REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak długo należy przechowywać dokumentację ubezpieczeniową

Joanna Goliniewska

REKLAMA

Od 1 stycznia 2012 r. kopie dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS trzeba przechowywać przez 5 lat. Dotychczas obowiązujący okres przechowywania dokumentacji został skrócony o połowę ustawą z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców. Jednak w praktyce lepiej jest stosować znacznie dłuższy okres przechowywania dokumentów.

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Kopie dokumentów mogą być również przechowywane albo w formie papierowej, albo elektronicznej – w zależności od sposobu przekazywania dokumentów do ZUS.

Autopromocja

Skrócenie z 10 do 5 lat okresu przechowywania dokumentów rozliczeniowych wiąże się bezpośrednio ze skróceniem do 5 lat okresu przedawnienia należności z tytułu składek oraz nienależnie opłaconych składek, wprowadzonym na mocy tej samej ustawy.

Przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów (w odróżnieniu od przepisów dotyczących okresu przedawnienia) nie wprowadzają okresów przejściowych. W związku z tym nowy 5-letni okres przechowywania dotyczy jedynie dokumentów złożonych od dnia wejścia w życie ustawy deregulacyjnej, czyli od 1 stycznia 2012 r. lub później. W przypadku dokumentów złożonych przed tą datą okres przechowywania wynosi nadal 10 lat.

WAŻNE!

Dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS od 1 stycznia 2012 r. (włącznie) płatnik musi przechowywać 5 lat, natomiast dokumenty przesłane do ZUS do 31 grudnia 2011 r. – 10 lat.

Dalszy ciąg materiału pod wideo


Nie zmieniły się przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów zgłoszeniowych – tak jak dotychczas wynosi on 5 lat. Kopie dokumentów zgłoszeniowych zawsze należy przechowywać w formie papierowej. Jeśli płatnik składek przekazuje do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik ma obowiązek przechowywać przez 5 lat.

Co bardzo istotne, nie zmieniły się przepisy dotyczące obowiązku sporządzania korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Nadal w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik jest zobowiązany do dokonania korekty, nawet za okresy wcześniejsze niż 10 lat. Sporządzenie korekt w przypadku braku dokumentów źródłowych może okazać się niemożliwe, tak więc płatnicy nie powinni zbyt pochopnie pozbywać się kopii dokumentów, które złożyli do ZUS, nawet jeśli przepisy im na to pozwalają.

WAŻNE!

Jeżeli płatnik pozbędzie się dokumentów pierwszorazowych, to w przypadku konieczności dokonania korekty jej sporządzenie okaże się niemożliwe bez dokumentu źródłowego.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie precyzują okresu przechowywania bankowych dokumentów płatniczych. Należy jednak przyjąć, że okresy te powinny być zbieżne z okresem dochodzenia przez ZUS należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. W przypadku osób opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenie ustawa o emeryturach i rentach z FUS dopuszcza żądanie przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokość podstawy wymiaru składek za cały okres po 31 grudnia 1998 r. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien przechowywać dowody opłacenia składek co najmniej do czasu przejścia na emeryturę. Jeżeli jest pracodawcą, jest ponadto zobowiązany do przechowywania dokumentów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Podstawa prawna:

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dożywotnie świadczenie honorowe: Co miesiąc dodatkowe 6246,13 zł od ZUS

    Świadczenie honorowe to dodatkowe pieniądze od ZUS dla osób, które ukończyły 100 lat życia. Od 1 marca 2024 r. kwota świadczenia honorowego dla nowych stulatków wynosi 6246,13 zł brutto.

    Rada Ochrony Pracy: Marszałek Sejmu Szymon Hołownia wręczył akty powołania członkom Rady

    27 marca 2024 r. Szymon Hołownia, marszałek Sejmu RP, powołał nową Radę Ochrony Pracy. Akty powołania na nową kadencję odebrało 25 członków Rady.

    10000 zł brutto – ile to netto?

    10000 zł brutto wynagrodzenia - ile to netto? Umowa o pracę zawiera wynagrodzenie brutto, od którego należy odjąć składki ZUS, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek. Pozostaje wynagrodzenie netto. Oblicz za pomocą kalkulatora, ile na rękę z 10000 zł brutto otrzyma pracownik.

    Wybierasz się do urzędu, ZUS-u , czy na pocztę w Wielki Piątek? Lepiej sprawdź, które placówki są czynne

    Wielki Piątek nie jest dniem wolnym od pracy, ale nie wszystkie urzędy będą otwarte. Niektóre urzędy marszałkowskie i gminne będą zamknięte, a inne skrócą godziny pracy do 13:00.

    REKLAMA

    Pracownicy chcą zmienić pracodawcę - raport z rynku pracy

    Aż 45% pracowników w Polsce chce zmienić pracodawcę - taka informacja wynika z raportu "Barometr Rynku Pracy".

    Urlop bezpłatny a zapis do PPK

    Urlop bezpłatny - jak wpływa na zapis do PPK? Okazuje się, że nie każda nieobecność w pracy przeszkadza w „zapisaniu” do PPK. Kiedy urlop bezpłatny opóźni zapis do PPK?

    Emerytury niższe od kwietnia 2024 r. - kiedy przejść na emeryturę?

    Emerytury będą niższe od 1 kwietnia 2024 r. - od tego dnia obowiązuje nowa tablica średniego dalszego trwania życia z GUS. Kiedy przejść na emeryturę? Którą tablicę ZUS bierze pod uwagę - z momentu złożenia wniosku o emeryturę czy osiągnięcia wieku emerytalnego?

    Social media zmieniają mózgi ich użytkowników. Zmniejszają zdolność koncentracji. Ale można odwrócić ten proces. Jak?

    Z każdym rokiem nasza zdolność koncentracji spada – alarmują eksperci od psychologii i kognitywistyki. W ciągu ostatniej dekady średni czas skupienia przeciętnego człowieka obniżył się o 28 sekund. Winny jest internet, a zwłaszcza social media. Da się to jednak odwrócić – zauważają specjaliści z platformy Preply. 

    REKLAMA

    Nowoczesne zarządzanie ludźmi. Jak skutecznie improwizować w zwinnym zespole?

    Improwizacja w pracy zazwyczaj kojarzy się dość pejoratywnie - strategie, plany, systemy, zasady działania i współdziałania wydają się nie dawać przestrzeni na spontaniczność. Z drugiej strony „Agile” jawi się jako remedium na sztywność i konieczność dostosowania się do zmian otoczenia czy też reagowania na to, co nieprzewidywalne. Gdzie znaleźć złoty środek? Jak w regułach i zasadach stworzyć przestrzeń na samoorganizację, kreatywność i inicjatywę?

    To nie jest prima aprilis: Od 1 kwietnia 2024 r. ZUS obliczy niższe emerytury

    Od 1 kwietnia 2024 r. zaczną obowiązywać nowe tablice średniego dalszego trwania życia kobiet i mężczyzn. Na ich podstawie będą przyznawane emerytury zgłoszone od 1 kwietnia bieżącego roku do 31 marca 2025 r.

    REKLAMA