodróże służbowe - Raporty INFOR - PDF

Przejęcie zakładu pracy a dane osobowe pracowników

Akta osobowe pracownika na poszczególnych etapach zatrudnienia

A – ubieganie się o zatrudnienie

B – nawiązanie stosunku pracy
i przebieg zatrudnienia

C – ustanie zatrudnienia

1

2

3

● kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

● umowa o pracę

● oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę

 

● dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, np. umowa o telepracę

 

● świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, ● potwierdzenie równoległego zatrudnienia u innego pracodawcy, od którego przedstawienia zależy np. zwiększony wymiar urlopu wypoczynkowego

● jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków

● dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 13 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.)

● dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy

● zakres czynności/obowiązków (jeżeli został przedstawiony pracownikowi)

● kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy

 

● pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z: treścią regulaminu pracy, informacją o porządku pracy, przepisami i zasadami bhp, obwieszczeniem w sprawie czasu pracy, zakresem informacji objętych tajemnicą

● potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.), np. dokumenty o zajęciu wynagrodzenia przesłane przez komornika.

● orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku

● zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp

● umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy

● inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenie o niekaralności, upoważnienie lub potwierdzenie ustawowego przedstawiciela małoletniego, zawierające wyrażenie zgody na zawarcie umowy o pracę osoby w wieku 16–18 lat

● oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze korzystania z uprawnień w związku z posiadaniem dzieci

● orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy, np. w wyniku badań w trybie art. 229 § 5 pkt 2 k.p.

● metryka urodzenia i świadectwo ukończenia gimnazjum. Dotyczy to osoby niepełnoletniej w wieku 16–18 lat, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego. W drodze wyjątku, na podstawie odrębnych przepisów, mogą być zatrudnieni młodociani, którzy nie ukończyli gimnazjum i/lub nie ukończyli 16 lat

● dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, czyli związane z zawarciem umowy o zwykłej odpowiedzialności materialnej oraz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej

 

● dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. orzeczenie o niepełnosprawności

● dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych (np. umowa określająca prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika w związku z podnoszeniem przez niego kwalifikacji zawodowych)

 

● dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy

● oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, ● dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, ● pisma dotyczące udzielania pracownikowi urlopu wychowawczego i urlopu bezpłatnego, a także obniżenie wymiaru czasu pracy w zamian za urlop wychowawczy, ● orzeczenie lekarskie wydane w zw. z przeprowadzonymi obowiązkowymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. ● umowa o zakazie konkurencji, ● wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.)

 

Podstawa prawna:

Aktualizacja: 18.09.2014

Autor:

Źródło:

INFOR

Zdjęcia

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe. /fot. Fotolia
Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe. /fot. Fotolia

Controlling i Rachunkowość Zarządcza189.00 zł

POLECANE ARTYKUŁY

TERMINARZ

LIS01
TydzieńPWŚCPSN
44272829303112
453456789
4610111213141516
4717181920212223
4824252627282930

Ostatnio na forum

Narzędzia kadrowego

Eksperci infor.pl

Andrzej Jastrzębski

Adwokat, specjalista w zakresie prawa cywilnego i rodzinnego<br />

Zostań ekspertem Infor.pl »