Rozliczanie czasu pracy kadry kierowniczej

Przepisy w zakresie czasu pracy dla kadry kierowniczej są mniej korzystne niż regulacje obowiązujące pozostałych pracowników. Wynika to z faktu, że pracownicy tej grupy w większym stopniu decydują o sposobie i czasie wykonywania swoich zadań, a kontrola ich czasu pracy jest utrudniona.

Wyodrębniamy dwie grupy pracowników należących do kadry kierowniczej, tj.:

• pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• kierowników wyodrębnionych jednostek organizacyjnych.

W odniesieniu do każdej z tych grup obowiązują inne regulacje w zakresie czasu pracy.

Pracownicy zarządzający zakładem

Do pierwszej grupy zostali zakwalifikowani przede wszystkim pracownicy:

• kierujący jednoosobowo zakładem pracy oraz ich zastępcy (będzie to np. prezes spółki z o.o. bądź dyrektor zakładu zarządzający tym zakładem na podstawie pełnomocnictwa),
• wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy (będzie to np. członek zarządu spółki akcyjnej).

Za pracownika zarządzającego w imieniu pracodawcy zakładem pracy uznano również głównego księgowego. Jednak w orzecznictwie wskazuje się, że odrębne przepisy w zakresie czasu pracy nie dotyczą głównych księgowych, którzy pracują tak, jak szeregowi pracownicy (wyrok SN z 8 marca 2011 r., II PK 221/10, OSNP 2012/9–10/111).

Jeżeli określona firma czy instytucja składa się z wielu oddziałów, w praktyce może budzić wątpliwości, czy jako zakład pracy w rozumieniu przepisów o czasie pracy należy traktować wyłącznie całą firmę bądź instytucję, czy zakładami pracy są poszczególne oddziały. W tym zakresie przeważa pogląd, że „zakładem pracy” jest również samodzielna jednostka organizacyjna wchodząca w skład większego podmiotu. O samodzielności jednostki może świadczyć zwłaszcza jej wyodrębnienie w odpowiednim dokumencie (np. ustawie lub rozporządzeniu, statucie, umowie spółki itd.) oraz fakt samodzielnego zatrudniania i zwalniania pracowników.

Polecamy: Kodeks pracy 2013 z komentarzem - praktycznie o rewolucyjnych zmianach

PRZYKŁAD

W skład spółki akcyjnej wchodzi jeden z kilku zakładów produkcyjnych. Dyrektor tej jednostki ma duży zakres samodzielności w zakresie zarządzania nią, w tym samodzielne nawiązywanie i rozwiązywanie umów o pracę z pracownikami. Należy zatem uznać, że zakład ten jest samodzielnym zakładem pracy w rozumieniu przepisów o czasie pracy.

Kierownicy komórek organizacyjnych

Druga grupa kadry kierowniczej to kierownicy wyodrębnionych jednostek organizacyjnych. W przepisach Kodeksu pracy brakuje precyzyjnych wskazówek co do kwalifikowania osób na stanowiskach kierowniczych do grupy osób kierujących jednostkami organizacyjnymi. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego można wyprowadzić wniosek, że kierownikiem komórki organizacyjnej w rozumieniu przepisów o czasie pracy jest osoba, która samodzielnie zarządza daną jednostką organizacyjną, w tym zespołem powierzonych jej pracowników. Jednocześnie zarządzanie jednostką jest zadaniem podstawowym tej osoby, natomiast nie wykonuje ona zadań na równi pozostałymi pracownikami jednostki lub udział tego typu zadań jest nieznaczny.

PRZYKŁAD

Kierownik komórki kadrowo-płacowej zarządza kilkuosobowym zespołem. Część jego zadań polega na sporządzaniu listy płac oraz wypełnianiu deklaracji w programie Płatnik. Pracownik nie jest kierownikiem jednostki organizacyjnej w rozumieniu przepisów o czasie pracy.

Polecamy serwis: Ochrona wynagrodzenia

---

Wykaz orzecznictwa Sądu Najwyższego dotyczący definicji kierownika na potrzeby rozliczania czasu pracy 

Treść orzeczenia	Sygnatura Autopromocja ZFŚS Zasady tworzenia i prowadzenia Sprawdź
„Pracownik kierujący komórką organizacyjną, wyodrębnioną w strukturze organizacyjnej zakładu pracy, nie zajmuje stanowiska kierowniczego w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, jeśli kieruje on zespołem pracowników przy jednoczesnym wykonywaniu pracy na równi z członkami kierowanego zespołu.”	Wyrok Sądu Najwyższego z 17 listopada 1981 r., I PR 92/81, OSNC 1982/5–6/82
„Tylko kierownicy, którzy – podobnie jak osoby zarządzające zakładem pracy – sprawują funkcję zarządzania, tyle że pomniejszoną do skali wyodrębnionej komórki organizacyjnej, mogą być zatrudnieni bez prawa do odrębnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1514 § 1 k.p.).” Autopromocja Zatrudnianie cudzoziemców. Procedury i rozliczenia Sprawdź	Wyrok Sądu Najwyższego z 10 lutego 2009 r., II PK 149/08, OSNP 2010/17–18/210
„Ocena zajmowanego stanowiska jako kierowniczego ma w świetle art. 1514 k.p. przede wszystkim to znaczenie, że przepis ten dotyczy pracowników, których stanowisko pozwala na wydawanie poleceń związanych z pracą innym pracownikom, przede wszystkim dotyczących wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych pod nadzorem zlecającego. Brak podwładnych i współpraca z podmiotami zewnętrznymi przemawia przeciwko uznaniu stanowiska za kierownicze.”	Wyrok Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2008 r., II PK 326/07

Regulacji odrębnych w zakresie czasu pracy nie stosuje się do zastępców kierowników komórek organizacyjnych (np. zastępcy kierownika oddziału).

Odrębności w zakresie nadgodzin kadry kierowniczej

Najważniejsze różnice w zakresie unormowania czasu pracy są związane z nadgodzinami kadry kierowniczej. Co do zasady, obie grupy pracowników wykonują, w razie konieczności, pracę poza normalnymi godzinami pracy, bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

PRZYKŁAD

W piątek, z uwagi na opóźnienie bardzo ważnej dostawy, kierownik magazynu wraz z dyrektorem firmy zostali w pracy „po godzinach”. Z tego tytułu ani kierownik, ani dyrektor nie mają prawa do rekompensaty z tytułu pracy nadliczbowej.

Jednak kierownikom wyodrębnionych komórek organizacyjnych za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w niedzielę i święto przysługuje prawo do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych, jeżeli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego od pracy (art. 151⁴ § 2 Kodeksu pracy). Podobnego uprawnienia nie mają pracownicy zarządzający zakładem.

PRZYKŁAD

Dyrektor zakładu wraz z kierownikiem działu utrzymania ruchu i kilkoma pracownikami przez większą część niedzieli (planowanej jako dzień wolny) zajmowali się usuwaniem awarii. Nie było możliwości udzielenia pracownikom za taką pracę rekompensaty w postaci dnia wolnego, gdyż niedziela przypadała pod koniec okresu rozliczeniowego. Dyrektor zakładu nie nabywa prawa do wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny z tego tytułu. Natomiast wynagrodzenie wraz ze 100% dodatkiem należy się kierownikowi oraz pracownikom.

Regularna praca w nadgodzinach

Systematyczne świadczenie pracy w nadgodzinach przez pracownika wchodzącego w skład kadry kierowniczej może spowodować, że pracownik ten będzie miał przeciwko pracodawcy roszczenie o wynagrodzenie i dodatek za pracę nadliczbową. Sąd Najwyższy już kilkakrotnie oceniał takie roszczenia jako uzasadnione, np. w wyroku z 14 grudnia 2004 r., II PK 106/04, OSNP 2005/15/221).

PRZYKŁAD

W zakres obowiązków kierownika magazynu wchodziło osobiste nadzorowanie niektórych rodzajów dostaw. Powodowało to, że kierownik kilka razy w tygodniu zostawał w pracy znacznie dłużej, niż wynikało to z jego grafiku. Z tego tytułu pracownik może wystąpić przeciwko pracodawcy z roszczeniem o wypłatę wynagrodzenia i dodatku za pracę nadliczbową.

Polecamy serwis: Zatrudnianie i zwalnianie

---

Nadgodziny kierowników z orzeczeniem o niepełnosprawności

Norm dopuszczających pracę nadliczbową i wyłączających rekompensatę z tego tytułu w odniesieniu do pracowników na stanowiskach kierowniczych nie stosuje się do pracowników niepełnosprawnych – niezależnie od orzeczonego stopnia niepełnosprawności (wyrok Sądu Najwyższego z 2 października 2008 r., I PK 64/08, OSNP 2010/7–8/86). Pracownik niepełnosprawny – także w sytuacji, gdy jest zatrudniony na stanowisku kierowniczym – nie powinien świadczyć pracy w nadgodzinach. Natomiast jeśli doszło do sytuacji, że kierownik pracował „po godzinach”, ma z tego tytułu prawo do wynagrodzenia i dodatku za pracę nadliczbową.

Natomiast tak samo, jak pozostałych pracowników kadry kierowniczej, należy rozliczać czas pracy pracowników niepełnosprawnych zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych w sytuacji, gdy praca nadliczbowa będzie świadczona przez pracownika niepełnosprawnego za zgodą lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarza sprawujący opiekę nad tą osobą.

Odpoczynek dobowy i tygodniowy

W stosunku do pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy stosuje się odrębne regulacje w zakresie odpoczynku dobowego. Tacy pracownicy mogą bowiem świadczyć pracę bez zachowania wymogu 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku w dobie pracowniczej. Jednak z tego tytułu pracownicy ci mają prawo do równoważnego okresu odpoczynku.

PRZYKŁAD

Prezes spółki, zatrudniony na podstawie umowy o pracę, we wtorek przyjmował gości zagranicznych, w związku z czym pracował w godz. od 7.00 do. 23.00. Następnego dnia przystąpił do pracy zgodnie ze swoim rozkładem czasu pracy, tj. o godz. 7.00. Z tego tytułu pracownik ma prawo do 3 godzin równoważnego okresu odpoczynku.

UWAGA!

Skrócenie odpoczynków dobowych i tygodniowych dotyczy tylko pracowników zarządzających zakładem pracy, a nie obejmuje kierowników.

Ponadto tygodniowy nieprzerwany odpoczynek pracownika zarządzającego zakładem może być skrócony do 24 godzin (art. 133 § 2 Kodeksu pracy).

Wspomniane wyżej odrębności nie dotyczą osób kierujących jednostkami organizacyjnymi zakładu pracy. W odniesieniu do tych pracowników obowiązuje wymóg zachowania 11-godzinnego, nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

Odmienności w zakresie dyżurów

Odrębne zasady są również związane z dyżurami. Pracownik zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy nie ma bowiem prawa do rekompensaty z tytułu pełnionych przez siebie dyżurów – ani w formie czasu wolnego, ani w formie wynagrodzenia (art. 151⁵ § 4 Kodeksu pracy). Ponadto dyżury mogą być przez pracownika zarządzającego realizowane bez konieczności zachowania odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Zobacz również: Normy czasu pracy pracownika niepełnoetatowego

PRZYKŁAD

Dyrektor firmy ubezpieczeniowej miał wyznaczony dyżur pod telefonem przez cały weekend. Wyznaczenie temu pracownikowi tak długiego dyżuru jest dopuszczalne, ponieważ jest on pracownikiem zarządzającym. Takiego dyżuru nie można jednak zlecić kierownikowi placówki, gdyż doszłoby do naruszenia przepisów o odpoczynku dobowym, a w sytuacji, gdy w weekend zaplanowany był odpoczynek tygodniowy – także do naruszenia przepisów o odpoczynku tygodniowym.

Praca osoby zarządzającej w porze nocnej

Pracownika zarządzającego w imieniu pracodawcy zakładem pracy nie obejmują ograniczenia związane z pracą nocną (obejmują one pracowników wykonujących pracę w każdej dobie co najmniej 3 godziny w porze nocnej lub jeżeli co najmniej 1/4 czasu pracy w okresie rozliczeniowym przypada w nocy). Zatem czas pracy w nocy takiego pracownika może przekraczać 8 godzin na dobę także wtedy, gdy wykonuje on prace szczególnie niebezpieczne albo związane z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym (art. 151⁷ § 5 pkt 1 Kodeksu pracy).

---

Inne przepisy z zakresu czasu pracy

W pozostałym zakresie w odniesieniu do pracowników wchodzących w skład kadry kierowniczej stosuje się przepisy ogólne dotyczące czasu pracy. W szczególności zastosowanie znajdują przepisy regulujące systemy i rozkłady czasu pracy, okresy rozliczeniowe oraz normy czasu pracy.

Z uwagi na to, jako punkt odniesienia dla planowania i rozliczania czasu pracy kierownika należy traktować ogólną 8-godzinną normę dobową, 40-godzinną normę średniotygodniową oraz przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy. Pracownikom kadry kierowniczej należą się również wymienione w przepisach przerwy w pracy (np. przerwa na karmienie) oraz ograniczenia czasu pracy (przewidziane dla ruchu ciągłego, systemu równoważnego, skróconego i weekendowego) związane z czynnikami szkodliwymi, ciążą oraz opieką nad dzieckiem do lat 4.

Nienormowany czas pracy

Spośród systemów czasu pracy szczególnie adekwatny w odniesieniu do pracowników kadry zarządzającej jest system zadaniowy (zwany również nienormowanym czasem pracy).

UWAGA!

Najbardziej odpowiednim systemem czasu pracy dla kadry kierowniczej jest system zadaniowy.

Kodeks pracy wymaga, aby zastosowanie tego systemu w odniesieniu do danego pracownika było uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy (art. 140 Kodeksu pracy). Przesłanki te są na ogół spełnione w przypadku kadry kierowniczej, ponieważ praca na stanowisku kierowniczym przeważnie cechuje się dużym stopniem samodzielności. Pracownik często ma wpływ na godziny swojej pracy, a ponadto wykonuje mniejszą lub większą część swoich zadań poza stałym miejscem pracy. Jednak zastosowanie systemu zadaniowego nie będzie dopuszczalne w sytuacji, gdy żaden z powyższych warunków nie jest spełniony.

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony na stanowisku kierownika zmiany. W godzinach pracy swojej zmiany jest zobowiązany do przebywania na hali produkcyjnej. W jego przypadku stosowanie zadaniowego czasu pracy jest niedopuszczalne.

Wdrażając system zadaniowy w odniesieniu do pracowników kadry kierowniczej należy pamiętać, że ustalenie tego systemu powinno nastąpić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub obowiązkiem ustalenia regulaminu pracy.

PRZYKŁAD

W regulaminie pracy zapisano, że w zakładzie pracy jest stosowany system podstawowy z zastosowaniem zmianowości. W umowach o pracę zawieranych z kierownikami jednostek organizacyjnych strony ustalają, że pracownik świadczy pracę w nienormowanym czasie pracy. Nie jest to wystarczające, gdyż aby stosować system zadaniowy w odniesieniu do kierowników, pracodawca powinien wcześniej umieścić stosowną regulację w przepisach zakładowych. Natomiast umowa o pracę może w tym zakresie mieć funkcję uzupełniającą.

Decydując się na stosowanie systemu zadaniowego pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy pracownika objętego tym systemem. Nie oznacza to jednak możliwości całkowitej rezygnacji z karty ewidencji czasu pracy dla osoby zarządzającej zakładem lub kierownika. Godziny pracy nie są bowiem jedynym elementem karty ewidencji czasu pracy – w karcie określa się również m.in. nieobecności pracownika. Ponadto pracowników zarządzających pracujących w zadaniowym czasie pracy obowiązują, co do zasady, ogólne normy czasu pracy, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień. Zadania powinny być tak ustalone, aby pracownik miał możliwość wykonywać pracę w ramach tych norm czasu pracy.

Zadaj pytanie: Forum Kadry

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 128 § 2 pkt 2, art. 132 § 1 pkt 1, art. 133 § 2, art. 140, art. 148, art. 150, art. 151⁴, art. 151⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1028
• § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971
• art. 15, art. 16 ust. 1 pkt 2 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych z dnia 27 sierpnia 1997 r. – j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721; ost.zm. Dz.U. z 2013 r., poz. 1446

Więcej przeczytasz w Monitorze Prawa Pracy i Ubezpieczeń >>>