| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Składniki wynagrodzenia > Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego komputera do celów służbowych

Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego komputera do celów służbowych

Zatrudniliśmy pracownika na stanowisku kierownika marketingu. Zawarliśmy z nim umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Będzie na nim wykonywał m.in. analizy rynku, ankiety, a także komunikował się z firmą i kontrahentami. W jaki sposób ustalić dla pracownika ekwiwalent za używanie laptopa, aby przyznana kwota była zwolniona z podatku i składek oraz jednocześnie rekompensowała pracownikowi koszty pracy na laptopie?

Najwłaściwszym rozwiązaniem będzie ustalenie wysokości miesięcznego ekwiwalentu pieniężnego na podstawie stawki amortyzacyjnej sprzętu komputerowego, określonej w przepisach podatkowych. Tak ustalony ekwiwalent będzie odpowiadał miesięcznemu odpisowi amortyzacyjnemu obliczonemu według metody liniowej i będzie zwolniony z podatku i składek. Szczegóły w uzasadnieniu.

Ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność, co do zasady, jest zwolniony z podatku i składek ZUS (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof, w zw. z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego).

Nie w każdym jednak przypadku będzie to przychód niestanowiący podstawy opodatkowania i oskładkowania. Przykładowo, kwota zwrócona pracownikowi za zakupiony przez niego sprzęt, który będzie użytkował w pracy, nie jest ekwiwalentem zwolnionym z podatku i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Tak samo jest z ekwiwalentem, który w żaden sposób nie odpowiada wartości zużycia prywatnego sprzętu i stanowi jedynie ukrytą formę wynagradzania pracownika.

Ustawodawca nie określił w przepisach ani sposobu ustalenia wysokości, ani kwoty, do której ekwiwalent jest zwolniony z podatku. Pracodawcy muszą zatem samodzielnie oszacować jego wysokość. Organy podatkowe wskazują jedynie ogólne warunki, których spełnienie pozwala na niepłacenie podatku od ekwiwalentu. Aby zatem takie świadczenie było zwolnione z podatku:

  • musi spełniać cechy ekwiwalentu (nie może być ryczałtem) i mieć formę pieniężną; wypłata ekwiwalentu w innej formie nie spełnia tego warunku,
  • wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom; musi zatem zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi i wartością używanych do celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie ich używania; nadwyżka ponad uzasadnione koszty będzie podlegała opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika, potwierdzoną wszelkimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie),
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Słowniczek:

Ekwiwalent – odpowiednik, równoważnik kwoty pieniężnej używania przez pracownika do wykonywania pracy m.in. sprzętu stanowiącego jego własność.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Jacek Adamczak

Ekspert z zakresu podatków i rachunkowości

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »