| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Rozliczanie wynagrodzeń > Podróż szkoleniowa a podróż służbowa

Podróż szkoleniowa a podróż służbowa

Podróż związana ze szkoleniem, czyli podróż szkoleniowa może być zrównana z podróżą służbową (delegacją). Aby wyjazd uznać za podróż służbową (delegację), muszą być spełnione łącznie trzy warunki. Podstawową różnicą pomiędzy podróżą szkoleniową a podróżą służbową są skutki podatkowo-ubezpieczeniowe.

Wyjazd na szkolenie, studia lub kursy zasadniczo różni się od delegacji, ale może być podobnie – lub wręcz identycznie – rozliczany. Inne jednak będą skutki podatkowo-ubezpieczeniowe

Do obowiązków pracodawcy należy ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Powinność ta nie jest jednak poparta żadną sankcją, wskutek czego za jej naruszenie zatrudniającemu nic nie grozi. Mimo to wielu pracodawców inwestuje jednak w rozwój swoich pracowników.

Po pierwsze niewątpliwie wychodzą z założenia, że wyższe kwalifikacje z reguły przekładają się na lepszą pracę – poniesione wydatki stanowią zatem dla pracodawców inwestycję w rozwój firmy. Po drugie niewątpliwą zaletą przeznaczenia wydatków na ten cel jest możliwość skorzystania ze zwolnień podatkowo-ubezpieczeniowych. Z literalnego brzmienia przepisów wynika bowiem, że większość świadczeń związanych z nabywaniem lub uzupełnianiem wiedzy albo umiejętności pracownika korzysta ze zwolnień podatkowych i składkowych. Co istotne – nie musi to być wiedza lub umiejętności związane z wykonywaną przez pracownika pracą.

Polecamy produkt: Podróże służbowe – praktyczne rozliczenia (PDF)

Wyprawa po wiedzę

Jednym z ciekawszych zagadnień w kontekście podnoszenia kwalifikacji pracowników są szkolenia wyjazdowe odbywające się poza siedzibą pracodawcy (miejscem pracy). Z przepisów nie wynika wprost, że podróż związana z takim szkoleniem (podróż szkoleniowa) nie jest delegacją (podróżą służbową). Można to jednak wyinterpretować z ogółu regulacji prawa pracy w zakresie podróży służbowych i podwyższania kwalifikacji zawodowych.

Delegacje wprost definiuje Kodeks pracy. Zgodnie z art. 775 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Powyższe oznacza, że aby wyjazd uznać za podróż służbową (delegację), muszą być spełnione trzy warunki:

- pracownik powinien otrzymać polecenie wyjazdu służbowego – może mieć ono dowolną formę (choć w praktyce pracodawców przyjęło się stosować własne, gotowe druki),

- pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe, co zazwyczaj sprowadza się do świadczenia pracy,

- zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Warunki powyższe powinny być spełnione łącznie – tylko wtedy możemy uznać, że mamy do czynienia z podróżą służbową. Tymczasem w przypadku wyjazdu na szkolenie nie jest on odbywany na polecenie pracodawcy, tylko z jego inicjatywy lub za jego zgodą.

Również cel podróży jest inny w obu przypadkach – podczas wyjazdu szkoleniowego pracownik nie tyle wykonuje zadanie służbowe, ile podnosi swoje kwalifikacje. Oczywiście mogą się zdarzyć szkolenia stanowiące zadanie służbowe (np. szkolenie BHP), ale są to wyjątki od zasady.

PRZYKŁAD 1

Liczy się cel

Pracodawca wysłał pracowników do obsługi konferencji. Pojechali więc oni w celu wykonania zadania służbowego (świadczenie pracy), a nie w celu podwyższenia kwalifikacji zawodowych. Tym samym był to dla nich wyjazd służbowy, a nie szkoleniowy.

Mimo braku odesłania w przepisach do podróży służbowych u wielu pracodawców występuje praktyka wystawiania delegacji na szkolenia. Nie jest to jednak błędem – świadczy bowiem o inicjatywie lub co najmniej zgodzie pracodawcy, a dodatkowo oznacza przyznanie pracownikowi dodatkowych świadczeń w postaci zwrotu kosztów podróży na zasadach właściwych dla podróży służbowych.

Polecamy serwis: Czas pracy

Świadczenia z tytułu wyjazdu

Różnic między wyjazdami służbowymi a szkoleniowymi jest więcej. W przypadku delegacji pracodawca ma obowiązek wypłacać świadczenia, których wysokość wynika z właściwych przepisów lub z zasad u niego przyjętych. W przypadku szkoleń mamy natomiast do czynienia zaledwie z możliwością wypłaty dodatkowych świadczeń (niebędących zwolnieniem z całości lub części dnia pracy lub urlopem szkoleniowym), a więc pracodawca nie musi ich wypłacać. [ramka 1]

Ewentualna ich wypłata i związane z nią kwestie (zasady wypłaty i wysokość świadczeń) zależne są przede wszystkim od umowy z pracownikiem lub przyjętych zasad wewnętrznych. Podstawą wypłaty jest w tym wypadku art. 1033 k.p. (a nie art. 775 k.p. stanowiący podstawę dla wypłaty świadczeń w przypadku delegacji).

Podróże służbowe rozlicza się zazwyczaj na podstawie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej). Zasady z niego wynikające stosuje się zawsze u pracodawców sektora publicznego oraz domyślnie u pracodawców sektora prywatnego (mogą oni jednak wprowadzić inne rozwiązania). W przypadku szkoleń przepisy powyższego rozporządzenia można stosować jedynie posiłkowo, jeżeli pracodawca przyzna pracownikom świadczenia szkoleniowe ustalane na zasadach właściwych dla podróży służbowych. Jeżeli zaś pracodawca nie przyzna takich świadczeń, pracownik kształci się na swój koszt.

Hulaj dusza, czyli świadczenie bez podatku

Ustalenie katalogu świadczeń szkoleniowych jest o tyle istotne, że są one zwolnione od podatku i składek ZUS – na mocy art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) oraz par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). [ramka 2]

Istotne jest przy tym, że są to inne zwolnienia niż obowiązujące w przypadku podróży służbowych (uregulowanych odpowiednio w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT i par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego). Najważniejsze jest przy tym, że o ile w przypadku delegacji zwolnienia są limitowane przepisami o podróżach służbowych, to w przypadku zwolnienia dotyczącego szkoleń nie obowiązują żadne limity.

Data publikacji:

Ekspert:

Dziennik Gazeta Prawna

Największy polski dziennik prawno-gospodarczy

Autor:

Zdjęcia

Podróż/ Fot. Fotolia
Podróż/ Fot. Fotolia

Gazeta Samorządu i Administracji598.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

TC Concept

Firma doradcza

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »