| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poprzednie tematy > Obowiązki rozliczeniowe z pracownikami na przełomie roku

Obowiązki rozliczeniowe z pracownikami na przełomie roku

Przełom roku wiąże się m.in. z obowiązkiem sporządzenia przez pracodawców informacji lub deklaracji podatkowych dla pracowników. Jest to także czas, aby dokonać analizy przyszłych kosztów wynikających z określonego stanu zatrudnienia.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Na koniec roku kalendarzowego pracodawcy powinni podjąć decyzję o tym, czy w przyszłym roku utworzyć fundusz czy z niego zrezygnować.

Kto musi utworzyć zfśs w 2012 r.

Elementem decydującym o obowiązku utworzenia zfśs jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. W 2012 r. fundusz musi powstać u pracodawców zatrudniających na 1 stycznia 2012 r. co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to, że przy ustalaniu stanu zatrudnienia na potrzeby utworzenia zfśs nie należy brać pod uwagę liczby zatrudnionych pracowników według prowadzonej ewidencji, ale należy ustalić, ile zajmą łącznie pełnych etatów.

Ważny jest też dzień, na który jest ustalana liczba pełnych etatów, czyli 1 stycznia. Może się bowiem zdarzyć, że pracodawca zatrudni pracownika od 2 stycznia ze względu na dzień wolny przypadający w Nowy Rok. Osoba ta nie zwiększy zatem stanu zatrudnienia obligującego do utworzenia zfśs. Zmiany, jakie nastąpią w stanie zatrudnienia po 1 stycznia 2012 r., nie będą miały wpływu na obowiązek tworzenia zfśs w przyszłym roku, ale będą kształtować wysokość odpisu na fundusz u pracodawców, którzy go utworzyli.

Liczebność załogi nie ma znaczenia jedynie dla pracodawców prowadzących działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych, którzy muszą tworzyć zfśs.

WAŻNE!

Z tworzenia zfśs nie mogą zrezygnować jednostki sektora finansów publicznych.

Pozostali pracodawcy, zatrudniający 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć fundusz lub wypłacać świadczenia urlopowe.

Rezygnacja z tworzenia zfśs i z wypłaty świadczeń urlopowych

Pracodawcy prywatni zobowiązani do tworzenia zfśs (zatrudniający 1 stycznia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), mają możliwość obniżenia kwoty odpisu lub odstąpienia od tworzenia zfśs. Od obowiązków socjalnych taki pracodawca może uchylić się np. w razie trudności finansowych uniemożliwiających dokonanie odpisu w ustawowej wysokości.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując modyfikacji w przepisach wewnątrzzakładowych – w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak podjąć takich decyzji jednostronnie. Zmieniając układ zbiorowy czy regulamin wynagradzania musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka działa w firmie. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca posiadający regulamin wynagradzania musi uzyskać pisemną akceptację przedstawiciela załogi. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie.

PRZYKŁAD

Firma handlowa „Miś” będzie zatrudniać na 1 stycznia 2012 r. 35 osób w przeliczeniu na pełne etaty. W zakładzie nie działają związki zawodowe. Firma jest zobowiązana utworzyć zfśs, ale chce z tego zrezygnować. Zanim jednak pracodawca wprowadzi do regulaminu wynagradzania zapis o nietworzeniu funduszu, musi na to uzyskać pisemną zgodę reprezentanta pracowników. Jeśli przedstawiciel załogi nie wyrazi zgody, firma ma obowiązek utworzyć zfśs w 2012 r.

Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia 2012 r. co najmniej 20 pracowników (nie w przeliczeniu na pełne etaty), u których funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, mogą odstąpić od tworzenia zfśs lub od wypłaty świadczeń urlopowych przez zmianę postanowień zawartych w tych przepisach wewnątrzzakładowych.

Firmy zatrudniające na 1 stycznia 2012 r. mniej niż 20 pracowników nie mają obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania. Mogą zatem samodzielnie, bez konsultacji z personelem, podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych. O swojej decyzji pracodawcy muszą jednak poinformować pracowników do końca stycznia 2012 r. w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. przez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń czy w sieci intranet.

Istnieją wątpliwości co do skutków przekroczenia terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu zfśs. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli pracodawca nie dotrzyma tego terminu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczyć odpis na fundusz socjalny. Jeśli tego nie zrobi, w przypadku kontroli inspekcji pracy może się narazić na mandat lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem.

Innego zdania są sądy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06) orzekł, że za opóźnienie grozi najwyżej grzywna, a pracodawca w tym przypadku nie ma obowiązku wypłaty świadczeń czy naliczenia odpisu za ten rok. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) uznał, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za jego przekroczenie nie grozi też grzywna. Dlatego, zgodnie z prezentowaną linią orzeczniczą, informację o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i tworzenia funduszu socjalnego zakład może przekazać pracownikom nawet po 31 stycznia.

Podstawa prawna:

  • art. 772 Kodeksu pracy,
  • art. 11 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 22 ust. 2, ust. 11, art. 27b ust. 2, art. 27f, art. 37 art. 38 ust. 1a, art. 39 ust. 1, art. 42a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
  • art. 3, art. 4, art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.),
  • § 1 i § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349).
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Rafał Tołwiński

Radca Prawny z kancelarii BGST Radcowie Prawni Borek, Gajda, Tołwiński Spółka partnerska

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »