| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poprzednie tematy > PESEL zamiast NIP w dokumentacji ubezpieczeniowej

PESEL zamiast NIP w dokumentacji ubezpieczeniowej

We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym należy podawać numer PESEL ubezpieczonego. Płatnik składek nie ma obowiązku podawania numeru NIP, nawet jeżeli został nadany. Zmiana zasad podawania danych identyfikacyjnych osób ubezpieczonych weszła w życie 1 września 2011 r.

W dokumentach zgłoszeniowych do ZUS, w bloku dotyczącym danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, a także w imiennych raportach miesięcznych należy obecnie podawać numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. W dokumentach dotyczących ubezpieczonego oraz osób zgłaszanych jako członkowie rodziny do celów ubezpieczenia zdrowotnego nie należy podawać numeru identyfikacji podatkowej NIP (nawet jeśli został nadany).

WAŻNE!

Od 1 września 2011 r. w dokumentach składanych za ubezpieczonego nie należy podawać numeru NIP, nawet jeżeli został nadany.

W praktyce oznacza to, że w przypadku ubezpieczonego (zarówno obywatela polskiego, jak i cudzoziemca), który ma nadany numer PESEL, należy podawać:

  • w dokumentach zgłoszeniowych – imię i nazwisko, numer PESEL i datę urodzenia,
  • w imiennych raportach miesięcznych – imię i nazwisko oraz numer PESEL.

PRZYKŁAD

Płatnik składek dokonuje zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego nowego pracownika zatrudnionego od 5 września 2011 r. Zgłoszenie ZUS ZUA płatnik złożył 9 września 2011 r. W bloku danych identyfikacyjnych ubezpieczonego płatnik powinien podać: numer PESEL, nazwisko i pierwsze imię oraz datę urodzenia zgłaszanego pracownika. Ten sam zestaw danych identyfikacyjnych płatnik jest zobowiązany podawać we wszystkich dokumentach zgłoszeniowych składanych za tę osobę. Natomiast w imiennych raportach miesięcznych należy podawać imię i nazwisko oraz numer PESEL.

W przypadku cudzoziemców, którzy nie uzyskali numeru PESEL, w dokumentach zgłoszeniowych podajemy imię i nazwisko, numer paszportu (lub innego dokumentu tożsamości obywatela Unii Europejskiej) oraz datę urodzenia, a w imiennych raportach miesięcznych – imię i nazwisko oraz numer paszportu.

PRZYKŁAD

Płatnik składek podpisał 5 września 2011 r. umowę zlecenia z cudzoziemcem. Zgłoszenie ZUS ZUA płatnik złożył 7 września 2011 r. Cudzoziemiec nie posiada numeru PESEL. W bloku danych identyfikacyjnych ubezpieczonego płatnik jest zobowiązany podać: numer paszportu, nazwisko i imię pierwsze oraz datę urodzenia zgłaszanego zleceniobiorcy. Ten sam zestaw danych identyfikacyjnych płatnik jest zobowiązany podawać we wszystkich dokumentach zgłoszeniowych składanych za tę osobę, a w imiennych raportach miesięcznych imię i nazwisko oraz numer paszportu.

WAŻNE!

Zgłoszenie do ubezpieczeń osoby będącej obywatelem Polski musi bezwzględnie zawierać poprawny numer PESEL.

Do końca grudnia 2011 r. obowiązuje przepis, zgodnie z którym osoba fizyczna będąca obywatelem polskim ma nadawany numer PESEL w momencie zameldowania na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące. Numer PESEL jest nadawany również obywatelom polskim i cudzoziemcom, którzy podlegają na terytorium Polski ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zatem płatnik składek jest zobowiązany do wystąpienia o nadanie takiego numeru i posługiwanie się nim w sprawach ubezpieczeniowych.

Od 1 stycznia 2012 r. zasady i tryb nadawania numeru PESEL będzie regulować ustawa z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w której nie jest przewidziany tryb nadawania numeru PESEL na wniosek płatnika składek.

Ubezpieczony zgłoszony przed 1 września 2011 r. tylko z numerem NIP

Jeżeli w okresie przed 1 września 2011 r. płatnik zgłosił ubezpieczonego do ZUS wyłącznie z identyfikatorem numerycznym NIP (bez numeru PESEL oraz serii i numeru paszportu, co może dotyczyć ubezpieczonych cudzoziemców), będzie musiał przekazać do ZUS zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na formularzu ZUS ZIUA. W dokumencie ZUS ZIUA w bloku dotyczącym poprzednich danych identyfikacyjnych ubezpieczonego należy wykazać dotychczasowe dane, z jakimi został on zgłoszony do ubezpieczeń, natomiast w bloku dotyczącym aktualnych danych identyfikacyjnych należy podać nazwisko i pierwsze imię, datę urodzenia oraz numer PESEL lub serię i numer paszportu. Zmiana danych identyfikacyjnych powinna zostać dokonana przed złożeniem dokumentów rozliczeniowych za sierpień 2011 r. (czyli we wrześniu 2011 r.), tak aby w imiennym raporcie miesięcznym za ubezpieczonego, składanym po 31 sierpnia 2011 r., podany został poprawny zestaw danych ubezpieczonego.

PRZYKŁAD

Cudzoziemiec posiadający numer NIP został w 2010 r. zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Płatnik składek w zgłoszeniu ZUS ZUA podał imię i nazwisko, numer NIP i datę urodzenia. Przed złożeniem dokumentacji rozliczeniowej za sierpień 2011 r., płatnik składek powinien złożyć dokument ZUS ZIUA. Najlepiej, aby zrobił to co najmniej tydzień przed złożeniem dokumentów rozliczeniowych, gdyż zmiana danych identyfikacyjnych w systemie informatycznym ZUS, ze względu na uwarunkowania techniczne, następuje w ciągu kilku dni. W bloku poprzednich danych identyfikacyjnych powinien wpisać dane cudzoziemca, takie jak na zgłoszeniu. Natomiast w bloku aktualnych danych identyfikacyjnych powinien podać imię i nazwisko, numer PESEL (jeśli cudzoziemiec go uzyskał) lub numer paszportu oraz datę urodzenia.

reklama

Autorzy:

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych ekspert w zakresie prawa podatkowego i rozliczenia pracowników

Źródło:

INFOR
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Alchemia-Inwestowania

doradztwo

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »