| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poprzednie tematy > Jak długo należy przechowywać kopie dokumentów ubezpieczeniowych

Jak długo należy przechowywać kopie dokumentów ubezpieczeniowych

Od 1 stycznia 2012 r. kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS.

W przypadku sporów m.in. z ZUS czy z urzędem skarbowym posiadanie przez płatnika kopii dokumentów ubezpieczonych jest niezbędne, ponieważ stanowią one dowód w ewentualnym postępowaniu. Dlatego też płatnik składek ma ustawowy obowiązek przechowywania tych dokumentów.

Okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych są zróżnicowane w zależności od kategorii, do której należy dany dokument. Dokumenty dzielimy na zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze.

Wzory formularzy oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444 ze zm.).

Dokumenty zgłoszeniowe

Okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych zależy od tego, czy zostały przekazane do ZUS w formie papierowej czy elektronicznej. W razie przekazywania do ZUS formularzy zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego jego pisemne odzwierciedlenie z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (formularz ZUS ZUA) płatnik jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewiduje obowiązku przechowywania dokumentów, które zostały złożone w formie papierowej. Mimo to płatnik powinien je trzymać wraz z dowodami nadania również przez okres co najmniej 5 lat.

Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Przechowywanie kopii dokumentów ubezpieczeniowych

Podstawa prawna:

  • art. 36 ust. 8, art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
reklama

Autor:

specjalista ds. ubezpieczeń społecznych

Źródło:

INFOR

Narzędzia kadrowego

POLECANE

UMOWY ZLECENIA 2017

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Stowarzyszenie na Rzecz Systemów Ociepleń

Stowarzyszenie polskich producentów materiałów do wykonywania systemów ociepleń ścian zewnętrznych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »