| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poprzednie tematy > Zagraniczna podróż służbowa

Zagraniczna podróż służbowa

Podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – zarówno krajowej, jak i zagranicznej, ale tylko do wysokości określonej przepisami. W sytuacji gdy pracodawca wypłaca delegowanym pracownikom świadczenia w wyższej wysokości lub dodatkowe świadczenia poza określonymi w przepisach, od nadwyżki należności i/lub dodatkowych świadczeń musi naliczyć składki.

Poza dietami pracownikowi wysłanemu w podróż służbową za granicę przysługuje prawo do zwrotu kosztów:

  • przejazdów w wysokości:

– ceny biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługujących pracownikowi ulg lub
– kosztów podróży odbytej za zgodą pracodawcy samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy w wysokości „kilometrówki”,

  • noclegów – jeśli pracownik nie ma zapewnionego bezpłatnego noclegu – w wysokości:

– wynikającej z rachunku wystawionego przez hotel, w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych lub
– ryczałtowej w wysokości 25% powyższego limitu – gdy pracownik nie przedłożył rachunku za nocleg, lub
– wynikającej z rachunku hotelowego przekraczającej limit określony w powyższym rozporządzeniu – w uzasadnionych przypadkach, za zgodą pracodawcy,

  • dojazdów (pod warunkiem że pracownik nie odbywa podróży służbowej samochodem służbowym ani prywatnym, nie ma zapewnionych bezpłatnych dojazdów i ponosi koszty na dojazdy) w wysokości ryczałtowej:

– jednej diety – na dojazdy z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,
– 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży – na dojazdy środkami komunikacji miejscowej,

  • przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa dłużej niż 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie – za zgodą pracodawcy,
  • udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków – w razie choroby powstałej podczas podróży służbowej; pracownik nie ma prawa do zwrotu kosztów leków, których nie musiał kupić za granicą, nie ma również prawa do zwrotu kosztów zabiegów chirurgii plastycznej, kosztów zabiegów kosmetycznych, a także kosztów nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych oraz kosztów zakupu okularów.

WAŻNE!
Pracownik nie może wnioskować o zgodę na odbycie zagranicznej podróży służbowej motocyklem ani motorowerem.

Pracodawcy z tzw. sektora prywatnego mogą samodzielnie ustalać warunki wypłacania swoim pracownikom należności z tytułu podróży służbowych. Warunki te określa obowiązujący u takiego pracodawcy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowy o pracę (gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do ustalania regulaminu wynagradzania). Jeżeli żaden z tych aktów nie określa zasad, na jakich są wypłacane należności na pokrycie kosztów podróży służbowej, należy odpowiednio stosować opisane wcześniej zasady dotyczące pracowników sfery budżetowej.

WAŻNE!

Pracownicy zatrudnieni u pracodawcy ze sfery prywatnej, który nie uregulował zasad wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, mają prawo do tych należności w wysokości przysługującej pracownikom sfery budżetowej.

Postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub umów o pracę nie mogą ustalać diety z tytułu podróży służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – w wysokości niższej niż wysokość „krajowej” diety dla pracowników sfery budżetowej, ale mogą przyznawać wyższe świadczenie. Przepisy rozporządzeń dotyczących pracowników sfery budżetowej wyznaczają jedynie minimum wysokości diet dla pracowników sfery prywatnej (art. 775 § 3 Kodeksu pracy). Jednak pracodawca, który wypłaca diety wyższe niż limity określone dla sfery budżetowej, od nadwyżki ponad te limity musi naliczyć i opłacić składki. Podstawę wymiaru składek stanowią również dodatkowe świadczenia z tytułu podróży służbowej, do których nie mają prawa pracownicy „budżetówki”.

PRZYKŁAD

Pracodawca ustalił w regulaminie wynagradzania, że pracownicy mają prawo do diet w wysokości 23 zł za każdą dobę podróży służbowej. Nie określił jednak zasad zmniejszania kwoty diety w przypadku, gdy podróż służbowa trwa krócej niż dobę. Pracownik, który przebywał w podróży służbowej od poniedziałku (od godz. 8.00) do środy (do godz. 12.00), otrzymał zatem diety w wysokości przysługującej za 3 doby podróży (łącznie 69 zł). Jednak pracownik w trzeciej dobie był w podróży służbowej tylko przez 4 godziny (w godz. od 8.00 do 12.00). W takim przypadku pracownicy sfery budżetowej mają prawo do połowy diety (11,50 zł). Oznacza to, że pracodawca powinien uwzględnić w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika połowę diety (11,50 zł).

Pracownik, który przebywał w delegacji za granicą, otrzymuje z tego tytułu należności w walucie docelowego państwa podróży. Jeśli pracodawca wypłaci mu te należności w wysokości wyższej niż należne pracownikom sfery budżetowej, od nadwyżki muszą zostać opłacone składki na ubezpieczenia pracownika. Przed uwzględnieniem nadwyżki w podstawie wymiaru składek trzeba ją jednak przeliczyć na złote polskie w sposób przyjęty w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych (§ 4 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
Oznacza to, że do przeliczenia należy zastosować:

  • kurs kupna walut z dnia otrzymania lub postawienia tego wynagrodzenia do dyspozycji pracownika, ogłoszonego przez bank, z którego usług korzysta pracownik,
  • średni kurs ogłaszany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wypłaty wynagrodzenia – jeśli bank stosuje różne kursy danej waluty i nie jest możliwe zastosowanie ww. kursu albo bank nie ogłasza kursu walut, a także wtedy, gdy pracownik nie korzysta z usług banku i otrzymuje pieniądze w gotówce (art. 11 ust. 3 i 4 updof).

PRZYKŁAD

Dyrektor oddziału banku wyjechał do centrali banku, która ma siedzibę w Niemczech. W trakcie poprzednich podróży służbowych miał zapewnione całodzienne wyżywienie, a także noclegi w części hotelowej w siedzibie centrali banku. Ponieważ część hotelowa banku jest remontowana, dyrektor nocował w hotelu. Koszt jednego noclegu wyniósł 150 euro. Dyrektor korzystał z dwóch noclegów.
Zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminem wynagradzania pracownicy mają prawo do zwrotu kosztów noclegu w wysokości wynikającej z rachunku wystawionego przez hotel, w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Limit za nocleg określony w tym rozporządzeniu wynosi 103 euro. W związku z tym nadwyżka ponad 103 euro za każdy nocleg musi zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika:
150 euro – 103 euro = 47 euro,
47 euro x 2 noclegi = 94 euro.
W banku, w którym dyrektor ma konto, kurs kupna euro z dnia, w którym otrzymał zwrot kosztów noclegu, wynosił 3,93 zł. W związku z tym do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika należy wliczyć 369,42 zł (94 euro x 3,93 zł).

Podstawa prawna:

reklama

Autor:

Źródło:

INFOR
Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Hanna Bartkowiak

Konsultant/Zespół Doradców Unijnych SmartConsulting S.K.A.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »