| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poprzednie tematy > Czy przechowywanie notatek służbowych jest legalne

Czy przechowywanie notatek służbowych jest legalne

Dokumentowanie różnych zachowań pracownika czy wydarzeń z jego udziałem może mieć, co potwierdził także Sąd Najwyższy, formę notatek służbowych. Jednak ważne jest to, aby pracownik miał świadomość ich istnienia w jego aktach osobowych.

Oprócz standardowej zawartości akt osobowych, których obowiązek tworzenia i przechowywania wynika wprost z przepisów prawa pracy (np. umowa o pracę, karta szkolenia bhp itp.), pracodawcy niejednokrotnie tworzą i przechowują dokumenty, które mają wprawdzie związek z zatrudnieniem pracownika, natomiast ich treść i powód gromadzenia nie wynika z obowiązujących przepisów. Chodzi o tzw. notatki służbowe, w których pracodawca bądź inna osoba opisuje konkretne zdarzenie lub zachowanie danego pracownika. Dodatkowo tego rodzaju dokumenty często mają na celu utrwalenie okoliczności, które w późniejszym okresie wpłyną negatywnie na decyzję pracodawcy o danej osobie w innej sprawie (np. przy sporządzaniu oceny pracowników, awansie czy doborze do zwolnień). 

Czy osobom, które nie zostały zatrudnione, należy zwracać przesłane przez nie CV >>

W związku z powyższym powstaje pytanie, czy tego rodzaju dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika oraz czy w ogóle mogą być przez pracodawcę tworzone.

Okoliczności powstania notatki służbowej

W praktyce zawodowej osób odpowiedzialnych za sprawy personalne w zakładach pracy bardzo często można spotkać się z tzw. notatkami służbowymi. Czasami powstają one w związku z realizowaniem obowiązków wynikających z przepisów prawa, mimo że żaden przepis wyraźnie nie nakazuje ich tworzenia.

Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać kserokopię jego dokumentów stanu cywilnego >>

Przykład

Przed nałożeniem na pracownika kary porządkowej pracodawca powinien go wysłuchać (art. 109 § 2 k.p.). Przepis nie precyzuje jednak, w jaki sposób udokumentować wykonanie tego obowiązku. W praktyce najczęściej sporządza się więc protokół wysłuchania pracownika lub notatkę służbową. W takim przypadku jest to jednak dokument stworzony w ramach udokumentowania kary porządkowej, a więc nie ma wątpliwości w tym przypadku, czy i gdzie powinien być przechowywany (część „B” akt osobowych).


Częściej jednak notatka służbowa jest sporządzana w oderwaniu od zwykłych czynności pracodawcy. Zazwyczaj ma to miejsce, gdy pracownik postąpił w sposób, który z jakiegoś powodu może zostać uznany za naganny.

Przykład

Małgorzata J. zajmująca się sprawami finansowymi w firmie zauważyła, że jeden z menedżerów bardzo często pobiera od niej zaliczki pieniężne, z których się nie rozlicza. Mimo zgłoszenia tego faktu przełożonemu pracownika, który pobierał te zaliczki, ten stwierdził, że nie zamierza ingerować w tę sprawę. Z uwagi na to, że osoba pobierająca zaliczki jest przełożonym Małgorzaty J., która jest odpowiedzialna za dyscyplinę finansową w firmie, postanowiła jeszcze raz przekazać swoje wątpliwości, tym razem na piśmie w formie notatki służbowej.

Notatka służbowa niejednokrotnie jest także wynikiem skargi na pracownika bądź uwag zgłaszanych odnośnie do jego pracy.

Przykład

Przełożony pracownika Jana K. poinformował pracodawcę w formie notatki służbowej o wulgarnym odnoszeniu się w stosunku do niego przez Jana K.

Nowa teczka akt osobowych dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo >>

Czy można sporządzać notatki służbowe dotyczące pracowników

W dwóch powyższych przykładach pracodawcy mogą mieć wątpliwości, czy tego rodzaju dokumenty w ogóle mogą być przez nich gromadzone i wykorzystane. W szczególności, czy w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany za swoje zachowanie, notatka służbowa będzie mogła funkcjonować np. jako dowód jego zachowania się w procesie wytoczonym przez pracownika. Wątpliwość tę rozstrzygnął Sąd Najwyższy w wyroku z 4 czerwca 2002 r., w którym stwierdził, że działanie pracodawcy mające na celu ustalenie przyczyn powstania konfliktu między pracownikami, polegające na sporządzeniu i złożeniu do akt osobowych notatki o jego zachowaniu, nie może być uznane za bezprawne i naruszające dobra osobiste pracownika (I PKN 249/01). W uzasadnieniu tego orzeczenia Sąd Najwyższy wskazał także, że pracodawca nie może być pozbawiony możliwości przeprowadzenia stosownego postępowania wyjaśniającego przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu pracownikowi umowy o pracę. W związku z powyższym notatki służbowe dotyczące zachowania pracownika mogą zostać sporządzone w ramach takiego postępowania.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Roman Przasnyski

Główny analityk Gold Finance.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »