| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wynagrodzenia > Rozliczanie wynagrodzeń > Podróż szkoleniowa a podróż służbowa

Podróż szkoleniowa a podróż służbowa

Podróż związana ze szkoleniem, czyli podróż szkoleniowa może być zrównana z podróżą służbową (delegacją). Aby wyjazd uznać za podróż służbową (delegację), muszą być spełnione łącznie trzy warunki. Podstawową różnicą pomiędzy podróżą szkoleniową a podróżą służbową są skutki podatkowo-ubezpieczeniowe.

Opłaty za kształcenie i podręczniki

Ustawodawca umożliwia pracodawcy pokrywanie opłat za kształcenie. Wymienić tu można przeróżne formy czesnego, zapłatę za fakturę szkoleniową, opłaty za egzaminy i inne wydatki (opłaty) związane z nauką pobierane przez organizatora nauki lub właściwy urząd. Wydatki te ustala się w tym wypadku na podstawie faktur (rachunków, dowodów opłat), wobec czego nie budzą one większych wątpliwości.

Podobnie jest z podręcznikami – są one wprost wymienione w ustawie, więc ich sfinansowanie przez pracodawcę również nie powinno być podważone. Analogicznie powinno być z innymi pomocami naukowymi. Jednakże im wyższa wartość pomocy, tym większe ryzyko zakwestionowania wysokości świadczenia przez urząd skarbowy lub ZUS.

PRZYKŁAD 2

Nadmierne koszty

Pracownik skarżył się, że nie ma na czym napisać pracy magisterskiej z zakresu historii sztuki. Pracodawca kupił mu więc laptopa za 22 000 zł. Istnieje duże ryzyko, że urząd skarbowy i ZUS nie zgodzą się w tym przypadku na zwolnienie od podatku lub składek, gdyż wartość świadczenia jest niewspółmiernie wysoka do potrzeb, a tym samym świadczenie ma jedynie pozorny związek z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych.

PRZYKŁAD 3

Rozsądna wartość

Pracownik podjął studia informatyczne. Jego przestarzały komputer nie pozwalał mu jednak wykonywać wszystkich wymaganych na uczelni prac. Pracodawca zgodził się sfinansować nowy komputer o rozsądnej wartości (niecałe 4000 zł). Prawdopodobieństwo podważenia prawa do zwolnienia ze strony fiskusa lub ZUS jest niewielkie.

Bez względu na wartość i rodzaj pomocy naukowych nie powinno być natomiast problemów z punktu widzenia prawa pracy – Państwowa Inspekcja Pracy nie będzie stawiała zarzutów z powodu przyznania dodatkowych świadczeń.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Przejazd i zakwaterowanie

Koszty podróży i noclegu rozliczane są przy podróżach szkoleniowych na zasadach identycznych, jak przy podróżach służbowych, z tym że są one wypłacane dobrowolnie.

Pracodawca może więc:

- opłacić pracownikowi koszty przejazdu i noclegu – przy czym w przypadku szkoleń wyjazdowych przejazd i zakwaterowanie często mieszczą się w cenie szkolenia,

- zwrócić pracownikowi poniesione koszty na podstawie rachunków i biletów lub wypłacić ryczałtowy zwrot (kilometrówka, ryczałt noclegowy),

- w obu przypadkach wypłata tych świadczeń przez pracodawcę nie powinna budzić najmniejszych zastrzeżeń.

Diety i wyżywienie

W katalogu świadczeń, które pracodawca może przyznać w związku ze szkoleniem pracowniczym, nie ma ani wyżywienia, ani diet. Nie ma także odesłania do przepisów o podróżach służbowych, wobec czego pracodawca nie musi się nimi kierować. Jednocześnie jednak otwarty charakter katalogu świadczeń dodatkowych powoduje, że pracodawca może świadczenia takie wypłacać, a na dodatek będą one korzystały ze zwolnienia od podatku i składek ZUS. Co istotne, nie obowiązuje tu zasada ograniczenia zwolnienia do wysokości diety określonej w przepisach (30 zł), wobec czego – przynajmniej w teorii – można przyznać dietę w wyższej kwocie.

PRZYKŁAD 4

Hojny szef

Pracodawca przyznał pracownikom odbywającym szkolenie krajowe dietę w wysokości 200 zł dziennie. Można założyć, że i urząd skarbowy, i ZUS będą domagały się swoich danin od tej kwoty, mimo że teoretycznie diety z tytułu podróży szkoleniowej nie są limitowane – prawdopodobnie diety w takiej wysokości zostałyby uznane za ukrytą formę wynagrodzenia.

Dla bezpieczeństwa, aby nie narazić się na zakwestionowanie wysokich kwot przez fiskusa i ZUS, lepiej jednak przestrzegać wysokości diet i zasad ich wypłaty przewidzianych dla delegacji. Oznacza to też konieczność pomniejszania diet o niektóre zapewnione dodatkowo posiłki.

PRZYKŁAD 5

Uwzględnienie ceny posiłku

Organizator szkolenia odbywanego na terenie Polski zapewnił uczestnikom lunch. W przypadku osób, którym pracodawca przyznał diety z tytułu podróży na szkolenie, przy ich rozliczaniu nie powinno się dokonywać pomniejszenia z tytułu tego posiłku. Zgodnie bowiem z przepisami dotyczącymi diet z tytułu podróży służbowych (stosowanymi tu odpowiednio) diety pomniejsza się o ryczałtowe wartości śniadania, obiadu i kolacji. Skoro więc lunch nie mieści się w tym katalogu, nie skutkuje koniecznością pomniejszenia diety. Gdyby zamiast lunchu na szkoleniu był zapewniony obiad, w myśl wspomnianych przepisów dietę należałoby pomniejszyć o 15 zł (choć różnica między lunchem i obiadem sprowadza się w wielu przypadkach jedynie do nazwy).

Inaczej jest wtedy, gdy zamiast diet zapewnione jest wyżywienie. O ile w przypadku podróży służbowych zastąpienie diet posiłkami oznacza dodatkowe problemy (organy podatkowe potrafią domagać się podatku od nadwyżki wartości wyżywienia powyżej wartości diety), o tyle w przypadku szkoleń, jeżeli wartość posiłków zostanie należycie udokumentowana, ich płacenie nie powoduje żadnych skutków podatkowo-ubezpieczeniowych i jest w pełni dopuszczalne na gruncie prawa pracy.

PRZYKŁAD 6

Wyżywienie na szkoleniu

Pracodawca zorganizował kilkudniowe wyjazdowe szkolenie dla swoich pracowników. W czasie pobytu na nim zapewnione było pełne wyżywienie. Było to dodatkowe świadczenie zapewnione przez pracodawcę w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, wobec czego wartość posiłków nie podlegała ani opodatkowaniu, ani oskładkowaniu.

Inne świadczenia

Otwarty katalog świadczeń dodatkowych daje pracodawcy dużą swobodę w ich wymyślaniu. Widać to w szczególności na przykładzie kilkudniowych szkoleń wyjazdowych. Są one często wzbogacane wieczorną imprezą, wycieczką czy możliwością aktywnego spędzania czasu (basen, kręgle, paintball itp.). Dopóki jednak jest to jedynie element dodany do szkolenia, a wyjazd zachowuje swój szkoleniowy charakter, dopóty jest to w pełni dopuszczalne i nie powinno być podważone ani na gruncie prawa pracy, ani w zakresie zwolnienia od podatku i składek ZUS. ©?

!Wystawienie delegacji na szkolenie nie jest błędem, ale oznacza przyznanie pracownikowi dodatkowych świadczeń w postaci zwrotu kosztów podróży na zasadach właściwych dla podróży służbowych.


Podstawowe różnice

Element

Delegacja

Szkolenie

Podstawa wyjazdu

polecenie pracodawcy

inicjatywa lub zgoda pracodawcy

Cel wyjazdu

wykonanie zadania służbowego

podwyższenie kwalifikacji zawodowych

Podstawa prawna świadczeń

art. 775 k.p.

art. 1033 k.p.

Świadczenia

diety oraz zwroty kosztów przejazdów, dojazdów, zakwaterowania oraz innych uzasadnionych wydatków

zwolnienie z całości lub części dnia pracy oraz urlop szkoleniowy. Każde inne świadczenie ma charakter dobrowolny

Podstawa rozliczania

zazwyczaj rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej albo regulacje wewnętrzne

umowa lub regulacje wewnętrzne

Zwolnienie PIT

jest, ale z limitami (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT)

jest (art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT)

Zwolnienie ZUS

jest, ale z limitami (par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego)

jest (par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego)

Limit zwolnienia

jest

nie ma

RAMKA 1

Dwa rodzaje świadczeń

Z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownikowi przysługują dwa rodzaje świadczeń.

Obowiązkowe:

● urlop szkoleniowy,

● zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Dobrowolne: chodzi o dodatkowe świadczenia, które pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe, w szczególności w postaci pokrycia opłat za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. ©?

RAMKA 2

Warto pamiętać

Zgodnie z przepisami podatkowo-ubezpieczeniowymi:

● Wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

● Podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.

Zobacz serwis: Obowiązki pracownika i pracodawcy

Aby skorzystać z powyższych zwolnień, świadczenia muszą:

● być związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracownika,

● wynikać z odrębnych przepisów (przy czym przepisy kodeksu pracy w pełni spełniają ten warunek). ©?

Autor: Paweł Ziółkowski - specjalista w zakresie prawa pracy

Podstawa prawna

Art. 775 oraz art. 1031-1036 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

Art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236).

Dołącz do nas na Facebooku!

Data publikacji:

Ekspert:

Dziennik Gazeta Prawna

Największy polski dziennik prawno-gospodarczy

Autor:

Zdjęcia

Podróż/ Fot. Fotolia
Podróż/ Fot. Fotolia

Gazeta Samorządu i Administracji598.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

SKŁADKI ZUS

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

Eksperci portalu infor.pl

FPA Group

Outsourcing księgowości, kadr i płac oraz usługi prawne i konsultingowe

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »