| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Rozliczanie wynagrodzeń > Podróż szkoleniowa a podróż służbowa

Podróż szkoleniowa a podróż służbowa

Podróż związana ze szkoleniem, czyli podróż szkoleniowa może być zrównana z podróżą służbową (delegacją). Aby wyjazd uznać za podróż służbową (delegację), muszą być spełnione łącznie trzy warunki. Podstawową różnicą pomiędzy podróżą szkoleniową a podróżą służbową są skutki podatkowo-ubezpieczeniowe.

Najczęściej zadawane pytania

1. Czy w przypadku szkolenia wyjazdowego pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty nauki?

Przepisy przewidują jedynie konieczność udzielenia zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by przybyć na zajęcia, i na czas ich trwania. Inne obowiązkowe świadczenie, to jest urlop szkoleniowy, zarezerwowane jest dla takich form nauki, które kończą się egzaminem (przede wszystkim studia). W przypadku pozostałych świadczeń przepisy (art. 1033 k.p.) wyraźnie przewidują tylko możliwość ich wypłaty.

Jednocześnie należy podkreślić, że nauka może odbywać się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy. Inicjatywa pracodawcy zazwyczaj sprowadza się do wysłania pracownika na szkolenie, na którym ma on zdobyć albo ugruntować wiedzę lub umiejętności potrzebne w pracy. Skoro więc pracodawca zmusza pracownika do podwyższenia kwalifikacji zawodowych, powinien nie tylko dać mu płatne wolne na ten dzień (a przynajmniej jego część), lecz także pokryć związane z tym koszty. Jeżeli jednak nauka odbywa się jedynie za jego zgodą, pracodawca może ograniczyć swoje wydatki.

Jeszcze inaczej wygląda kwestia świadczeń, gdy nauka jest bez inicjatywy i bez zgody pracodawcy. W takim przypadku ustawodawca przewiduje jedynie udzielenie bezpłatnego urlopu szkoleniowego lub bezpłatnego zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Jeżeli zatem pracownik podejmuje naukę samodzielnie, to pracodawca nie musi mu przyznawać żadnego innego świadczenia. Jeżeli jednak mimo to je przyzna – będzie to automatycznie świadczyło o jego inicjatywie lub zgodzie, co z kolei przełoży się na konieczność zapłaty za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

2. Jak potraktować czas powrotu ze szkolenia?

Przepisy mówią o zwolnieniu z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania. Ustawodawca pominął kwestie powrotu, co należy uznać za oczywisty błąd. Nie oznacza to jednak, że z chwilą, gdy szkolenie (lub inna forma nauki) dobiega końca, pracownik ma nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Na całe szczęście ustawodawca przewiduje, że zwolnienie przysługuje z całości lub części dnia pracy. Dlatego też pracodawcy najczęściej na dzień szkolenia dają całodzienne zwolnienia (w szczególności na szkolenia wyjazdowe).

3. Czy urlop szkoleniowy przysługuje na przystąpienie do egzaminu poprawkowego?

Urlop szkoleniowy przysługuje w razie przystąpienia do egzaminu: eksternistycznego, maturalnego, potwierdzającego kwalifikacje zawodowe i dyplomowego.

Tym samym pracownik, który przystępuje do któregoś z powyższych egzaminów, ma prawo domagać się udzielenia urlopu. Przepisy nie mówią przy tym, czy urlop przysługuje jedynie w razie przystąpienia do egzaminu w pierwszym terminie, czy też w przypadku poprawek. Należy jednak zauważyć, że egzamin poprawkowy nie jest tak naprawdę nowym egzaminem, tylko drugim terminem zdania tego samego egzaminu. Powoduje to, że jeżeli pracownik skorzystał z urlopu szkoleniowego przed pierwszym terminem, nie przysługuje mu urlop szkoleniowy przed poprawką. Jeżeli natomiast nie korzystał dotychczas z tego urlopu, może domagać się urlopu przed poprawką.

4. Czy urlop szkoleniowy jest obowiązkowy?

Zapisy dotyczące urlopów szkoleniowych mają charakter kategoryczny, wobec czego uznaje się, że jest to jedno ze świadczeń obowiązkowych. Taki charakter świadczenia nie oznacza jednak, że pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu nawet wbrew jego woli. Mimo że nie wynika to z ustawy, uznać należy, że urlop szkoleniowy jest udzielany na wniosek pracownika. Jeżeli zatem pracownik nie wystąpi o jego udzielenie, to pracodawca nie ma obowiązku go udzielać.

Pracownik, który nie skorzysta z urlopu szkoleniowego, już po egzaminie nie może domagać się ani jego udzielenia, ani ekwiwalentu z tego tytułu. Urlop szkoleniowy ma bowiem charakter celowy i służy przygotowaniu się do egzaminu. Tym samym po jego zdaniu urlop szkoleniowy staje się bezprzedmiotowy.

5. Jakie świadczenia dobrowolne może zapewniać pracodawca?

Ustawodawca stwierdził w art. 1033 k.p., że pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Wykładnia powyższego przepisu wymaga omówienia trzech kluczowych słów. Pierwszym z nich jest wyraz „dodatkowe” – czyli chodzi tu o świadczenia inne niż te, które zostały wcześniej uregulowane. Tymczasem w poprzedzających przepisach wymienione zostały jedynie urlopy szkoleniowe oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Tym samym każde inne świadczenie będzie mieściło się w kategorii świadczeń dodatkowych. Wyraz „może” przesądza o dobrowolnym charakterze świadczeń. Oznacza to, że pracodawca ma prawo przyznać świadczenia, ale nie musi tego robić. Tym m.in. różni się wyjazd szkoleniowy od wyjazdu służbowego (delegacji).

Najważniejszy jest jednak zwrot „w szczególności”. Wskazuje on bowiem, że świadczenia wymienione przez ustawodawcę stanowią jedynie katalog przykładowy (otwarty) – te wymienione w przepisie (opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie) nie wyczerpują zatem zakresu świadczeń, jakie pracodawca może przyznać pracownikowi.

Powyższe oznacza więc, że (przynajmniej teoretycznie) pracodawca może przyznać praktycznie dowolne świadczenia, w dowolnej wysokości i na dowolnych zasadach, pod warunkiem że będzie mógł wykazać związek świadczenia z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (albowiem nadmierne świadczenia mogą być podważone przez fiskusa lub ZUS).

Zobacz serwis: Umowa o pracę

6. Czy pracodawca, który poniósł wydatki na szkolenie pracownika, może domagać się ich zwrotu?

Z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe powinna być zawarta umowa na piśmie – nie jest to jednak konieczne, jeżeli pracodawca nie zamierza dochodzić zwrotu kosztów.

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

- który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji albo przerwie je,

- z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata,

- który w okresie wskazanym w punkcie 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyny mobbingu,

- który w okresie wskazanym w punkcie 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia, mimo braku uzasadnionych przyczyn

- jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Powyższe oznacza, że pracodawca może dochodzić od pracownika zwrotu poniesionych koszów, jeżeli spełni łącznie następujące warunki:

- zawrze z pracownikiem pisemną umowę szkoleniową,

ww umowie będzie znajdował się zapis o konieczności zwrotu kosztów przez okres trwania lojalki (nie dłużej niż 3 lata),

- nastąpi zdarzenie uzasadniające zwrot – np. pracownik wypowie stosunek pracy,

- pracodawca wystąpi z żądaniem.

Pracodawca może przy tym dochodzić jedynie zwrotu wartości świadczeń dodatkowych (nie może żądać zwrotu wynagrodzenia za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego), a wysokość zwrotu jest proporcjonalna do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

W praktyce zatem pracodawca nie powinien mieć dużych nadziei na zwrot, a chcąc go uzyskać, musi się nastawić na postępowanie sądowe – częstokroć pracownik dobrowolnie nie będzie chciał niczego oddać.

7. Czy można zapewniać pracownikom posiłki podczas nauki?

W katalogu świadczeń dodatkowych nie są wymienione posiłki. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może ich zapewniać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe. Umożliwia to otwarty charakter tego katalogu.

8. Czy sobotnie szkolenie uprawnia pracownika do żądania dnia wolnego lub wypłaty nadgodzin?

Czas szkolenia co do zasady nie jest czasem pracy (ale zdania na ten temat są podzielone). Koronnym argumentem przemawiającym za tym stanowiskiem jest to, że na czas nauki pracodawca udziela pracownikowi zwolnienia od pracy. Skoro zaś mamy zwolnienie od pracy, to nie może to być czas pracy. Jednocześnie jednak, jeżeli zwolnienie ma być płatne, pracodawca powinien zapłacić pracownikowi za dzień szkolenia takie wynagrodzenie, jakie pracownik otrzymałby, pracując (czyli najczęściej za osiem godzin pracy dla pełnoetatowca). W efekcie mimo że czas nauki nie jest czasem pracy, pracownik jadąc na szkolenie, ma zaliczony obowiązujący go dzień pracy.

Odrębny problem stanowią szkolenia odbywane w czasie wolnym od pracy, w szczególności w weekendy. Jest on o tyle istotny, że każdy pracownik ma zagwarantowane prawo do wypoczynku, także tygodniowego. Odróżnić trzeba przy tym dwa przypadki. Jeżeli szkolenie było dobrowolne, tj. gdy inicjatywa szkolenia należała do pracowników, nie należy im się ani wolny dzień, ani zapłata nadgodzin. Należy je zatem potraktować po prostu jako sposób spędzania czasu wolnego.

Inaczej będzie w przypadku szkoleń, w których uczestnictwo było dla pracowników obowiązkowe. Skoro zatem pracodawca zagospodarował pracownikom wolny dzień, powinien oddać im wolne z tego tytułu. Co do zasady jednak, jeżeli pracodawca nie zapewni dnia wolnego – pracownikom nie będą przysługiwać nadgodziny, chyba że będzie on wykonywał pracę (np. będzie obsługiwał szkolenie od strony administracyjnej).

Powyższe zasady są jednak dyskusyjne, gdyż przepisy nie regulują kwestii czasu pracy podczas szkoleń, wobec czego każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, a ostatecznie o wszystkim i tak zadecyduje sąd. ©?

Podstawa prawna:

Art. 1031-1036 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Zostań ekspertem portalu Infor.pl!

Data publikacji:

Ekspert:

Dziennik Gazeta Prawna

Największy polski dziennik prawno-gospodarczy

Autor:

Zdjęcia

Podróż/ Fot. Fotolia
Podróż/ Fot. Fotolia

Gazeta Samorządu i Administracji598.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

Natalia Rostworowska

Specjalista ds. obsługi klientów biznesowych z sektora finansowego

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »