| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Składniki wynagrodzenia > Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego komputera do celów służbowych

Jak ustalić ekwiwalent za używanie prywatnego komputera do celów służbowych

Zatrudniliśmy pracownika na stanowisku kierownika marketingu. Zawarliśmy z nim umowę o używanie do celów służbowych laptopa będącego jego własnością. Będzie na nim wykonywał m.in. analizy rynku, ankiety, a także komunikował się z firmą i kontrahentami. W jaki sposób ustalić dla pracownika ekwiwalent za używanie laptopa, aby przyznana kwota była zwolniona z podatku i składek oraz jednocześnie rekompensowała pracownikowi koszty pracy na laptopie?

Najwłaściwszym rozwiązaniem będzie ustalenie wysokości miesięcznego ekwiwalentu pieniężnego na podstawie stawki amortyzacyjnej sprzętu komputerowego, określonej w przepisach podatkowych. Tak ustalony ekwiwalent będzie odpowiadał miesięcznemu odpisowi amortyzacyjnemu obliczonemu według metody liniowej i będzie zwolniony z podatku i składek. Szczegóły w uzasadnieniu.

Ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność, co do zasady, jest zwolniony z podatku i składek ZUS (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof, w zw. z § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego).

Nie w każdym jednak przypadku będzie to przychód niestanowiący podstawy opodatkowania i oskładkowania. Przykładowo, kwota zwrócona pracownikowi za zakupiony przez niego sprzęt, który będzie użytkował w pracy, nie jest ekwiwalentem zwolnionym z podatku i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Tak samo jest z ekwiwalentem, który w żaden sposób nie odpowiada wartości zużycia prywatnego sprzętu i stanowi jedynie ukrytą formę wynagradzania pracownika.

Ustawodawca nie określił w przepisach ani sposobu ustalenia wysokości, ani kwoty, do której ekwiwalent jest zwolniony z podatku. Pracodawcy muszą zatem samodzielnie oszacować jego wysokość. Organy podatkowe wskazują jedynie ogólne warunki, których spełnienie pozwala na niepłacenie podatku od ekwiwalentu. Aby zatem takie świadczenie było zwolnione z podatku:

  • musi spełniać cechy ekwiwalentu (nie może być ryczałtem) i mieć formę pieniężną; wypłata ekwiwalentu w innej formie nie spełnia tego warunku,
  • wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom; musi zatem zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą pracownikowi i wartością używanych do celów służbowych narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie ich używania; nadwyżka ponad uzasadnione koszty będzie podlegała opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika, potwierdzoną wszelkimi dowodami, jak np. fakturą zakupu, umową sprzedaży itp. (sprzęt nie może być np. użyczony czy wynajęty pracownikowi przez osoby trzecie),
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Słowniczek:

Ekwiwalent – odpowiednik, równoważnik kwoty pieniężnej używania przez pracownika do wykonywania pracy m.in. sprzętu stanowiącego jego własność.

reklama

Polecamy artykuły

Narzędzia kadrowego

POLECANE

REWOLUCJA W EMERYTURACH

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Joanna Miżołębska

biuro prawne

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od kadry.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK