REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

W jakiej formie można prowadzić dokumentację kadrową

Beata Naróg
Usługi i Doradztwo Kadrowe. Szkolenia

REKLAMA

Pracodawca może prowadzić część dokumentacji kadrowej w wersji elektronicznej. Jest to dopuszczalne m.in. w przypadku ewidencji czasu pracy. Nie można jednak ograniczyć się do formy elektronicznej w przypadku wszelkich dokumentów, na których jest wymagany podpis pracownika.

Jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie akt osobowych, w których musi znaleźć się wiele dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika. Nie ulega zatem wątpliwości, że wszystkie te dokumenty będą musiały mieć formę pisemną.

Autopromocja

Nie można ograniczyć się do formy elektronicznej w przypadku umów o pracę, informacji o warunkach zatrudnienia, karty szkolenia bhp, oświadczeń o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich i innych dokumentów, zmiany warunków pracy i płacy, świadectw pracy, na których jest wymagany podpis pracownika. Także inne dokumenty, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, wymagają zachowania tradycyjnej formy pisemnej, gdyż wpinane są do akt osobowych pracownika.

Nie jest także dopuszczalna samowolna zmiana przez pracodawcę formy tworzenia tych dokumentów z papierowej na elektroniczną.

Dokumenty w formie elektronicznej

Jak już wspomniano powyżej, wszelka dokumentacja wewnętrzna tworzona na potrzeby danego zakładu pracy może zostać zastąpiona wygodniejszą i efektywniejszą formą elektroniczną. Chodzi tu o wszelkiego rodzaju rejestry, np. rejestr pracowników zatrudnionych lub zwolnionych. W formie elektronicznej mogą być również tworzone tzw. karty obiegowe, funkcjonujące w szczególności w większych przedsiębiorstwach. Kiedyś pracownik zatrudniany lub zwalniany otrzymywał pisemną kartę obiegową i na niej zbierał podpisy w poszczególnych komórkach organizacyjnych. Karty obiegowe stanowią formę przepływu informacji o pracowniku między komórkami organizacyjnymi. Taka karta może jednak z powodzeniem (przynajmniej częściowo) zostać zastąpiona formą elektroniczną. Znajdzie ona zastosowanie we wszystkich tych przypadkach, w których pracownik nie musi być osobiście w określonej komórce. Oszczędzi to czas nie tylko pracownika, który musi przejść kilka działów, ale także w mojej ocenie usprawni przepływ informacji.

Przykład

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W firmie obowiązuje karta obiegowa zatrudnienia i zwolnienia. Zatrudniany pracownik musi stawić się w komórce bhp (szkolenie wstępne i ppoż.), magazynie odzieżowym, komórce informatycznej (założenie loginu i hasła do systemu komputerowego, a w razie zwolnienia – jego zablokowanie). Karta obiegowa przyjęcia jest stosowana w formie papierowej, gdyż pracownik musi osobiście przejść wymagane szkolenia, uzyskać login i początkowe hasło, odebrać odzież. Natomiast karta obiegowa zwolnienia jest stosowana w formie elektronicznej i polega na szybkim e-mailowym powiadomieniu wszystkich zainteresowanych komórek o tym, że osoba ta już nie będzie pracować. Takie rozwiązanie powoduje szybszy czas reakcji poszczególnych działów.

Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Czy można prowadzić dokumentację kadrową w formie elektronicznej

Podstawa prawna:

  • art. 149 Kodeksu pracy,
  • § 8 pkt 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286).
Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Komunikat ZUS: 29 marca 2024 r. kontakt z ZUS będzie możliwy tylko przez Platformę Usług Elektronicznych - PUE ZUS

    W Wielki Piątek, 29 marca 2024 r., wszystkie placówki ZUS będą zamknięte. W tym dniu czynna będzie jedynie Platforma Usług Elektronicznych (PUE ZUS).

    BHP: Bony, talony, kupony zamiast posiłku profilaktycznego. Kiedy i komu przysługują, kto wydaje

    Pracownicy zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych mają prawo do posiłków profilaktycznych. Zamiast posiłku w formie dania gorącego pracodawca może im przekazać bony, talony, kupony i inne dowody uprawniające do otrzymania produktów spożywczych lub posiłku.

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią?

    Profilaktyk - czy ten zawód medyczny ochroni nas przed kolejną epidemią? Profilaktyk będzie się zajmował oceną sytuacji zdrowotnej i społecznej populacji, jej potrzeb, określaniem priorytetów jak i opracowywaniem danych epidemiologicznych. Trzeba wiedzieć, że od dnia 26 marca obowiązują nowe zawody medyczne, takie jak: profilaktyk, asystentka stomatologiczna, elektroradiolog, higienistka stomatologiczna, instruktor terapii uzależnień, opiekun medyczny, optometrysta, ortoptystka, podiatra, protetyk słuchu, technik farmaceutyczny, technik masażysta, technik ortopeda, technik sterylizacji medycznej, terapeuta zajęciowy.

    Terapeuta zajęciowy - nowość, szczególnie dla niepełnosprawnych

    Terapeuta zajęciowy, często pracuje z osobami wykluczonymi społecznie (chorymi, niepełnosprawnymi, starszymi, bezrobotnymi). Często wykorzystuje różnorodne metody aktywności życiowej pacjentów, stara się przeciwdziałać powstawaniu przewlekłego stanu chorobowego lub trwałego kalectwa oraz wspierać podopiecznego w przystosowaniu do życia w społeczności szpitalnej i pozaszpitalnej. Głównymi zadaniem terapeuty zajęciowego jest dobór odpowiednich form terapii, dostosowanych do stanu zdrowia, potrzeb, zainteresowań i możliwości podopiecznego. Trzeba wiedzieć, że to nowy zawód medyczny.

    REKLAMA

    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    REKLAMA