| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poprzednie tematy > Jak długo należy przechowywać kopie dokumentów ubezpieczeniowych

Jak długo należy przechowywać kopie dokumentów ubezpieczeniowych

Od 1 stycznia 2012 r. kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS.

W przypadku sporów m.in. z ZUS czy z urzędem skarbowym posiadanie przez płatnika kopii dokumentów ubezpieczonych jest niezbędne, ponieważ stanowią one dowód w ewentualnym postępowaniu. Dlatego też płatnik składek ma ustawowy obowiązek przechowywania tych dokumentów.

Okresy przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych są zróżnicowane w zależności od kategorii, do której należy dany dokument. Dokumenty dzielimy na zgłoszeniowe, rozliczeniowe, płatnicze.

Wzory formularzy oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444 ze zm.).

Dokumenty zgłoszeniowe

Okres przechowywania dokumentów zgłoszeniowych zależy od tego, czy zostały przekazane do ZUS w formie papierowej czy elektronicznej. W razie przekazywania do ZUS formularzy zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego jego pisemne odzwierciedlenie z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (formularz ZUS ZUA) płatnik jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewiduje obowiązku przechowywania dokumentów, które zostały złożone w formie papierowej. Mimo to płatnik powinien je trzymać wraz z dowodami nadania również przez okres co najmniej 5 lat.

Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Przechowywanie kopii dokumentów ubezpieczeniowych

Podstawa prawna:

  • art. 36 ust. 8, art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Autor:

specjalista ds. ubezpieczeń społecznych

Źródło:

INFOR
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Małopolski Instytut Studiów Podatkowych

Doradztwo podatkowe, rachunkowość, audyt, obsługa i pomoc w trakcie postępowań z organami podatkowymi

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »